Nenne die 7 Phasen des BPM Lifecycles in der korrekten Reihenfolge.
Modeling, IT Refinement, Deployment, Execution, Monitoring, Analysis, KPIs.
Definiere die 7 Phasen des BPM Lifecycles
- Modeling
Der Geschäftsprozess wird fachlich beschrieben und modelliert. - IT-Refinement
Das fachliche Modell wird technisch konkretisiert, damit es implementiert werden kann. - Deployment
Das Prozessmodell wird ins System übernommen und einsatzbereit gemacht. - Execution
Der Prozess wird ausgeführt, also konkrete Instanzen laufen im System. - Monitoring
Die laufenden Prozesse werden überwacht und Daten gesammelt. - Analysis
Die gesammelten Daten werden ausgewertet, um Schwachstellen zu erkennen. - KPI-Bewertung
Kennzahlen werden geprüft, um zu sehen, ob der Prozess die Ziele erreicht.
Wichtig:
Der BPM-Lifecycle ist ein Kreislauf – die Ergebnisse aus Analyse und KPIs führen wieder zu Anpassungen im Modell.
Zeichne den BPM Lifecycle
Was versteht man unter dem “Devil’s Quadrangle” (Teuflisches Viereck)?
Time, Quality, Flexibility, Cost
Es beschreibt den Zielkonflikt bei der Optimierung. Die Verbesserung einer Dimension (z. B. Kosten) führt oft zur Verschlechterung einer anderen (z. B. Qualität oder Flexibilität).
Welche 4 KPI-Kategorien gibt es? Und nenne jeweils ein Beispiel
1️⃣ Time (Zeit)
Misst Geschwindigkeit oder Dauer eines Prozesses.
Beispiele:
Bearbeitungszeit einer Aktivität
→ z. B. Zeit für die Risikobewertung
2️⃣ Cost (Kosten)
Misst finanzielle Aufwände.
Beispiele:
Kosten pro Prozessinstanz
→ z. B. Kosten pro bearbeitetem Kreditantrag
3️⃣ Quality (Qualität)
Misst Fehlerfreiheit und Ergebnisqualität.
Beispiele:
Fehlerquote
→ z. B. Anteil falscher Kreditentscheidungen
4️⃣ Flexibility (Flexibilität)
Misst Anpassungsfähigkeit des Prozesses.
Beispiele:
Anpassungszeit an neue Anforderungen
→ Wie lange dauert es, neue Kreditregeln einzubauen?
Control Category?
- Control Category:
Resequencing:
Parallel Activities
Knockout Prinzip
Activity Category
- Activity Category (Die Tätigkeit an sich)
Hier fassen wir die Aufgaben selbst an:
* Elimination: Alles streichen, was keinen direkten Kundenwert hat (z. B. überflüssige Kontrollen).
* Composition: Kleine Aufgaben zu einer großen zusammenfassen. Vorteil: Weniger Übergaben und weniger “Eindenken” (Setup Time).
* Automation: Menschen durch Software ersetzen. Gut für Kosten/Zeit, schlecht für Flexibilität.
Staff Category
- Staff Category (Das Personal)
Hier geht es oft um den Konflikt: Spezialist vs. Generalist.
* Case Manager: Eine einzige Person ist der Verantwortliche für eine Prozessinstant. Er ist der Ansprechpartner für den Kunden eines Prozesses (steigert Qualität/Kundenzufriedenheit)
* Case Assignment: Eine Person führt so viele Schritte wie möglich selbst aus.
◦ Vorteil: Weniger Einarbeitungszeit (Setup Time).
◦ Nachteil: Wenn diese Person krank/beschäftigt ist, steigt die Wartezeit (Queue Time) extrem,.
Integral Category?
Technology
Neue Technologien werden eingesetzt, um physische Einschränkungen zu entfernen.
→ Kann langfristig Kosten senken und die Execution Time reduzieren (kurzfristig höhere Implementierungskosten).
Exception
Exceptional cases werden vom Hauptprozess getrennt.
→ Der typische Fall wird effizienter und kann ggf. als Straight Through Processing (STP) automatisiert werden.
External Category
External Category dreht sich komplett darum, wie der Prozess mit der Außenwelt (Kunden, Lieferanten, Partnern) interagiert
Outsourcing: Du gibst Teile des Prozesses komplett an externe Dienstleister ab. Das spart Zeit und Geld, aber du verlierst oft den Überblick über die Qualität, weil du den genauen Status nicht mehr kennst
Trusted Party: Du nutzt fertige Daten von vertrauenswürdigen Dritten (z.B. Schufa-Ratings), anstatt die Bonität selbst zu prüfen
Erkläre das Prinzip “Triage” bei der Prozessoptimierung.
