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Paditz Flashcards

(57 cards)

Study These Flashcards
1
Q

Nennen Sie die 5 Phasen des Projektmanagements und beschreiben Sie die wichtigsten
Prozesse in der jeweiligen Phase anhand eines selbstgewählten Beispiels. (10 BE)

A
  1. Initiierung (Auftrag erstellen, Stakeholder identifizieren, Ziele definieren)
  2. Planung (PSP, Zeitplan, Ressourcenplan)
  3. Durchführung (Team leiten, Aufgaben ausführen, Kommunikation)
  4. Überwachung & Steuerung (Fortschritt tracken, Leistungsberichte erstellen, Änderungen verwalten)
  5. Abschluss (Abschlussbericht, Ergebnis Übergabe, Team auflösen)
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2
Q

Nennen und erläutern Sie 3 Dimensionen, nach denen man Projekte in Projektarten gliedern
kann. (6 BE)

A
  1. Projektgröße (Klein, mittel, Großprojekt)
  2. Geografie (nationales, internationales Projekt)
  3. Auftraggeber (internes, externes Projekt)
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3
Q

Was ist der Unterschied zwischen Erfolgskriterien und Erfolgsfaktoren. Erläutern Sie dies
anhand eines Beispiels! (4 BE)

A

Erfolgskriterien: objektive, messbare Faktoren anhand derer über Projekterfolg entschieden wird (Einhaltung Budget, fristgerechte Abgabe etc.)

Erfolgsfaktoren: subjektiver, können variieren, sind Bedingungen, Ressourcen, Aktivitäten die den Erfolg beeinfluss (besonders erfahrene Mitarbeiter, großes Team…)

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4
Q

Was sind die Unterschiede zwischen Projekterfolg und Projektmanagementerfolg? (2 BE)

A

Projekterfolg beschreibt Erfüllung aller vertraglich vereinbarten Leistungen.

Projektmanagementerfolg beschreibt den Weg zum erreichen des Projekterfolges, also wie effizient wurde gearbeitet, Änderungen umgesetzt etc.

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5
Q

Ein Projekt ist ein „besonderes Vorhaben“. Über welche Faktoren lassen sich Projekte von
Routinearbeiten abgrenzen (mind. 6 Nennungen)? (6 BE)

A
  1. Häufigkeit
  2. Zeitaufwand
  3. Ressourcenaufwand
  4. Planungsaufwand
  5. Risikopotenzial
  6. Nutzen
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6
Q

Erläutern Sie den Unterschied zwischen Projektmanagementphasen und Projektphasen! (6 BE)

A

Projektphasen: unterteilen Projektzyklus in zeitlich zusammenhängende Abschnitte, die Fortschritt widerspiegeln

Projektmanagementphasen: sind Abschnitte des Projektlebenszyklus, die sich auf Verwaltung und Steuerung konzentrierend. Umfassen Prozesse und Aktivitäten die für Erfolg notwendig sind

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7
Q

Was verstehen Sie unter einem: „Projektmanagementprozess“. Erläutern Sie die Bedeutung
von Projektmanagementprozessen bei der Bearbeitung von Projekten! (3 BE)

A
  • systematischer Ablauf von Aktivitäten, Aufgaben die notwendig sind um Projekt erfolgreich zu planen, durchzuführen und zu beenden
  • Prozesse sollen Effizienz und Effektivität gewährleisten
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8
Q

Erläutern und Differenzieren Sie die Begriffe: „Projektmanagement“,
„Programmmanagement“ und „Portfoliomanagement“! (9 BE)

A

Projektmanagement: konzentriert sich auf Durchführung und Management von einem Projekt mit dem Ziel Ergebnisse zu erzielen und Erfolg zu garantieren

Programmmanagement: Verwaltung mehrere zusammenhängender Projekte mit gemeinsamen Ziel

Portfoliomanagement: umfasst alle Projekte, Programme des Unternehmens, sorgt für richtige Priorisierung um langfristig Ziele zu erreichen

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9
Q

Warum ist eine gute Vorbereitung des Projekts so wichtig? (6 BE)

A
  • Klare Zieldefinition
  • Risikominimierung
  • Effiziente Ressourcennutzung
  • gutes Zeitmanagement
  • Stakeholder Zufriedenheit
  • Qualitätssicherung
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10
Q

