Tietokolmio
Tietokolmio kuvaa tiedon jalostumista kolmella tasolla: data, informaatio ja tieto.
Auttaa ymmärtämään, miten merkityksetöntä raakamateriaalia voidaan muuttaa arvokkaaksi ja käyttökelpoiseksi tiedoksi.
Data (pohja): symbolit (kirjaimet, numerot), signaalit (sensoreista)
Information: prosessoitua ja strukturoitua dataa; vastaa kysymyksiin: kuka, mikä, kuinka, monta, milloin
Knowledge (huippu): prosessoitua, tutkittua, kontekstualisoitua informaatiota; vastaa kysymyksiin miksi, miten
Määrittele järjestelmä
Toisiinsa vuorovaikutuksissa olevien osien muodostama kokonaisuus
Tietojärjestelmän 4 näkökulmaa
Teknologianäkökulma: esim. järjestelmän komponentit
Sosiaalinen näkökulma: esim. miten eri henkilöstöryhmät suhtautuvat uuteen tietojärjestelmään tai miten tietojärjestelmä näyttäytyy vallankäytön välineenä
Sosiotekninen näkökulma: esim. miten CRM-järjestelmän käyttöönotto muuttaa myyjien työnkuvaa
Prosessinäkökulma: esim. miten järjestelmä prosessoi ja kommunikoi tietoa tai miten ERP täydentää varastoa automaattisesti tai miten työprosesseja voidaan automatisoida
Organisaation tietojärjestelmä (jaettuna kahteen alijärjestelmään)
Sosiaalinen järjestelmä: rakenne ja ihminen
Tekninen järjestelmä: teknologia ja prosessi
Sosiaalinen järjestelmä: rakenne ja ihminen
Sosiaalinen järjestelmä koostuu organisaation ihmisistä ja heidän keskinäisistä suhteistaan sekä organisaatiorakenteesta. Ihmiset ja rakenne määrittävät työnjaon, vastuut ja vuorovaikutuksen, ja ne vaikuttavat siihen, miten tietojärjestelmää käytetään ja omaksutaan.
Tekninen järjestelmä: teknologia ja prosessi
Tekninen järjestelmä sisältää tietojärjestelmän teknologian, kuten ohjelmistot, tietokannat ja laitteet, sekä prosessit, joiden avulla tieto virtaa ja käsitellään. Teknologia mahdollistaa prosessien automatisoinnin ja tiedon tehokkaan käsittelyn, mikä tukee organisaation tavoitteita.
Prosessin määritelmä
Sarja toimintoja, jotka on suoritettava, jotta tietty lopputulos saadaan aikaiseksi; sama lopputulos voidaan saavuttaa useilla eri prosesseilla; erot suunnitellun ja todellisen prosessin välillä ovat usein IS ongelmien syy
Järjestelmäajattelun periaate
Pyritään ymmärtämään järjestelmää kokonaisuutena, eli ajatellaan holistisesti; järjestelmä on toisiinsa vuorovaikutuksessa olevien osien muodostama kokonaisuus; tietojärjestelmä on sosiotekninen järjestelmä
Miksi yrityksessä on tietojärjestelmiä: efficiency
toiminnan tehokkuus, kustannusten alentaminen (sitoutunut pääoma, raaka-aineet, henkilöresurssit jne.), tuottojen lisääminen (laatupoikkeamien vähentäminen)
- Auttavat parantamaan toiminnan tehokkuutta ja vähentämään kustannuksia
- Järjestelmät mahdollistavat resurssien, kuten sitoutuneen pääoman, raaka-aineiden ja henkilöstön, tehokkaamman käytön.
-Voivat lisätä tuottoja esimerkiksi vähentämällä laatupoikkeamia ja parantamalla tuotteiden tai palveluiden laatua.
Selitä efficiency ja efficacy ero:
Efficiency (tehokkuus) tarkoittaa resurssien käyttöä suhteessa saavutettuun tulokseen. Se keskittyy siihen, tehdäänkö asiat mahdollisimman vähän resursseja kuluttaen. Esimerkiksi tuotantolinjan automatisointi siten, että vähemmällä työvoimalla saadaan sama määrä tuotteita, lisää tehokkuutta.
Efficacy (vaikuttavuus/teho) puolestaan tarkoittaa sitä, kuinka hyvin tavoite tai päämäärä saavutetaan. Se ei välttämättä ota huomioon resurssien käyttöä, vaan keskittyy tulokseen. Esimerkiksi laadun parantaminen siten, että asiakkaat ovat tyytyväisempiä, kertoo järjestelmän vaikuttavuudesta.
