Vad är OBM?
Organizational behaviour management (OBM) är en metod som förenar bra resultat för organisationen med användandet av positiva drivkrafter för medarbetarnas prestationer. Mer förenklat kan man säga att syftet med OBM är att underlätta beteenden som leder till resultat.
• Den teoretiska kärnan i OBM är beteendeanalysen. Med den kan vi förstå hur människors beteenden påverkas av organisationens miljö.
Vad menas med att ha ett konsultativt förhållningssätt?
I grunden handlar det om olika beteendemönster hos konsulten som ska bidra till en effektiv insats. Man ska ha ett förhållningssätt som gör det tydligt att ansvaret för uppdraget finns kvar i organisationen, men att man som konsult hjälper till och kommer med förslag där det behövs. Som konsult måste man hela tiden observera och utvärdera sitt eget förhållningssätt. Viktiga kommunikationsfärdigheter som konsult är lyssna aktivt på kunden samt att ge ärlig och konstruktiv feedback. Man ska tänka på:
- Ansvarsfördelningen- ska vara tydlig
- Organisationens behov styr (inte ditt eget ego)
- Man måste ta etiska ställningstaganden: har jag tillräcklig kompetens? finns det resurser och möjligt att genomföra?
- Titta till sin egen kompetens- kan jag klara av uppdraget?
- Lyssna aktivt- ställ öppna och slutna frågor, spegla
- Utvärdera- regelbundna utvärderingar, olika mätinstrument
Vad ska man tänka på vid möte kring ett uppdrag?
Ett sådant möte måste förberedas noga:
• Vilka ska vara med på mötet? Personer med ansvar, andra nyckelpersoner som hr-personal, fackföreningar, chefer etc.
• Dagordningen för mötet måste vara tydlig. Ska det fattas beslut eller endast diskutera åsikter? Vem ska vara mötesledare? Vilken information behövs?
• Konsulten ska i detalj planera vilka frågor som ska tas upp tex: hur ser deras situation ut? Vilka problem ser de? Vilka förslag på lösningar har de redan testat?
• Utifrån diskussioner ge förslag på hur en förändring kan gå till
• Betona att förändringar tar lång tid
• Klargör vem som är konsultens uppdragsgivare
Hur ska man bete sig som konsult i början vid en kontakt?
- Vara fokuserad på att lyssna aktivt
- Ställa öppna frågor och spegla
- Klargöra vad behoven är och vad de har för förväntningar på konsulten
- Demonstrera sin kompetens t.ex. visa att man förstår behoven genom att lägga fram förslag som går i linje med dessa. Presentera en idé om hur arbetet skulle kunna gå till och även på ett naturligt sätt beskriva de 4 olika stegen i processen. Ställa frågor kring ramarna för uppdraget visar på erfarenhet (hur ser ansvarsfördelningen ut? Vem blir uppdragsgivare?)
- Avsluta med en sammanfattning av hela mötet och bestämma tid och form för nästa kontakt.
Vad behöver klargöras angående konsultens roll?
Det är viktigt att klargöra ansvarsfördelningen mellan organisationen och konsulten. Ska konsulten ha en mer rådgivande roll eller leda projektet? Ska konsulten bara ha kontakt med personer i ledande roller och ha en coachande roll? Ibland ska konsulten endast vara med och kartlägga och i andra fall vara med genom hela förändringsarbetet. Ibland får konsulten ha en ledande roll men viktigt att poängtera att det alltid är organisationen som har det övergripande ansvaret.
Vad bör stå med i uppdragskontraktet?
För det första är det bra att det är skriftligt då det är bra att kunna gå tillbaka och se vad man kommit överens om.
- Vem är uppdragsgivare?
- Vad är syftet?
- Konsultens roll och befogenheter (ex vilka beslut kan konsulten ta på egen hand?)
- Lyfta fram organisationens ansvar/ansvarsfördelningen.
- Hur ska rapporteringen ske? (och med det: hur hanteras sekretessfrågor?)
- Vilka rättigheter och skyldigheter har de olika parterna?
- Omfattning: här är det inte ovanligt att konsulter underskattar den tid uppdraget kommer att kräva (man har sett av vissa utvärderingar att det tar 2-3 gånger mer tid än beräknat). Tumregel: skatta sin egen insats och multiplicera med (minst) 2
- Resurser: Klargör vilka investeringar organisationen kan ge till uppdraget. Tid från chefer och anställda? Kan man som konsult vara med på möten/planeringsdagar?