Welche wichtigen Aufgaben sind in der Projektstart-Phase zu erledigen? (9 BE)

A
  • Projektziele definieren
  • Projektphasen grob planen
  • Projektorganisation aufbauen
  • Projektleiter und Team festlegen
  • Projektkommunikation planen
  • Stakeholder-Analyse durchführen
  • Risikoanalyse durchführen
  • Ressourcen planen
  • Projektplan erstellen
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11
Q

Was versteht man unter und wodurch unterscheiden sich Lastenheft und Pflichtenheft? Wann,
d.h. in welchen Projektmanagementphasen, werden diese Dokumente normalerweise
erstellt? (6 BE)

A

Lastenheft: erstellt vom Auftraggeber, enthält alle Anforderungen an Auftragnehmer

Pflichtenheft: beschreibt wie die Anforderungen technisch und organisatorisch umgesetzt werden sollen (vom Auftragnehmer erstellt)

Lastenheft wird in Initiierungsphase erstellt, Pflichtenheft in Planungsphase

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12
Q

Klare und einheitlich verstandene Projektziele sind wichtig für den Projekterfolg. Wie können
Sie als Projektleiter dafür sorgen, dass die Projektziele eine gute Grundlage für die weitere
Planung und Durchführung bilden. (10 BE)

A
  • Ziele klar und präzise definieren
  • Stakeholder frühzeitig einbeziehen
  • Ziele priorisieren
  • Zielkonflikte identifizieren und lösen
  • Projektziele dokumentieren
  • Messbare Erfolgskriterien festlegen
  • Ziele regelmäßig kommunizieren
  • Ziele auf Gesamtstrategie des Unternehmens abstimmen
  • Flexibilität einplanen
  • Ziele regelmäßig überprüfen und anpassen
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13
Q

Erläutern Sie Zweck und Bedeutung der Projektstrukturierung! (5 BE)

A
  • Klarheit und Übersichtlichkeit schaffen
  • Effiziente Ressourcenplanung und -zuordnung
  • Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten verbessern
  • Risiken frühzeitig identifizieren
  • Kommunikation und Zusammenarbeit fördern
    → Projektstrukturierung ist ein zentraler Bestandteil, da sie die Basis
    für effiziente Planung, Steuerung und Kommunikation im Projekt bildet.
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14
Q

Welche Schritte der Projektplanung lassen sich unterscheiden? (3BE)

A
  • Zieldefinition / Projektstrukturierung
  • Ressourcenplanung
  • Zeitplanung
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15
Q

Erläutern Sie den Grundaufbau eines Projektstrukturplanes über 4 Projektstrukturebenen
anhand eines Beispiels! (8 BE)

A
  1. Ebene 1: Gesamtprojekt (Entwicklung einer neuen Software XY)
  2. Ebene 2: Hauptphasen (Anforderungsanalyse,
    Designentscheidungen, Testphase, …)
  3. Ebene 3: Arbeitspakete (Stakeholder Interviews, Dokumentation
    der Anforderungen)
  4. Ebene 4: Detaillierte Aufgaben (Terminvereinbarungen mit
    Stakeholdern, Fragebogen)
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16
Q

Nennen Sie wesentliche Merkmale bei der Bildung von Arbeitspaketen! (6 Merkmale, 6 BE)

A
  • Klarheit und Eindeutigkeit
  • Zielorientierung sicherstellen
  • Unabhängigkeit/Abgrenzung
  • Verantwortlichkeit
  • Ressourcenbedarf planen
  • Zeit eingrenzen
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17
Q

Nennen Sie wesentliche Inhalte, die in einem Arbeitspaket berücksichtigt werden müssen! (6
Nennungen, 6 BE)

A
  • klare Anweisungen
  • Zielorientierte Inhalte
  • klare Abgrenzungen zu anderen Paketen
  • Ressourcenplan
  • Zeitplan
  • Verantwortlichen Liste
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18
Q

Welches ist die wichtigste Aufgabe eines Ablaufplans? (5 BE)

A

Wichtigste Aufgabe ist die zeitliche Planung und Reihenfolge der Aktivitäten festzulegen um eine effiziente Durchführung des Projektes sicherzustellen. Er ist hilfreich bei der Steuerung und Überwachung des Projektes und zur Einhaltung des zeitlichen Rahmens.

