Wat is contractbeheer?
Het proces dat er voor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is (3J’s)
Wat zijn aanleidingen van contractbeheer
decentralisatie herindeling/fusie nieuw zaaksysteem inkoopsamenwerking professionalisering invoering van risicomanagement rechtmatigheidsonderzoek
Wat zijn veelvoorkomende problemen bij lopende contracten
- ontbrekende van centraal inzicht in lopende contracten
- contracten raken zoek
- oude contracten zwerven in de organisatie
- info uit contracten blijven onbenut
- contracten worden niet tijdig verlengd of beëindigd
- ontbreken van inzicht in strategische en risicovolle contracten
- onduidelijkheid welke contracten belangrijk zijn in het primaire proces of welke contracten een significante invloed hebben op de burger
Wat zijn de risico van onvoldoende contractbeheer?
- onbedoelde contractverlenging
- onbedoelde contractbeëindiging
- aangaan van overbodige contracten
- onduidelijkheid over overeengekomen boete of schadeloosstelling
- onduidelijkheid over gemaakte afspraken
- onduidelijkheid bij conflicten
Wat is het doel van contractbeheer?
de interne organisatie voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en de contractafspraken en informatie, dmv de daartoe bestemde informatie.
Wat zijn de elementen/taken van contractbeheer? (wat valt onder contractbeheer)
- bestel en betaalprocedure
- (wijzigingen)beheer contractdocumenten
- bewaken van (budget)uitputting
- genereren van managementrapportages
- operationeel beheer
beheersmatig
- contract en inhoud zijn beschikbaar
- juiste disciplines zijn betrokken van begin tot eind
- juiste personen beheren het contract
2 vormen van contracten
Inspanningsverplichting
- we gaan het proberen
- afspreken van aanneemsom
- vertrouwen
Resultaatverplichting
- resultaat is vooraf vastgelegd
- risico van indekking door de leverancier
- functioneel specificeren
Typen contracten (7x)
1: inkooporder
2: raam en afroepcontract
3: onderhoudscontracten
4: dienstencontracten
5: licenties
6: huur- en leaseovereenkomsten
7: SLA’s
Hoe ziet de gelaagde opbouw van een contract eruit?
Juridisch raamwerk:
- contractcondities: SLA, prijsschema’s - leveringsschema’s
- operationeel raamwerk of dienstverleningscontract:
bestelprocedure, autorisatieschema, werkafspraken
werkafspraken: betaling / facturatie / issue-management/communicatieschema/rapportage
Stappenplan opzetten contractbeheer(8x)
1: bepaal nulsituatie
2: creer draagvlak
3: creëer heldere toekomstvisie
4: standaardiseer contractprocedures
5: selecteer IT-ondersteuning
6: verzamel en registreer contractgegevens
7: activeer contractgegevens
8: nazorg, analyse en link naar contractmanagement
Wat zijn de 4-manieren om inkoop te organiseren en waar ligt de contractbeheer?
- centraal: centraal beleggen bij inkoop
- decentraal: decentraal beleggen bij afdelingen
3: gecoördineerd: doördinatie bij inkoop. Inkoop is verantwoordelijk voor invoer van de contracten
4: hybride: coördinatie bij inkoop. Inkoop is verantwoordelijk voor registratie van afdelingsoverstijgende contracten. Afdelingen verantwoordelijk voor eigen contracten.
Voordelen van een geautomatiseerd contractbeheer systeem
- betere contractbewaking
- betere managementinformatie
- betere service naar afdelingen
- kostenbesparing
- tijdbesparing
- vaste methodiek voor registreren van contracten
Wat wordt er vastgelegd in een contractbeheer systeem?
- contractnummer
- leverancier
- contracteigenaar
- contracttype
- subcategorie
- startdatum
- opzegtermijn
- contractwaarde
- betaalschema
- social return
- duurzaamheid
- contractnaam
- inkoper
- contractbeheerder
- inkooppakket
- organisatieonderdeel
- einddatum
- appeltermijn
- aantal verlengingen
- verlengingsopties
- wijze van aanbesteden
Waar moet je opletten bij het gebruik van een contractbeheersysteem?
- raakvlakken met andere systemen
- pakketkeuze: rappelfunctie, gebruikersvriendelijkheid, flexibel
- welke contracten opnemen in het systeem
- contractdossier
- kosten van het systeem: impementatie, systeem, beheer
