Un projet mal planifié prendra _______________________ que prévu
Un projet mal planifié prendra trois fois plus de temps à réaliser que prévu
Pourquoi est-il important de définir un projet (PHASE DE DÉFINITION) ?
- Dès le début du projet, il existe une incompréhension capitale entre les donneurs d’ordre (clients et futurs utilisateurs) et les prestataires, maitres de l’art, chargés de la réalisation.
- Les clients et les prestataires n’ont pas la même notion de performance et ne visent pas la même cible
- Le client attend une solution offrant des services sur mesure offrant un avantage concurrentiel
- Le fournisseur souhaite limiter ses risques et reproduire ce qu’il a déjà fait auparavant et ce qu’il connait (standardisation)
- Malgré les cahiers de charges et les contrats, le désaccord entre le fournisseur et son client est fondamental.
Dans la phase de définition, quel problème peut-il avoir entre les clients et les prestataires ?
Ils n’ont pas la même notion de performance et ne visent pas la même cible. Incompréhension capitale.
Comment un fournisseur voit-il le projet en phase de définition ?
Il souhaite limiter ses risques et reproduire ce qu’il a déjà fait auparavant et ce qu’il connait (standardisation)
Quelle solution existe-t-il pour éviter les problématiques liées à la définition d’un projet ?
Le client fait partie du projet!
Que se passe-t-il dans la phase définition d’un projet ?
- Objectifs
- Spécifications
- Tâches
- Responsabilités
Lorsqu’il est question de cerner les objectifs , dans la phase de définition d’un projet, quels sont les buts ?
- Aligner ces objectifs avec tous les intervenants
- Aligner les attentes des clients
- Aligner les priorités internes
- Gérer les attentes et les exigences
- Créer un lien de confiance avec le client et les parties prenantes
Quelles sont les étapes de définition de projet ?
- Définir l’envergure du projet
- Établir les priorités (budget vs temps vs envergure vs qualité)
- Créer une structure de découpage SDP (WBS)
- Intégrer la SDP au sein de l’organisation
- Coder la SDP pour le SI
- Établir la synthèse du projet
- Créer la matrice des responsabilités
- Créer le plan de communication
Comment définit-on bien l’envergure d’un projet dans la phase définition du projet?
Objectifs de projets Détail des livrables Les Jalons Les exigences techniques Les limites et exclusions Révision du contenu avec le client et la direction interne
*Mises à jour continuelles - client, haute direction, sponsor
Comment est-ce qu’on établit les priorités d’un projet (dans la phase définition)
Via une matrice de priorités, on classe :
Contraintes : les paramètres initiaux sont fixes
Optimisation : quel critère peut être optimisé?
Acceptation : dans quel critère pourrait-on accepter de ne pas rencontrer les paramètres initiaux?
Comment planifie-ton un projet avec du gros bon sens ?
- Se concentrer sur une précision à plus larges mailles
- Garder des marges de sécurité (contingence)
- Chaque équipe de travail gère son propre planning détaillé
- L’équipe est autonome et responsable de corriger les dérives avant de tirer la sonnette d’alarme.
- Déléguer une partie de la gestion de projet aux équipes de travail
- La phase de planification reste un cadrage général
Comment décrit-on une phase de planification critique ?
- L’obsession du planning est omniprésente (culture industrielle)
- La planification est édifiée comme la clé de voûte de la gestion de projet
- Si à l’échéance, le problème n’est pas résolu, c’est qu’on n’a pas assez détaillé, planifié…
- Certains diagrammes PERT sont si complexes que seul un mathématicien eut les déchiffrer…
- Les plans les plus rigoureux ne sont pas les plus efficaces
Malheureusement, ceci n’élimine pas tous les risques.
Quelles sont les conséquences des changements en cours de projets?
Plus il y a de changements de plans, plus les couts du projets augmentent.
Toutefois, plus il y a de plans différents au départ, moins les couts sont élevés au lancement.
Quels sont les principes directeurs pour l’estimation des durées, des coûts et des ressources ?
