Quais são os passos do planejamento da gestão arquivística?
- Definição da política arquivística
- Designação de responsabilidades
- Planejamento do programa de gestão
- Implantação do programa de gestão
Cite e defina quais são as três idades dos documentos.
- Corrente: são documentos ainda possuem valor jurídico-administrativo e são consultados frequentemente (ainda estão em curso).
- Intermediário: são documentos que não são mais de uso corrente mas que ainda conservam algum interesse administrativo (consultados esporadicamente).
- Permanente: são documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu valor histórico, cultural, científico ou informativo.
Explique o que é valor primário e valor secundário de um documento.
1 . Valor primário: atribuído a documentos considerando sua utilidade administrativa imediata (razão por qual eles foram criados)
- Valor secundário: atribuído aos documentos em função de suas utilidades diferentes daquelas para qual foi originalmente produzidos.
(cumpriu valor primário e não tem valor secundário = eliminado)
O que é a gestão arquivística de documentos?
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou seu recolhimento para a guarda permanente.
Cite e explique os tipos de gerência de informações.
- Utopia tecnocrática: uma abordagem altamente tecnológica que enfatiza a classificação e a modelagem do patrimônio de informações de uma organização.
- Anarquia: ausência completa de gerência da informação, que deixa a cargo dos indivíduos obter e gerenciar sua própria informação/documentos.
- Feudalismo: gerenciamento da informação e documentos por unidades de negócios funcionais, que definem suas próprias necessidades de informação e repassam apenas uma informação limitada à empresa geral.
- Monarquia: a classificação da informação e a definição de seu fluxo é feita pelos líderes, que podem ou não partilhar a informação após sua coleta.
- Federalismo: abordagem baseada no consenso e na negociação de elementos chave e no fluxo da informação para a organização.
Quais são os níveis de documentação e quais suas diferenças?
Níveis:
1. Estratégico: preocupações de longo prazo e gerais, abrangentes, referentes aos níveis hierárquicos mais altos.
2.Tático: ligação entre o curto e o longo prazo (médio prazo), documentos essenciais para gerentes.
3.Operacional: preocupações imediatas, de curto prazo, necessária à base operacional da organização, contendo todos os detalhes técnicos.
Diferenças: grau de detalhamento, abrangência, profundidade da informação e linguagem.
Cite exemplos de documentos no nível de documentação ESTRATÉGICO.
Manual da qualidade, manual de organização, políticas, declaração de missão, documentos de princípios e valores
Cite exemplos de documentos no nível de documentação TÁTICO.
Manuais de procedimentos, objetivos/planos de metas, planos de cargos e salários
Cite exemplos de documentos no nível de documentação OPERACIONAL.
Instruções de trabalho, especificações, rotinas
Por que a documentação existe nas organizações?
A memória é sujeita a falha, o homem morre, se não houver documentação, o conhecimento memorizado é perdido. Se não houvesse a documentação, dificilmente haveria entendimento possível nas organizações mais complexas.
Quais devem ser as características de um sistema de documentação?
Não permitir duplicidade de informações, reduzir a massa documental, diferenciar documentos que são ferramentas de trabalho dos de atitudes pessoais, preservar informações, recuperação da informação, permitir o aproveitamento das informações disponíveis
Cite exemplos de sistemas de documentação.
- Organização e método (O&M)
- Sistema da qualidade (ISO 9000)
- Sistema de normalização técnica (Produtos/serviços)
- Formas de organização de documentos (manuais)
Explique o que é o passo DEFINIÇÃO DA POLÍTICA ARQUIVÍSTICA.
Inicia com a declaração oficial de intenções e deve ser comunicada e implementada em todos os níveis da organização, portanto necessário o apoio de todos os funcionários (incluindo direção superior). Deve ser formulada com base no contexto da organização, para que os documentos produzidos sejam adequados, completos e necessários.
Explique o que é o passo DESIGNAÇÃO DE RESPONSABILIDADES.
As autoridades responsáveis terão o dever de assegurar o cumprimento das normas e dos procedimentos previstos no programa de gestão. Devem ser distribuídas a todos os funcionários de acordo com a função/hierarquia.
Explique o que é o passo PLANEJAMENTO DO PROGRAMA DE GESTÃO.
Envolve levantamento e análise da realidade institucional, estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos, desenho do sistema de Gestão arquivística de documentos e elaboração de instrumentos/manuais.
Explique o que é o passo IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA DE GESTÃO.
Envolve a execução e o acompanhamento de ações e projetos. Deve atender aos objetivos do planejamento do programa, logo essa etapa pode incluir a suspensão de procedimentos vigentes considerados inadequados. O acompanhamento da implantação ocorre por meio de relatórios, sumários, gráficos, reuniões e entrevistas.
Explique as responsabilidades de cada funcionário do passo DESIGNAÇÃO DE RESPONSABILIDADES.
- Direção superior: autoridade máxima responsável pela real viabilidade da política de gestão arquivística de documentos, deve alocar recursos humanos, materiais e financeiros.
- Profissionais de arquivo: responsáveis pelo planejamento e a implantação do programa, além da avaliação, controle dos trabalhos executados e disseminação das técnicas e cultura arquivística.
- Gerentes de unidades/grupos de trabalho: responsáveis por garantir que os membros de suas equipes produzam e mantenham os documentos.
- Usuários finais: responsáveis pela produção e uso dos documentos em suas atividades rotineiras.
- Gestores dos sistemas de informação e de TI: equipes responsáveis pelo projeto, desenvolvimento e manutenção de sistemas nos quais os documentos arquivísticos são gerados e usados. Responsáveis pela operacionalização dos sistemas de computação e comunicação.
