Proces
Een geheel van samenhangende of elkaar beinvloedende activiteiten die input omzetten in output. Een transformatie van input naar output.
Creert waarde voor afnemer of klant (=belanghebbenden).
Gebruikt voor het realiseren van bepaalde doelen bepaald door de verwachtingen van de afnemers of belanghebbenden.
Getriggerd (begint) door klant of afnemer en beeindigt bij dezelfde klant of afnemer.
BPM (Business Project Management)
Gericht op het verbeteren van de bedrijfsorganisatie.
Identificeert processen en kijkt hoe ze te verbeteren. Is meestal voortraject voor een IT-project.
Business Analyse
Vertrekt van het resultaat van BPM-oefening. Gericht op een IT-project.
Het resultaat van de BPM-oefening heeft vaak nog nood aan procesoptimalisatie. Dit wordt door de business analyst verwezenlijkt.
Business project management vs Business analyse
BPM: gericht op bedrijfsorganisatie, meestal voortraject van IT-project.
Business analyse: vertrekt vanuit resultaat BPM-oefening, gericht op IT-project
BPM toepassen
- CPI (Continuous Process Improvement): stelt de huidige processtructuur niet in vraag, identificeert problemen en lost ze een per een op.
- Business Process Re-engineering (BPR): stelt fundamentele veronderstellingen van huidige processtructuur in vraag, gericht op het realiseren van een doorbraak.
Belang van processen
Processen = hart van een organisatie
Lopen vaak fout bij transfer tussen:
- Andere persoon
- Andere afdeling
- Andere instantie
Daarom wordt er gekeken naar twee dimensies van het bedrijf:
- Strategisch: de juiste dingen doen (effectiviteit)
- Operationeel: de dingen goed doen (efficientie)
Sturende processen
Management-gerelateerde processen nodig om de organisatie te besturen.
Geven richting en doelen.
Bv: Project management proces (Agile, …).
Primaire processen
Processen die nodig zijn om de behoeftes van de externe klanten te vervullen.
Dagdagelijkse operaties, sales, marketing, productontwikkeling, productie.
Bv: van order-intake tot facturatie, van product idee tot product lancering.
Ondersteunende processen
Processen die de primaire processen ondersteunen.
ICT, boekhouding, HR-afdeling, …
Bv: aanwerving nieuw personeelslid, goedkeuring van inkomende facturen.
Proces problemen
- Functioneel georganiseerde organisaties:
afdelingen/functies zijn vaak verticaal maar processen zijn typisch horizontaal. - Dalende doeltreffendheid door groei:
groei leidt tot specialisatie: men wordt efficienter op een bepaald domein maar men verliest het einddoel, de klant, uit het oog. - Gewoontevorming:
Men stelt niet meer in vraag wat men doet en hoe men het doet.
Verticale kachelpijp
Elke kachelpijp stelt een specifieke functie of dienst voor zoals IT, marketing, financien, HR, …
Komt voor in hierarchische gecentraliseerde organisaties.
Voordelen verticale kachelpijp
- Expertise wordt gedeeld over gans het bedrijf.
- Duidelijke carriere-paden en opleidingsprogramma’s.
- Managers zijn vertrouwd met werk van ondergeschikten.
- Standaarden kunnen gemakkelijk gehanteerd worden.
Nadelen verticale kachelpijp
- Veel bureaucratie
- Focus op individuele dienstverlening ipv dienstverlening aan klant.
- Communicatieproblemen
Horizontale kachelpijp
Elke kachelpijp is een business unit die specifiek gecreerd zijn voor bepaalde producten of processen.
Komt voor in gedecentraliseerde organisaties.
Voordelen horizontale kachelpijp
- Communicatie tussen diensten is veel beter omdat iedereen op het hetzelfde proces werkt.
- Personeel is op de hoogte van diverse apecten van de producten en processen.
Nadelen horizontale kachelpijp
- Opwaartse carrierepaden beperkt.
- Jobevaluaties gebeuren vaak door leidinggevenden die de job zelf niet kennen.
- Vaak weinig backup-personeel.
Starten met processen
SWOT analyse uitvoeren.
Sleutelprocessen identificeren en hun succesfactoren (groei, versterken imago, verhogen klanttevredenheid, verbeteren kostenstructuur, …).