- La responsabilité
- Le recours à différentes personnes pour les estimations
- Les conditions normales
- Les unités de temps
- L’indépendance des lots
- Les imprévus
L’ajout d’une évaluation des risques aux estimations pour éviter des surprises aux partie prenantes
Nommer des exemples de techniques d’estimation dans la phase de planification de projets.
Histoire antérieure (effort réel)* Analogie (similaire mais pas identique) Proportionnel *(même travail mais échelle différente) Opinion d’un expert* Modélisation paramétrique PERT Triple estimation*
Planification de projets : Qu’est-ce que séquencer des activités ?
Séquencer les activités : celle qui vient en premier, en second, en troisième, etc.
- Chercher les relations entre les activités
- Qu’est ce qui peut être fait en parallèle?
- Quelles activités doivent attendre que d’autres se terminent?
Qu’Est-ce que le chemin critique ?
On utilise l’expression chemin critique pour désigner le chemin le plus long à travers le réseau de projet. Quand une activité de ce chemin se termine plus tard que prévu, le projet lui-même sera retardé de la même période de temps.
On surveille particulièrement les activités du chemin critiques afin d’éviter les dépassements et les retards.
Comment établir le budget d’un projet?
- Établir l’enveloppe budgétaire, inclusions, exclusions, horizon, contingence… (dans un document officiel)
- Utiliser l’historique de projets semblables
- Se baser sur l’estimation des spécialistes (et les revoir/auditer)
- Appliquer des pourcentages types pour certains rôles
- Établir la contingence selon le niveau d’inconnues
- Évaluer en fonction des risques
- Mode «forfaitaire» ou «temps & matériel»
- Établir le suivi budgétaire: par tâche, par ressource…
À quelles questions l’objectif d’un projet répond-il ? Fournissez un exemple d’un bon objectif de projet.
Les objectifs d’un projet répondent aux questions « Quoi ?», « Quand ?» et
« Combien ?».
Voici un exemple d’un bon objectif de projet : Remplacer le pont de la rivière Rosette
pour le 3 août, à un coût n’excédant pas 1 500 000 $.
En quoi un plan de communication est-il pertinent dans la gestion de projets?
Un plan de communication permet de réduire les problèmes dans les projets et assure que les clients, les membres de l’équipe de projet et les autres parties prenantes possèdent la bonne information pour bien faire leur travail. Le but d’un plan de communication est d’assurer la circulation de l’information entre les différentes parties prenantes en répondant aux questions suivantes : « quoi », « à qui », « de qui », « comment » et « quand ». Ainsi, les calendriers, les problèmes et les actions en cours peuvent être suivis.
Est-il possible d’éliminer les risques en planifiant soigneusement un projet?
Les risques d’un projet ne peuvent pas être éliminés. Il est impossible d’être conscient de tout ce qui pourrait survenir lorsqu’un projet est implanté. Des événements
indésirables ciblés avant que le projet ne commence peuvent être transférés, évités, réduits ou acceptés. Des plans de substitution avec un seuil d’activation et
d’attribution des responsabilités devraient être établis avant la mise en oeuvre du projet.
Quelle différence y a-t-il entre éviter un risque et accepter un risque ?
Éviter un risque implique de changer le plan du projet de façon préventive afin d’empêcher qu’un risque précis ne se produise. Accepter un risque signifie de ne pas prendre de mesure préventive; un plan de substitution sera alors mis en oeuvre si le risque se manifeste.
Quelle différence y a-t-il entre réduire un risque et établir un plan de substitution ?
Réduire un risque renvoie au fait d’agir de façon à diminuer la probabilité qu’il se produise ou à réduire l’impact de ce risque sur le projet.
Un plan de substitution, pour sa part, est un plan d’action planifié, à mettre en oeuvre si le risque se réalise. Réduire un risque est une mesure préventive, alors qu’un plan de substitution constitue une mesure réactive.
Réduire un risque ou préparer un plan de substitution, quelle est la mesure préventive et quelle est la mesure réactive ?
Préventive : réduire un risque
Réactive : planifier un plan de substitution