Miksi yrityksessä on tietojärjestelmiä: efficacy
enemmän innovaatiopuolta, kyvykkyys saada aikaan haluttuja lopputuloksia
auttavat saavuttamaan haluttuja lopputuloksia ja tukevat organisaation kyvykkyyttä innovoida. Järjestelmät mahdollistavat esimerkiksi uusien tuotteiden tai palveluiden kehittämisen, päätöksenteon parantamisen ja strategisten tavoitteiden tehokkaamman toteuttamisen. Näin tietojärjestelmät eivät pelkästään tehosta toimintaa, vaan myös lisäävät yrityksen vaikutusmahdollisuuksia ja kilpailukykyä.
Tietojärjestelmät ja organisatorisen muutoksen kolme tasoa: 1 AUTOMAATIO
Automaatio:
Kategoria: Teknologia ja prosessit
Selitys: Automaatio tarkoittaa tietojärjestelmän käyttöönottoa, joka suorittaa aiemmin manuaalisia tehtäviä. Se on suhteellisen helposti hallittavissa ja perusteltavissa, koska ROI ja taloudelliset hyödyt voidaan mitata selkeästi.
Esimerkki: Monet pankkitehtävät, kuten tilisiirrot ja laskujen maksaminen, tapahtuvat nykyään verkossa ilman manuaalista työtä.
tietojärjestelmät ja organisatorisen muutoksen kolme tasoa: 2 INFORMAATIO
INFORMAATIO
Kategoria: Ihmiset ja prosessi
Selitys: Informaatio-tasolla järjestelmä ei ainoastaan automatisoi tehtäviä, vaan muuttaa ihmisten rooleja ja tapaa osallistua prosesseihin. Muutokset vaikuttavat sekä työntekijöihin että asiakkaisiin, joten koulutus ja muutosvastarinnan hallinta ovat tärkeitä. Perustelu vaatii monimutkaisempaa analyysiä kuin pelkkä taloudellinen ROI, esimerkiksi mitattavissa olevia suoritus- tai prosessihyötyjä.
Esimerkki: Asiakas hoitaa lähtöselvityksen ja paikkojen varaamisen verkossa, ja työntekijä auttaa vain ongelmatilanteissa.
tietojärjestelmät ja organisatorisen muutoksen kolme tasoa: 3 TRANSFORMAATIO
TRANSFORMAATIO
Kategoria: Rakenne, ihmiset ja prosessi
Selitys: Transformaatio on radikaalein muutos, joka voi muuttaa sekä organisaation rakennetta että toimintatapoja. Se vaatii vahvaa johdon tukea ja omistajuutta, sillä muutokset voivat politisoitua ja niihin liittyy suuria riskejä ja hallinnan haasteita.
Esimerkki: Wikipedia on radikaalisti muuttanut tiedon tuottamisen ja jakamisen toimintamalleja verrattuna perinteisiin tietosanakirjoihin.
Tietojärjestelmien vaikutusten nelikenttä
Selitys: Tietojärjestelmillä voi olla sekä odotettuja että odottamattomia vaikutuksia, positiivisia tai negatiivisia:
Odotettu positiivinen: Alemmat kustannukset, parempi laatu, suurempi volyymi.
Odotettu negatiivinen: Siirtymävaiheen kustannukset, muutosvastarinta, avainhenkilöstön kuormittuneisuus.
Odottamaton positiivinen: Digitaalinen innovaatio tai uusi liiketoimintamahdollisuus.
Odottamaton negatiivinen: IS failure, järjestelmävika tai häiriö, joka aiheuttaa merkittäviä ongelmia.
Yritysjärjestelmät määritelmä
Yritysjärjestelmän perusta on keskitetty tietokanta. Se hyödyntää natiivia integraatiota, eli tapahtuma moduulissa X laukaisee tapahtuman myös moduuleissa Y ja Z (esim. tilaus-toimitusprosessi). Järjestelmä on modulaarinen, joten ei ole pakko implementoida kaikkia sovelluksia kerralla. Lisäksi se on konfiguroitavissa ja tarjoaa yhtenäisen käyttöliittymän ulkoasun ja navigoinnin.
ERP aiheet (7)
Määritelmä: ERP (Enterprise Resource Planning) on yritysjärjestelmä, joka integroi organisaation prosessit, resurssit ja tiedon yhteen keskitettyyn järjestelmään.
Siilo-efekti: ERP vähentää tietosiiloja eli erillään olevia tietovarastoja eri osastoilla, jolloin tieto kulkee saumattomasti organisaation sisällä.
