6 Fasen Inkoopproces
- Specificeren
- Selecteren
- Contracteren
- Bestellen
- Bewaken
- Nazorg
Rol Inkoper Specificatiefase
Voldoen aan gebruiksdoel en voorkomen van overspecificatie.
Rol Inkoper Selectiefase
Objectief en vinden van passende leverancier.
Rol Inkoper Contractfase
Juist vastleggen van gemaakte afspraken.
Rol Inkoper Bestellen
Zorgen voor efficient orderproces.
Rol Inkoper Bewaken
Zorgen voor invullen 5 J’s.
- juiste tijd
- juiste hoeveelheid
- juiste kwaliteit
- juiste prijs
- juiste locatie
Rol Inkoper Nazorg
Bijwerken dossier en afsluiten.
Niveau’s van Inkoop
- Strategisch
- Tactisch
- Operationeel
- Ondersteunende Activiteiten
Strategische Inkoop
-> Bepalen Inkoopvisie
(aansluiten bij de doelen van de
organisatie).
-> Ontwikkelen Inkoopbeleid
(Richtlijnen & Procedures)
-> Bepalen Inkoopstrategie
(hoe realiseren we het bovenstaande?)
Operationele Inkoop
- Plaatsen van bestellingen
- Onderhouden van relaties
- Verifieren van facturen en optimaliseren van
factuurstromen - Leveranciersevaluatie
- Leveranciersprestaties
- Controle op nakomen gemaakte afspraken
- Bijhouden van het verndorratingssysteem
Ondersteunende Activiteiten
- Structureren van de informatievoorziening
- Managen van personeel
- Automatiseren van inkoopprocedures- en methoden
Tactische Inkoop
- Activiteiten van technisch- commerciele aard
- Wat is de behoefte (product/dienst) en welke leverancier(s) voldoen het beste aan de opgestelde functionele eisen.
- Fasen specificeren - selecteren - contracteren
- Voorwaardenscheppend voor operationele inkoop.
Inhoud van orders / bestellingen
- Uniek bestelnummer
- Besteldatum
- Naam, adres en woonplaats van leverancier
- Afleveradres
- Factuuradres
- Specificaties artikel; artikelnummer; aantal; prijs
- Leverings- en betaalcondities; inkoopvoorwaarden
Vereenvoudigen bestelproces
- Standaard formulieren incidentele orders
- Standaard afroepformulieren
- E-ordering (ordering catalog system -> electronische (leveranciers)catalogus)
Noodzaak optimaliseren operationele inkoop
- Verlagen inkoop gebonden kosten
- Inkoopkosten lager door BRICS-landen en financiele
crisis - Inefficient inkoopproces
- Afspraken met leveranciers
- Zorgen voor innovatie bij leveranciers
- Kostenvoordelen in overleg met interne klant en/of
leveranciers
Toegevoegde Waarde Operationele Inkoop
1. Afwikkeling van meeste deelprocessen tussen klant en leverancier 2. Bewaken nakoming gemaakte afspraken 3. Optimaliseren bestelproces 4. Prijsdruk remt innovaties 5. Kostenreductie
Bestelfrequentie mogelijkheden
- Economische- of optimale bestelgrootte (laagste
bestel- en orderkosten) - Ordering Cycle System (optimale bestelfrequentie)
- Point-techniek (minimum voorraadniveau)
Voorraadkosten
- Magazijnruimte
- Voorraadadministratie
- Voorraadfinanciering
- Kwalitatieve voorraad vermindering (bederf /
beschadiging) - Kwantitatieve voorraad vermindering (diefstal /
winkeldochter) - Verzekering van producten
Bestelkosten
- Plaatsing van bestelorders
- Gebruik bestelsoftware
- Bewaking van bestelorders
- Afhandeling van bestelorders en facturen
- Afhandeling van goederenontvangst
Inhoud van Orders (Bressers 2012)
- NAW opdrachtgever
- Uniek opdrachtnummer en orderdatum
- Kenmerk (raam)overeenkomst
- Omschrijving producten en diensten
- Prijzen / tarieven (ex btw)
- Indien van toepassing betalingsschema
- Evt kortingspercentage
- Adres van aflevering / uitvoering werkzaamheden
- Leveringsdata (producten) / eind- en begindata
(diensten) - Factuuradres; Kostenplaats; evt projectcode
- Aandachtspunten leverancier of aanvrager
Soorten orders / bestellingen
- Standaard Afroeporders
- Standaard Inkooporders
- Bijzondere orders of bestellingen
Bewaken omvat
- Levertijd
- Hoeveelheden
- Controle certificaten en documenten
Bewaken: Taken
- Ontvangst en acceptatie
- Prestatie (juistheid geleverde)
- Factuur controleren
Nazorg: Taken
- Meer- en minderleveringen / meer- minderwerk
- Claims en boeteclausules
- Afronding van projecten
- Vendorrating