Eine generische Aufgabe wird in spezialisierte Aufgaben aufgeteilt (z. B. leichte vs. schwere Fälle).
Wirkung:
Aufgaben können gezielt an Mitarbeiter mit passenden Skills verteilt werden.
→ verbessert Quality, reduziert Cost und Time.
→ bessere Auslastung des Personals.
Nachteil:
Kann zu monotoner Arbeit führen.
→ möglicher negativer Einfluss auf die Qualität.
Wo liegt das größte Optimierungspotenzial bei der “Time” (Zeit)?
In der Wait Time / Queue Time (Wartezeit), da diese ca. 95% der Durchlaufzeit ausmacht. Die reine Bearbeitungszeit (Service Time) ist meist vernachlässigbar.
Was ist der Hauptunterschied zwischen “Static Analysis” und “Dynamic Analysis”?
Static Analysis prüft nur die Struktur des Modells auf Fehler (z. B. “Anti-Patterns”), ohne es auszuführen. Dynamic Analysis simuliert den Prozess mit Daten, um Kennzahlen (Zeit, Kosten) zu berechnen.
Was ist Dynamic Analysis und was ist das Ziel?
Es untersucht einen Prozess quantitativ, also mit echten Zahlen. Dabei werden die folgenden Faktoren simuliert:
- Dauer der Prozesse
- Wie oft sie ausgeführt werden
- Kosten pro Prozess
- Welches Personal für welche Aktivitäten zuständig ist
- Eintrittswahrscheinlichkeiten für bestimmte Aktivitäten
Ziel: Grundlage, um fundierte Optimierungsentscheidungen auf Basis von Zahlen zu treffen, statt nur die Struktur des Prozesses zu betrachten
Welche Zwei Arten der Simulation gibt es bei Dynamic Analysis und was machen sie?
1️⃣ Analytische Simulation
Rechnet mit Wahrscheinlichkeiten und Durchschnittswerten.
→ Schneller, aber vereinfacht (z. B. keine echte Ressourcen-Konkurrenz).
2️⃣ Diskrete Simulation
Simuliert jeden einzelnen Fall Schritt für Schritt.
→ Berücksichtigt Ressourcen, Kalender, Wartezeiten.
→ Realistischer, aber aufwendiger.
Welches “Anti-Pattern” wird bei der Statischen Analyse oft gesucht?
Das “Ping-Pong”-Spiel, bei dem Arbeit unnötig oft zwischen Abteilungen hin- und hergewechselt wird (Organisation boundaries).
Was ist der große Nachteil der “Analytical Simulation”?
Sie ignoriert Ressourcen-Konflikte (Competition). Sie geht davon aus, dass Ressourcen theoretisch verfügbar sind, und berechnet nur Durchschnittswerte.
Was ist das Ziel von “Process Discovery” (Mining)?
Aus den Audit-Trail-Daten (Log-Dateien) das tatsächliche Prozessmodell abzuleiten, statt sich auf theoretische Annahmen zu verlassen.
Was ist Monitoring?
Monitoring bedeutet die Überwachung des aktuellen Zustands laufender Prozesse. Man sieht, welche Instanzen gerade aktiv sind, wo Verzögerungen entstehen und ob Abweichungen auftreten.
Was ist Auditing
Auditing bezieht sich auf die Speicherung der gesamten Prozesshistorie im sogenannten Audit Trail. Dieser enthält unter anderem Zeitstempel, ausgeführte Aktivitäten, Reihenfolgen und beteiligte Ressourcen. Dadurch erhält man reale, messbare Daten über das tatsächliche Prozessverhalten.
Wie können die im Monitoring und Auditing gesammelten Daten dann genutzt werden um den Prozess zu verbessern? (3 Punkte)
Das geschieht entweder grundlegend
* durch Business Process Re-Engineering (BPR)
* kontinuierlich durch Continuous Process Improvement (CPI) oder in
* Echtzeit durch Business Activity Monitoring (BAM).
Fülle aus und erkläre
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Was ist Business Reengineering?
Business Process Reengineering ist eine radikale Form der Reorganisation bzw. Neugestaltung von Geschäftsprozessen um Leistungsmerkmale wie Kosten, Qualität, Service und Geschwindigkeit drastisch zu verbessern