Yhteinen tietokanta: Kaikki tiedot tallennetaan keskitettyyn tietokantaan, mikä mahdollistaa reaaliaikaisen tiedon jakamisen ja vähentää virheitä.
Tietotyypit: ERP käsittelee mm. asiakas-, tuote-, varasto- ja taloustietoja.
Dokumenttityypit: ERP hallinnoi erilaisia dokumentteja kuten tilauksia, laskuja, toimitus- ja varastodokumentteja.
Hyödyt: Parantaa tehokkuutta, vähentää virheitä, lisää läpinäkyvyyttä ja tukee parempaa päätöksentekoa.
Haasteet: Korkeat käyttöönoton kustannukset, muutosvastarinta, monimutkainen konfigurointi ja koulutustarpeet.
ERP määritelmä
- ERP (Enterprise Resource Planning) eli toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksen integroitu tietojärjestelmä, jolla tuetaan, automatisoidaan ja hallitaan kokonaisvaltaisesti liiketoimintaprosesseja.
- Se on valmisohjelmisto, jota voidaan sovittaa yrityksen prosesseihin, mutta usein järjestelmän käyttöönotto vaatii myös liiketoimintaprosessien muuttamista.
ERP siiloefektin estäminen
Ihmiset eri osastoilla keskittyvät omiin tehtäviinsä, mutta eivät pysty ottamaan huomioon sitä, miten heidän tekemisensä vaikuttaa prosessin muissa osissa; pelkkä tiedon jakaminen ei riitä osastojen välillä, myös työ eri osastoilla on koordinoitava
ERP yhteinen tietokanta
Lisää tiedon eheyttä ja tehokasta saatavuutta tallentamalla liiketoimintaan liittyvän tiedon yhteen yhteiseen tietokantaan
Kukin tieto vain kertaalleen; kaikki hyödyntävät samaa tietoa
ERP tietotyypit
Organisaatiodata: Yrityksen rakenne ja yksiköt (esim. osastot, toimipisteet).
Master-data: Perustiedot, joita käytetään useissa prosesseissa (esim. asiakkaat, tuotteet, toimittajat).
Transaktiodata: Päivittäiset liiketapahtumat ja dokumentit (esim. tilaukset, laskut, toimitukset).
ERP organisaatiodata
Toiminnanohjausjärjestelmässä voidaan mallintaa reaalimaailman organisaatiorakenne. Esimerkiksi PK-yrityksessä voidaan kuvata toimipisteet, varastot, lastauslaiturit ja muut organisaation yksiköt, jotta järjestelmä tukee liiketoimintaprosesseja tarkasti.
ERP master-datan hallinta
Master-datan tulee olla korkealaatuista: tarkkaa, täydellistä, ajanmukaista ja johdonmukaista. Jokaisella master-datalla tulisi olla selkeä omistaja, koska virheellinen data voi aiheuttaa prosessihäiriöitä, kuten ylimääräisiä rivejä, virheellisiä ostotilauksia, laskuja väärään osoitteeseen tai väärän varastosaldon. Usein master-datan luominen ja ylläpito keskitetään omalle aliorganisaatiolleen laadun varmistamiseksi.
ERP transaktiodata
Transaktiodata syntyy liiketoimintaprosessien eri vaiheiden suorittamisen tuloksena.
Se on yhdistelmä master-dataa, organisaatiodataa ja tilanteeseen liittyvää dataa.
Transaktiodata kertoo esimerkiksi, kuka otti tietyn tuotteen tietystä varastosta, milloin ja kuinka paljon.
ERP master-data
Masterdata on tietoa, joka kuvaa liiketoimintaprosesseihin liittyviä olioita, kuten asiakkaita, tuotteita, projekteja, tilejä tai työkeskuksia.
Esimerkiksi asiakkaan master-data määrittelee, mitä tietoa kustakin asiakkaasta on pakko tai voidaan tallentaa järjestelmään.
Jokaisen olion master-data tulisi tallentaa vain kerran, mutta esimerkiksi tuotteen master-data voidaan jakaa eri näkymiin prosessikohtaisesti.
Master-data muuttuu melko hitaasti, esimerkiksi asiakkaan osoite tai yhteyshenkilö muuttuu harvoin.
ERP dokumenttityypit
ERP-järjestelmä generoi monia dokumentteja automaattisesti.
Näitä ovat esimerkiksi virtuaaliset kirjanpitodokumentit, virtuaaliset materiaalidokumentit sekä transaktiodokumentit, jotka tallentavat liiketapahtumien tiedot järjestelmään.
