Vad står VUFA för? Och vad är det som ingår?
VUFA står för VerksamhetsUtveckling och FörändringsArbete. Det som ingår är en förändringsanalys som kallas för FA/SIMM metoden.
Övergripande om FA/SIMM
FA/SIMM är ett strukturerat arbetssätt för att analysera verksamheter och för att fatta goda förändringsbeslut.
Vad är en förändringsanalys och dess syfte?
Förändringsanalys (FA) är en metod för att analysera verksamheten genom att ta fram välgrundade förändringsåtgärder och förändringsbeslut för verksamheten. Syftet är att ta fram lösningar till problem.
Metoden:
- Ställer diagnos på verksamheten genom att analysera problem, styrkor och mål.
- Hittar förändringsåtgärder som skall lösa problemen som samtidigt förbättrar verksamheten.
- Bedömer åtgärdernas konsekvenser.
- Beslutar om vilka förändringsåtgärder som man vill satsa på.
Vad betyder FA/SIMM, hur går metoden till?
metoden kan användas för att uppnå en förändring inom en verksamhet. Kan användas vid olika sätt som:
- Olika typer av verksamhetsområden (situationsanpassad, kan användas i många sammanhang på olika nivåer), problemtyper och typer av förändringsåtgärder
- Olika omfattningar och komplexitet i stora förändringsprojekt och för ”personlig problemlösning”
- Olika ambitionsnivåer, dels djup och noggrann, dels snabb och översiktlig
Vad är SIMM?
En generell metod och verktyg för problemlösning. Metoden bygger på ett verksamhetsinriktat perspektiv, kontextuellt och helhetsförståelse. Metoder som ingår är Behov, Aktivitet, Mål, Problem, Åtgärder.
Vad är FA/SIMMs huvudbudskap?
Att man inte ska ta lösningar för givna och en probleminsikt är grunden för det fortsatta förändringsarbetet.
Vilka delar ingår i FA? - VUFA
- Fastställa förutsättningar (Förutsättningsanalys) //Vad skall göras
- Verksamhetsdiagnos //Kartläggning och analys
- Åtgärdsstudie (Behov och åtgärder) //Generering av åtgärder och analys av effekter
- Beslut //Beslut om implementering av åtgärder och fortsatt utveckling
Fastställa förutsättningar - FA, Vad ingår?
- Verksamhetsdefinition, Säkerställer syftet och definiera huvudmålet.
- Projektdokument, kortfattad beskrivning av tid,resurser och utredningsmetod.
- Förutsättningsdokument, Eventuella avgränsningar och syftet.
Verksamhetsdiagnos - FA, vad ingår?
- Verksamhetsanalys
- Problemanalys
- Styrkeanalys
- Målanalys
- Resursanalys
Åtgärdsstudie - FA, vad ingår?
En studie med konkreta varaktiga lösningar. Baseras på ideér och förändringsbehov. Iakttagelse för både för och nackdelar med förändringsbehovet.
Beslut om åtgärder, FA
Beslut om implementering av åtgärder och fortsatt utveckling av verksamhet. Man beslutar om vilka förändringsåtgärder som man vill satsa på.
Vad står VIBA för?
Verksamhets och InformationsBehovsAnalys, VIBA är en metod som används under VSD-moment(Verksamhets och systemdesign). Syftet är att realisera det förändringsåtgärder man tagit fram i FA.
Ingående delar i VIBA
- Förutsättningsanalys
- Analys av grundläggande kontext
- Analys av djupgående IT-fokus
- Utvärdering
Vad ska ingå i en förutsättningsanalys -VIBA?
- Informationsinsamling(Intervjuer,formulär,workshop)
- Verskamhetsdefinition, Skiljer sig från VUFA då vi nu gör ett dokument med vad resultatet blev, vad som påverkas inom företaget, intern och extern mottagare, arbetsuppgifter, aktörerer, material osv. Det ger en grundläggande verksamhetsförståelse, håller fokus på produkter och kunder.