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19
Q

Was verstehen Sie unter einem Gantt-Diagramm? (3 BE)

A

hilft den Projektablauf visuell darzustellen, erleichtert Planung und Überwachung und gibt klare Übersicht über Projektstatus

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20
Q

Was wird bei der Netzplantechnik unter einem Vorgang verstanden? (3BE)

A

ein konkrete Aktivität in einem Projekt, welche Zeit und Ressourcen benötigt und Abhängig von anderen Vorgängen ist.

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21
Q

Erläutern Sie die Arten der Codierung für den PSP! (3 BE)

A
  1. Numerische Codierung 1.1 Phase 1 Arbeitspaket 1; 1.2 Phase 1
    Arbeitspaket 2; 2.1 Phase 2 Arbeitspaket 1
  2. Alphanumerische Codierung A1 Phase A Arbeitspaket 1; A2 Phase
    A Arbeitspaket 2; B1…
  3. Strukturierte Codierung 1.1.1: Phase 1, Unterphase 1, Arbeitspaket
    1; 1.2.1: Phase 1, Unterphase 2, Arbeitspaket 1
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22
Q

Nennen und beschreiben Sie die 4 möglichen Anordnungsbeziehungen von Ablaufelementen
in Netzplänen! (4BE)

A
  • Normalfolge (AE), Nachfolger beginnt, wenn Vorgänger abgeschlossen
  • Anfangsfolge (AA), Nachfolger kann beginnen, sobald Vorgänger beginnt
  • Endfolge (EE), Nachfolger kann erst beenden, wenn Vorgänger beendet
  • Sprungfolge (EA), Nachfolger muss zu Zeit X nach Beginn des Vorgängers fertig sein
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23
Q

Was ist bei der Netzplantechnik mit Vorwärts-, was mit Rückwärtsrechnung gemeint? (6 BE)

Study These Flashcards
A

Vorwärtsrechnung: Bestimmung des frühsten Zeitpunktes an dem Vorgänge starten/enden können
Frühste Anfangszeit = Frühste Endzeit (FAZ = FEZ)
FEZ = FAZ + Dauer des Vorgangs

Rückwärtsrechnung: Bestimmung des spätesten Zeitpunktes an dem Vorgänge starten/enden können ohne Projekt zu verzögern
SEZ = SAZ
SAZ = SEZ - Dauer des Vorgangs

24
Q

Als Dauer wird die Zeitspanne vom Anfang bis zum Ende eines Vorgangs bezeichnet. Wie lässt
sich aus einem frühesten Anfangszeitpunkt und gegebener Vorgangsdauer der früheste
Endzeitpunkt ermitteln? (4 BE)

