4.8 Project Procurement Management

Question 1

323. ¿Qué es Project Procurement Management?

Answer 1

• Es el proceso de adquirir productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo. Esto incluye contratos, órdenes de compra, memorandos de entendimiento, SLA

Question 2

¿Qué pasos incluye el Project Procurement Management?

Answer 2

Brevemente explique cada uno.
i. Plan Procurement Management: Documentar las decisiones de adquisición, identificar potenciales vendedores, y elaborar la estrategia para realizarlo
ii. Conduct Procurements: El proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlo y adjudicando el contrato
iii. Control Procurements: Manejar las relaciones con los proveedores, monitorear performance, y hacer correcciones apropiadas incluyendo término de contrato

Question 2

325. ¿Qué cosas tomar en cuenta en referente a los contratos con externos?

Answer 2

• Debe ser tan simple o complejo según el proyecto se trate
• Debe cumplir con las leyes nacionales e internacionales en relación a los contratos
• Debe claramente especificar los entregables y resultados esperados, incluyendo la transferencia de conocimiento

Question 3

329. ¿Dentro de las cosas que hay que considerar como elementos de entrada para realizar la planificación del procurement, que cosas podemos destacar?

Answer 3

• Lista autorizada de vendedores
• Políticas y guías formales de adquisiciones de la empresa
• Tipos de contrato:
  ▫ Precio Fijo:
  a. Precio Fijo: Producto bien definido sin mayores futuras modificaciones
  b. Precio Fijo con Incentivo: los incentivos se entregan si alcanzan algunas metas como producto finalizado a tiempo
  c. Fixed prices with economic prices adjustments: se ajustan los valores acordes a la inflación
  ▫ Cost-Reimbursable contracts:
  a. Cost plus fixed fee: se le paga los gastos más % acordado
  b. Cost plus incetive fee: se le pagan los gastos más un incentivo según performance
  c. Cost plus award fee: se le pagan todos los gastos más la satisfacción de algún criterio
  ▫ Time and material contracts: Se le paga una tasa o hora, y yo le pago todo lo que gaste en materiales

Question 3

327. ¿Qué es un Should-cost estimates?

Answer 3

• Es cuando se contrata a alguien únicamente para que haga una estimación de cuanto debería salir, a fin de que los postulantes se acerquen a ese valor

Question 3

326. ¿Cuáles son algunos pasos típicos para Plan Procurement Management?

Answer 3

• Preparar el Statement of Work (SOW [que servicio se solicita]) o terms of reference (TOR)
• Una estimación a alto nivel del costo para preparar el presupuesto
• Identificar una lista corta de potenciales vendedores (a quienes se les publicará o solicitará)
• Publicar la oportunidad
• Preparar los documentos contractuales

Question 4

328. ¿En términos de Evaluating the Market Condition, que significa Sole source, Single source y Oligopoly?

Answer 4

• Sole source: Hay solo un vendedor que cumple con las necesidades/habilidades
• Single source: hay muchos potenciales, pero tú quieres trabajar solo con uno en especifico
• Oligopoly: El mercado de vendedores es tan estrecho que lo que haga uno puede afectar a los otros. Ej. Uno sube los precios, entonces los otros también

Question 5

330. ¿Cuáles son las técnicas en Plan Procurement Management?

Answer 5

• Expert Judgement
• Data Gathering
• Data Analysis
• Soruce Selection Analysis:
  o Least Cost: esto es cuando el trabajo es estandar y muchos lo pueden hacer bien
  o Qualification only
  o Quality-based/highest technical proposal score: se elige el que tiene una propuesta tecnica de mejor calidad y luego se negocia el precio
  o Quality and cost-based: intercorparando costos entre propuestas la que debe ganar es la que garantiza mejor calidad
  o Sole source: propuesta tecnica y financiera para negociar con solo ese
  o Fixed budget: entonces el servicio ajusta el alcance y calidad de lo que ofrece

Question 6

331. ¿Cómo determinar Buy vs Build?

Answer 6

Es decir, si lo compro y se demoran menos de 6.5 meses, es mejor comprar. Si ellos se demoran más de 6.5 meses, es mejor que lo construya.

Question 7

332. Defina para que son los documentos siguientes:

Answer 7

• Bid
• Quotation
• Proposal
• Invitation for bid (IFB)
• Request for quote (RFQ)
• Requiest for proposal (RFP)
• Request for information (RFI)
• Bid: De vendedor a comprador. Es sobre el precio, pero se entiende que le estas solicitando el precio a varios oferentes
• Quotation: Vendedor-comprador. Es sobre el precio, pero se entiende que solo le preguntas a el
• Proposal: Es un ofrecimiento por parte del/los vendedores sobre que se podría hacer para tu necesidad
• Invitation for bid (IFB): Un documento son SWO y que estoy interesado en precio. Comprador-vendedor
• Request for quote (RFQ): Se solicita precios sobre productos o servicios estándares
• Request for proposal (RFP): es lo mismo que Invitation for bid, pero a vece suele ser un poco más específico.
• Request for information (RFI): Todavía no estoy seguro, por lo que pido información para decidir

Question 8

334. ¿Qué es Conduct Procurements?

Answer 8

• Conduct Procurements es el proceso de obtener respuestas desde el vendedor, seleccionar y decidir por uno ejecutando finalmente un contrato

Question 9

¿Cuáles son algunos Inputs importantes para realizar “Conduct Procurement”?

Answer 9

• Procurement Management Plan
• Todo lo de siempre
• Cost baseline
• Documentos de contrato
• SOW
• Estimación de costos independientes
• Criterio de selección

Question 9

333. ¿Cuáles son los Outputs en procurement Management?

Answer 9

• Procurement Management Plan: Actividades a realizar durante el procurement
  ▫ Calendario para las actividades del procurement
  ▫ Métricas para medir contratos
  ▫ Responsabilidades en el procurement
  ▫ Supuestos y limitaciones considerara en el procurement
  ▫ La jurisdicción y la moneda en que se harán los pagos
  ▫ Vendedores precalificados si es que hay
• Procurement Strategy:
  ▫ El método en que se entregará el procurement
  ▫ Tipo de acuerdo legal que se utilizará
  ▫ Tipo de contrato
• Fases del procurement:
  ▫ Fases en que se reaizaría el procurement
  ▫ Indicadores de la realización del procurement
  ▫ Criterios de moverse de fases
• Documentos contractuales:
  ▫ RFI: Se necesita más información de lo que se ofrece
  ▫ RFQ: más información y como el vendedor satisfará los requerimientos y cuanto cuesta
  ▫ RFP: que te digan que solución se les ocurre al problema
• SOW:
  ▫ Los servicios que se requieren
  ▫ Que trabajos se requieren hacer
  a. Cantidad necesaria
  b. Nivel de calidad requerido
  c. Data de performance (ej. CV)
  d. Ubicación de trabajador
• Source Selectrion Criteria:
  ▫ Capaciadades
  ▫ Costos
  ▫ Tiempos de entrega
  ▫ Expertise técnica
  ▫ Experiencia
  ▫ Cualificaciones del staff, competencias
  ▫ Estabilidad financiera de la firma
  ▫ Experiencia en administración
• Make or buy decisions

Question 10

336. ¿Cuáles son las Técnicas para realizar “Conduct Procurement”?

Answer 10

• Juicio Experto