- Identifiera mål, Mållistor och målgrafer
- Kompletterande förutsättningar, Förutsättningslista, vad för ändringar skall ske för att ändringarna ska tas plats, vad händer med hård och mjukvara, skall något system integreras? Skall fokus vara användarvänlighet?
Vad ingår i Analys av grundläggande kontext? - VIBA
- Process och handlingsanalys, Handlingsgrafer som är en grafisk presentation av arbetsflödet och handlingar i verksamheten. Beskriver verksamhetsstrukturen genom bl.a: Handlingslogik, utförare, Samband mellan aktiviteter, information och material redovisas.
- Dokument analys, Dokumentdefinitioner dokumentdefinition består av ett dokument med följande; vilket dokument beskrivs, vilken användningssituation som dokumentet ingår i, typ av situation, informationsinnehåll, inblandade aktörer osv. Se det som en detaljerat dokument för varje ny funktion vi gjort i ett system, T.ex. skapa order.
- Begreppsanalys, Definiera viktig terminologi, används för att få en gemensam förståelse för olika begrepp.
Vilka delar ingår i Analys av fördjupande av IT-fokus? -VIBA
- Identifiera användningssituationer:
Interaktiva (Användare&system)
Automatiska användningsituationer (system)
Succedenta använingsitautioner(Användare) - Identifiera intraktioner, Skapande av Intraktionlista som förklara hur prototyperna fungerar med användarhandling, dokument och IS handling.
- Dokumentanalys, Dokumentprotoyper Vi gör en prototyp över hur varje ny del av systemet kommer se ut och hur de åtgärdar felen som är idag.
- Begreppsanalys, Klassdiagram
Vad ska man kolla efter när man identifierar mål? SMART?
- Specifika mål - Hur tydliga är målen
- Mätbara mål - Hur man ligger till med målen
- Accepterande mål - Att ställa upp med målen
- Realistiska mål - Målen skall vara rimliga
- Tidsatta mål - Deadline
Förklara Handlingsbarhet och Användbarhet
Handlingsbarhet: Ett systems förmåga att utföra handlingar.
Användbarhet: Hur man på ett enkelt sätt kan säkerställa att systemet att systemet uppnå önskad effekt.
Handlingsbarhet syftar på kommunikation medans användbarhet syftar på integrering.
Vad består ett IT-system av (ur ett handlingsbart perspektiv)?
- En handlingspotential (förväntade handlingar)
- Handlingar utförda interaktivt av användare och systemet, ett automatiskt av systemet
- Handlingsminne / verksamhetsminne (tidigare utförda handlingar)
- Meddelande och dokument (ex. handlingsförutsättningar (meddelande))
- Ett avgränsat verksamhetsspråk (begrepp, terminologi)
Vilka olika aspekter finns det vid förändring?
Vid en förändring finns det olika aspekter man ska se till och dessa är:
- Nivåer
- Omfattning
- Hastighet
- Tidsperspektiv
- Grader av tvång
Vad är en verksamhet?
Aktiviteter som utförs av människor för att uppnå olika mål.
Varför implementeras IT-system utifrån handlingsbart perspektiv?
På så sätt kan man öka kvaliteten på kommunikationen mellan aktörerna som använder systemet.
Vad är ett perspektiv och hur förekommer perspektiv?
Olika sätt att se och tänka på, alla har olika erfarenheter och synsätt. Det förekommer omedvetet, oreflekterat och otillräckligt artikulerat. Ett perspektiv innehåller principer, värderingar, erfarenheter, definitioner osv.
Vad är kravhantering?
Ett systematiskt sätt att hitta, organisera, dokumentera och underhålla kraven. Bristfällig kravhantering är en grundorsak för att systemutvecklingsprojekt misslyckas. Med bra kravhantering byggs rätt system och rätt problem löses.