Study These Flashcards
A

FEZ = FAZ + Dauer

25
Was ist ein kritischer Weg oder ein kritischer Pfad? (3 BE)
Konzept in Netzplantechnik, welches die längste Abfolge von Vorgängen darstellt, die den frühestmöglichen Abschluss markieren. Kein Puffer in den Vorgängen -> jede Verzögerung bedeutet späterer Abschluss
26
Was versteht man unter Anordnungsbeziehung? (3 BE)
legen fest in welcher Reihenfolge Vorgänge abgearbeitet werden müssen (AA, EE, AE, EA)
27
Wofür braucht man die Aufwandsschätzung? (4 BE)
- Ressourcenplanung - Risikomanagement - Terminplanung - Angebotskalkulation - Kostenplanung
28
Was ist der Unterschied zwischen minimalen und maximalen Zeitabständen bei Anordnungsbeziehungen? (4 BE)
Minimaler Zeitabstand MINZ: gibt minimalen Abstand zwischen Ende eines Vorganges und Start dessen Nachfolgers an Maximale Zeitabstände MAXZ: gibt maximalen Zeitabstand zwischen Ende eines Vorganges und Start seines Nachfolgers an
29
Was verstehen Sie unter Parametrischer Schätzung? (4 BE)
parametrische Schätzung ist objektive Methode zur Aufwandseinschätzung basieren auf mathematischen Modellen, welche mit statistischen Beziehungen zwischen historischen Daten und anderen variablen basieren
30
Beschreiben Sie im Kontext der Aufwandsschätzung die Analogiemethode! (4 BE)
basiert auf dem Vergleich vom aktuellen Projekt mit bereits abgeschlossenen 1. Identifikation ähnlicher Projekte 2. Datenanalyse 3. Anpassung der Daten 4. Schätzung des Aufwands
31
Welche Möglichkeiten der Expertenschätzung gibt es und worin unterscheiden sie sich? (6 BE)
Einzeleinschätzung Mehrfacheinschätzung Delphi Methode (anonyme Experten Schätzungen) Drei Punkt Schätzung (Experten schätzen best case, worst case, most likely) Planning Poker (Schätzungen auf Karten schreiben) Expertengremium
32
Rechenaufgaben
FAZ = Frühste Anfangszeit FEZ = Frühste Endzeit GP = Gesamtpuffer FP = freier Puffer SAZ = Späteste Anfangszeit SEZ = Späteste Endzeit
33
Was versteht man unter Stakeholdern? (2 BE)
Personen / Gruppen / Organisationen die von Ergebnis eines Projektes betroffen sind, können verschiedenen Rolle / Funktionen haben
34
In welchem Zusammenhang stehen Stakeholder zum Projekterfolg? (2 BE)
enger Zusammenhang zu Erfolg, sie tragen wesentlich zu Rahmenbedingungen und Akzeptanz des Projektes bei. Unterstützen das Projekt
35
Was sind Unterschiede und Gemeinsamkeiten von Projektumfeld- PUA (Sachfaktoren) und Stakeholderanalyse SHA (Sozialfaktoren)? (4 BE)
Unterschiede: 1. Fokus: PUA konzentriert sich auf externe & interne Rahmenbedingungen SHA konzentriert sich auf Personen, Gruppen, Organisationen die mit Projekt zusammenhängen 2. Zielsetzung: PUA Rahmenbedingungen analysieren, Risiken und Chancen frühzeitig erkennen SHA Interesse, Erwartungen, Einflussmöglichkeiten identifizieren & Unterstützung zu gewinnen 3. Methoden PUA SWOT, PESTEL-Analyse, Umfeldanalyse SHA Stakeholder Mapping, Einfluss-Interessen-Matrix Gemeinsamkeiten: 1. Ziel der Risikominimierung 2. Informationssammlung 3. Einfluss auf Projekterfolg 4. Kontinuierlicher Prozess
36
Nennen und erläutern Sie die Phasen des Stakeholdermanagements! (8 BE)
1. Identifikation der Stakeholder (Stakeholderliste erstellen) 2. Analyse der Stakeholder (Interessen, Erwartungen, Einflussmöglichkeiten) 3. Planung des Stakeholdermanagements (Maßnahmen zum effektiven managen) 4. Umsetzung Stakeholdermanagement 5. Überwachung und Kontrolle (Wirksamkeit der Maßnahmen prüfen, evtl. anpassen) 6. Abschluss und Bewertung
37
Erläutern Sie den Aufbau einer Kommunikationsmatrix. Gehen Sie dabei auch auf die Notwendigkeit von Kommunikation beim Stakeholdermanagement ein! (8 BE)
Werkzeug das Kommunikationswege und -methoden zu verschiedenen Stakeholdern aufzeigt, stellt sicher das richtige Infos zum richtigen Zeitpunkt zu richtigen Leuten gelangt Notwendigkeit: Erwartungsmanagement, Transparenz und Vertrauen, Risikomanagement, Entscheidungsfindung, Feedback und Verbesserungen, Koordination und Zusammenarbeit