Ska jag som konsult ta uppdraget?
Frågor att ställa sig:
- Är det möjligt att genomföra uppdraget? Tex resurser, ambitionsnivå,
- Har jag som konsult rätt kompetens? Erfarenhet, tillgång till rätt kompetens etc.
- Finns det några etiska överväganden som behöver göras?
Kundens behov ska alltid stå i centrum (inte dina egna åsikter och vad du tycker är bäst)
Ska alltid finnas ekonomiska resurser för att kunna säga nej till uppdrag- annars kan förtroendet blir sämre.
Varför är det viktigt att som konsult lära sig läsa av sina egna känslor och lära känna sina egna beteendemönster?
De kan användas som informationskällor och fungera som varningssignaler. Man kan påverka sitt beteende mer medvetet. T.ex. att blir arg kan vara befogat men inte aggressiv. Då krävs det att man blir medveten om sina beteenden för att kunna hitta alternativa sätt att bete sig. Att ställa sig själv i rampljuset är ett icke-önskvärt beteendemönster, ära för framgång som nåtts i uppdraget bör istället ges till nyckelpersoner/chefer (detta ökar chansen att resultaten blir långvariga).
Vad innebär aktivt lyssnande?
Det handlar om att man är beredd att lyssna och försöka förstå, istället för att argumentera för sin egen ståndpunkt. Man ställer öppna och slutna frågor för att få mer utvecklade svar samt mer klargörande svar. Öppna frågor bör användas mest. Man ska även spegla kunden, alltså sammanfatta det som sagts för att försäkra sig om att man förstått allt rätt samt att det visar att man lyssnar.
Vilka två effekter kan positiv feedback från en konsult ha?
- Påverka nyckelbeteenden i rätt riktning
* Fungerar som en modell för organisationens ledare som utvecklas.
För att som konsult få framgång behöver man utvärdera sitt eget förhållningssätt kontinuerligt. Hur ser riktlinjerna ut för hur man ska sätta upp ramar kring sitt arbete?
- Först måste konsulten övertyga organisationen varför det är bra att ha någon utomstående som hjälper till med förändringsarbetet. Vid de första mötena är det viktigt att lyssna aktivt men ändå visa sin kompetens.
- Man ska klargöra vem som är uppdragsgivare, vilket syfte uppdraget har, hur rapportering ska ske och vilken roll konsulten ska ha.
- Man bör skriva ett kontrakt innan arbetet sätter igång där alla ramar är nedtecknade. Förebygger problem och underlättar samarbetet.
- Som konsult måste man även ta ställning till om man kan ta på sig uppdraget, är det möjligt? Finns det resurser, är kompetensen tillräcklig, etiska dilemman?
- Ett konsultativt förhållningssätt innebär främst att lyssna aktivt men där ledare behåller sitt ansvar, viktigt att också kunna ge ärlig och konstruktiv feedback.
Vad innebär ett beteende?
Ett beteende är allt vi gör och säger. Vi skiljer det från känslor och tankar som snarare är en följd av vilka kontingenser som påverkar beteendet.
Vad är en kontingens?
Kontingenser är sambandet mellan de faktorer (aktiverare och konsekvenser) som påverkar beteendet.
Förklara varför strategier och processer är nödvändiga, men inte tillräckliga.
Strategier är grunden för att ett företag ska vara framgångsrikt. I strategin beskrivs vad man ska göra för att företaget ska vara lönsamt, eller om det är en offentlig verksamhet; hur man ska klara det uppdrag man har gentemot medborgarna. I processer ges tydliga beskrivningar av hur arbetsuppgifterna utförs så effektivt som möjligt. Men! För att processer ska vara meningsfulla måste de förverkligas i konkreta beteenden.
I beteendeanalysen letar man fram de beteenden som mest påverkar resultaten.
Vad göra för att få meningsfulla beskrivningar av beteenden?