38
Was sind Risiken und was sind Chancen? (4 BE)
Risiken: ungeplante Ereignisse mit negativen Auswirkungen auf Projekt, können Verlauf stören, Verzögerungen verursachen oder Kosten verursachen Chancen: gegenteilig von Risiken, mögliche Ereignisse oder Situationen mit positiver Auswirkung auf Projekt, bieten Möglichkeiten effizienter, günstiger, schneller zu arbeiten
39
Welches sind die Schritte eines systematischen Risikomanagements? (7 BE)
1. Chancen und Risiken identifizieren 2. Chancen und Risiken vor Maßnahmen bewerten 3. Maßnahmen planen 4. Situation nach Maßnahme bewerten 5. Entscheidung über Maßnahmen treffen 6. Maßnahme einplanen, durchführen, überwachen 7. Erfahrungen auswerten
40
Nennen Sie Beispiele für eine quantifizierende und qualifizierende Risikobewertung! (4 BE)
Qualifizierend: - Risikomatrix - SWOT Analyse Quantifizierend: - Risikowertberechnung - Monate Carlo Simulation
41
Erläutern Sie anhand eines Beispiels die Möglichkeit zur Quantifizierung von qualitativen Chancen und Risiken! Wie kalkuliert sich daraus der Risikowert? (7 BE)
um qualitative Chancen und Risiken zu quantifizieren werden numerische Werte für Eintrittswahrscheinlichkeit und Tragweite (Schadenshöhe, Nutzen) zugeordnet Lieferverzug: Qualitativ: - Risiko: Lieferverzug - Eintrittswahrscheinlichkeit: hoch - Tragweite: Mittel Chance: Kosteneinsparung bei Lieferung Eintrittswahrscheinlichkeit: Mittel Nutzen: Hoch Quantitativ: (gleiches nur mit Zahlen) Risikowert = Eintrittswahr. * Tragweite Chancenwert = Eintrittswahr. * Nutzen
42
Wie kann ein Team definiert werden? (3 BE)
- soziale Einheit von 3 oder mehr Personen - Mitglieder werden von außen erkannt und nehmen sich selbst als solche wahr - eingegliedert in eine Organisation - arbeiten unmittelbar zusammen an einer Aufgabe
43
In welchen Phasen verläuft eine Teamentwicklung (in Anlehnung an Tuckman)? Erläutern Sie die einzelnen Phasen kurz beschreiben und gehen Sie dabei auf die besondere Rolle des Projektleiters ein! (10 BE)
1. Forming (Orientierungsphase, PL führt ein) 2. Storming (Konfrontation, moderiert, stellt Regeln klar) 3. Norming (Kooperationsphase, PL gibt Feedback, fördert zusammenarbeit) 4. Performing (Arbeitsphase, PL unterstützt, ermutigt) 5. Ajourning (Auflösephase, PL feiert Erfolg, erkennt Leistungen an)
44
Erläutern Sie folgende dysfunktionalen Teamphänomene: social loafing, group think, risk shifting? (9 BE)
- social loafing: Teammitglieder arbeiten weniger, verlassen sich auf Arbeit der anderen - groupthink: kritisches denken und abweichende Meinungen werden unterdrückt - risk shifting: Gruppe trifft riskantere Entscheidungen, weil Verantwortlichkeit auf Gruppe verteilt wird
45
Umreisen Sie die Aufgaben für folgende Projektbeteiligte: Projektteam-Mitarbeiter, Projektleiter, Lenkungsausschuss, Steuerungsgremium, Auftraggeber! (8BE)
Projektteam-Mitarbeiter: - Durchführen der Aufgaben - Arbeit im Team - Teilnahme an Meetings Projektleiter: - Steuerung Überwachung Planung - Kommunikation mit Stakeholdern - Risikomanagement, Einhaltung von plänen Lenkungsausschuss: - Überwachung Fortschritt - Unterstützung bei Entscheidungen - genehmigen von Plänen Steuerungsgremium: - Überwachung, Steuerung von Projektaktivitäten - unterstützen Projektleiter - Sicherstellung Einhaltung Pläne Auftraggeber: - Definiert Projektziele/-anforderungen - Bereitstellung Ressourcen, Budget - genehmigen von Plänen - Unterstützen Projektleiter
46
Erläutern Sie, worin sich die Projektorganisation von der Organisation eines Unternehmens wesentlich unterscheidet. (9 BE)
Projektorga: - zeitlich begrenzt, Zielorientierung, Flexibilität, Teams, Rollen Unternehmensorga: - Dauerhaftigkeit, kontinuierlich, Stabilität, Funktionale Abteilungen, hierarchische Strukturen
47
Benennen und erläutern Sie einige Vorteile und einige Nachteile der drei Projektorganisationsgrundformen. (9 BE)
1. Reine Projektorga Vorteile: klare Verantwortlichkeiten, schnelle Entscheidungen, hohe Flexibilität Nachteile: Ressourcenineffizient, Isolation, Wiederintegration 2. Matrixorga: Vorteile: effiziente Ressourcennutzung, bessere Kommunikation, Flexibilität Nachteile: Konfliktpotenzial, hoher Koordinationsaufwand, verzögert Entscheidungen 3. Stabs-Orga: Vorteile: geringer Ressourcenaufwand, fachliche Expertise, geringe Isolation Nachteile: geringe Autorität, Abhängigkeit von Fachabteilung, langsame Entscheidungen
48
Lässt sich sagen, dass eine der Projektorganisations-Grundformen grundsätzlich den anderen Formen vorzuziehen ist? Von welchen Bedingungen ist die Eignung jeweils abhängig? (9 BE)
Wahl der Form hängt von Anforderungen und Rahmenbedingungen ab, wichtig ist Vor- und Nachteile abzuwägen und am besten zum Ziel passendes Model zu wählen
49
Nennen Sie 3 wichtige Projektkostenarten und jeweils 1 Beispiel dazu! (6 BE)
1. Personalkosten: Gehälter, Löhne 2. Materialkosten: Rohstoffe, Bauteile, Werkzeuge 3. Reisekosten: Dienstreisen, Transport zum Arbeitsplatz inklusive Unterkunft und Verpflegung
50
Nennen und erläutern Sie vier Methoden zur Ermittlung des Fortschrittsgrads in Projekten. (8 BE
1. Meilensteintrendanalyse (MTA) - System verwendet festgelegte Meilensteine um Projektfortschritt zu tracken 2. Earned Value Management - stellt geplanten Wert der Arbeit dem tatsächlichen gegenüber 3. Fortschrittsberichte - regelmäßige Berichte markieren stand des Projektes 4. Prozentwertmethode - schätzt Fortschritt based on Prozentsatz abgeschlossener Arbeiten
51
Erläutern Sie die additive und lineare Prognose im Rahmen der Projektsteuerung? (6 BE)
Additive Prognose: based on Annahme, dass zukünftiger Fortschritt und Kosten durch Summe der bisherigen + konstantem Faktor bestimmt werden können Lineare Prognose: verwendet lineare Funktion um zukünftige Kosten vorherzusagen -> Kosten/Fortschritt in konstantem Verhältnis zur Zeit
52
Welche Informationen sollte ein Projektstatusbericht enthalten? (6 BE)
- Projektübersicht - Zeitplan - Kostenplan - Ressourcenplan - Risiken und Chancen Analyse - Probleme und Lösungen - Nächste Schritte
53
Nennen und erläutern Sie 3 wesentliche Wirkbereiche des Qualitätsmanagements in Projekten! (6 BE)
1. Qualität des Produktes: - stellt sicher das Endprodukt Erwartungen erfüllt 2. Qualität des Produktrealisierungsprozesses: - achtet auf effiziente Prozesse um Qualität zu gewährleisten 3. Qualität der Projektmanagement Prozesse: - konzentriert sich auf Prozesse des Projektmanagements selbst um Erfolg zu gewährleisten
54
Erläutern Sie kurz die Abgrenzungen von Kauf-, Werks- und Dienstverträgen! (3 BE)
Kaufvertrag: verpflichtet Käufer zur Zahlung und Verkäufer zur Übergabe der Ware/Dienstleistung Werkvertrag: verpflichtet Unternehmer Werk herzustellen, Besteller zur Zahlung Dienstvertrag: verpflichtet Dienstleister zur Erbringung einer Dienstleistung & Auftraggeber zur Zahlung
55
Warum sollte ein Projekt ausdrücklich mit einer Projektabschlussphase abgeschlossen werden? (5 BE)
- Produktabnahme/-übergabe - Projektabschlussanalyse - Erfahrungssicherung - korrekte Projektauflösung - Projektabschlussbericht - Projektabschlusssitzung
56
Welche Aufgaben sind im Einzelnen in der Projektabschlussphase zu erledigen? (8 BE)
1. Produktabnahme / -übergabe - Abnahme des Ergebnisses 2. Projektabschlussanalyse - Effizienz etc, Performance bewerten 3. Erfahrungssicherung - Verbesserungen für nächste Projekte 4. Projektauflösung - Ressourcen freigeben
57
Welche Punkte sind in der Projektabschlusssitzung zu behandeln?
1. Erreichung Projektziele 2. Zusammenarbeit Team 3. Verbesserungspotenzial 4. Stärken und Schwächen 5. Erfahrungen der Teammitglieder 6. Empfehlungen für zukünftige Projekte
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