- De ska beskrivas som aktiva handlingar som gör att beteendet kan upptäckas via observation
- De ska preciseras: Viktigt att undvika generaliseringar (för att inte ge rum för missförstånd/egna tolkningar) och egenskapsbeskrivningar (för att inte fokusera på brister hos medarbetare). Det är också viktigt att avgränsa beteendet från andra beteenden (när börjar och slutar beteendet?). Att enbart beskriva attityder och värderingar är inte tillräckligt, måste vara mer konkret.
- Beskrivningen av beteendet ska möjliggöra mätningar av beteendet för att se om det ökat/minskat under förändringsarbetet, (mätningen används sedan i syfte att visa att förändringsarbetet är på rätt väg).
- Till sist kräver en meningsfull beskrivning att man gör en tydlig prioritering av vilka betenden som påverkar resultatet mest. Målbeteenden är de beteenden som påverkar önskvärda resultat direkt (t.ex. gå på möte). Nyckelbeteenden är de beteenden som sätter igång/övervakar/avslutar målbeteenden och kan därför användas för att skapa förutsättningar till målbeteenden (t.ex. skriva in möte i almanackan)
Hur definieras konsekvenser inom OBM?
Konsekvenser är något som följer på beteendet och formar det, de definieras utifrån att de påverkar sannolikheten för framtida beteenden.
Vad är en aktiverare?
Det är en signal som pekar ut ”om du gör det här kommer den här konsekvensen att inträffa”, den hjälper utföraren att välja ut vilka beteenden som är önskade att utföra. Den kommer också nära i tid.
Hur skiljer sig följdverkningar från konsekvenser?
Ett beteende kan få följdverkningar, men till skillnad från konsekvenser påverkar de inte framtida beteende.
Hur kan man kategorisera in konsekvenser?
Sociala- Vi påverkas av vad andra säger och gör, får vi positiv eller negativ feedback påverkar det sannolikheten för beteendet i framtiden.
Naturliga- Detta är naturliga konsekvenser i vår fysiska miljö. De uppkommer inte
från någon direkt mänsklig påverkan, utan av naturlagar eller tekniska konstruktioner tex om jag vrider på kranen kommer det vatten eller jag vill göra bil för jag gillar känslan av att det går fort. Det känns tryggt och förutsägbart.
Resultat- Om ett resultat är tydligt och nära i tiden kan det fungera som en konsekvens som påverkar vårt framtida beteende. Vi lär oss vilka beteenden som leder till resultatet och vi lär oss vilka som gör att vi misslyckas.
Arrangerade- Dessa konsekvenser är styrda av någon som har makt och kontroll. Ledare kan arrangera att något händer om man gör en uppgift t.ex. att man får mer betalt om man gör en särskild uppgift eller att man får en teaterbiljett om man presterat bra. Fungerar mer som komplement till andra konsekvenser.
Vad innebär förstärkning respektive försvagning?
Förstärkning är en process där beteendet ökar i sannolikhet. Försvagning är en process där beteendet minskar i sannolikhet.
Vad menas med positiv respektive negativ konsekvens?
Positiv handlar om att något tillförs. Om något tas bort kallas det negativ.
Vad innebär positiv Förstärkning respektive negativ förstärkning?
Positiv förstärkning: Något tillförs som ökar sannolikheten för att beteendet ska utföras i framtiden.
Negativ förstärkning: Något tas bort som ökar sannolikheten för att beteendet ska utföras i framtiden.
Vad innebär positiv försvagning respektive negativ försvagning?
Positiv försvagning: Något tillförs som minskar sannolikheten för att beteendet ska utföras i framtiden.
Negativ försvagning: något tas bort som minskar sannolikheten för att beteendet ska utföras i framtiden.
Hur kan man bedöma styrkan i varje konsekvens?
Titta på:
Närhet i tid: Om konsekvensen inträffar nära i tid i förhållande till beteendet kommer den påverka mer än om den är fördröjd. Sambandet blir tydligare.
Betydelse för individen: individer har erfarenheter av konsekvenser och preferenser för vissa. Om konsekvensen har betydelse för utövaren kommer den påverka mer. T.ex. kommer en teaterbiljett inte vara särskilt betydelsefull för en person som inte gillar teater.
Förutsägbarhet: Om konsekvensen inträffar med stor säkerhet så är påverkan starkare. Om man måste gissa om en konsekvens kommer ske eller inte, kommer påverkan vara mindre.
