Nennen und erläutern Sie 3 Dimensionen, nach denen man Projekte in Projektarten gliedern kann. (6 BE)
1 Projektauftraggeber: intern oder extern, wer will das Projekt?
2 Business Value: Was bringt es dem Unternehmen, wenn das Projekt gemacht wird? (Strategisches Projekt, Taktisches Projekt)
3 Projektinhalt/Projektgegenstand: Was passiert im Projekt, um was geht es?
4 Geographie: National/International
5 Projektgräße: klein, mittel, groß
Nennen Sie 3 wichtige Projektkostenarten und jeweils 1 Beispiel dazu! (6 BE)
Personalkosten: Gehalt
Materialkosten: Rohstoffe
Betriebskosten: Miete, Strom, etc
Nennen und erläutern Sie vier Methoden zur Ermittlung des Fortschrittsgrads in Projekten. (8 BE)
Meilensteintrendanalyse (MTA):
wichtigsten Meilensteine des Projekts identifiziert und deren Erreichung überwacht.
Geplante und tatsächliche Zeit wird verglichen.
Earned Value Management (EVM):
Vergleich Wert von geleisteter Arbeit (Earned Value) mit geplanten Kosten (Planned Value) uind tatsächlichen Kosten (Actual Value)
Fortschrittsberichte:
Abgeschlossene Aufgaben, aktueller Fortschritt und Aktualisierungen
Prozentwertmethode:
schätzt Fortschritt eines Projekts basierend auf dem Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit
Nennen und beschreiben Sie die 4 möglichen Anordnungsbeziehungen von Ablaufelementen in Netzplänen! (4BE)
Normalfolge(EA):
Nachfolger beginnt erst nach Abschluss Vorgänger
Anfangsfolge(AA):
Nachfolger beginnt erst nach Anfang Vorgänger
Endfolge(EE):
Nachfolger schließt erst nach Abschluss Vorgänger
Sprungfolge:(AE)
Nachfolger erst enden wenn Vorgänger angefangen hat
5 Phasen des Projektmanagements + wichtigsten Prozesse darin
- Initiierung: Projektauftrag erstellen, Stakeholder identifizieren, Projektziele definieren
- Planung: Projektstrukturplan erstellen, Zeitplan entwickeln, Ressourcen planen, Risikomanagement
- Durchführung: Projektteam leiten, Aufgaben ausüben, Kommunikation
- Überwachung & Steuerung: Fortschritt überwachen, Leistungsberichte erstellen, Änderungen managen
- Abschluss: Projektabschlussbericht erstellen, Projektergebnisse übergeben, Projektteam auflösen
Erläutern Sie die additive und lineare Prognose im Rahmen der Projektsteuerung? (6 BE)
Additive Prognose:
Zukunft kann durch summe der bisherigen Fortschritte oder Kosten und einer konstanten Rate vorhergesehen werden.
Lineare Prognose:
lineare Projezierung um zukünftigen Fortschritt oder Kosten vorherzusagen. Fortschritt und Kosten im konstanten Verhältnis zur Zeit.
Arten der Codierung für den Projektstrukturplan (PSP) (3 BE)
- Rein numerische Codierung:
Ausschließlich Zahlen zur Identifikation: 2.1.2 - Rein alphabetische Codierung:
Ausschließlich Buchstaben zur Identifikation: B.A.B - Alpha-numerische Codierung:
Buchstaben und Zahlen zur Identifikation: 1.A.2 - Klassifizierende Codierung
Zahlen und Buchstaben um zusätzliche Informationen zu vermitteln: 1.2.A
Erläutern Sie den Aufbau einer Kommunikationsmatrix. Gehen Sie dabei auch auf die Notwendigkeit von Kommunikation beim Stakeholdermanagement ein! (8 BE)
Aufbau:
- Links vertikal -> einzelne Stakeholder bzw Gruppen
- horizontal, oben -> Art des Einbindens: aktiv (Besuche, Jour Fix); passiv (E-Mail verteiler, Newsletter)
- in den Zellen der Matrix -> (Relevanz, Zuständigkeit, Frequenz, Erfolgsmessung)
Notwendigkeit:
1. Erwartungsmanagement
2. Transparenz und Vertrauen
3. Risikomanagement
4. Entscheidungsfindung
5. Feedback und Verbesserung
6. Koordination und Zusammenarbeit.
Nennen Sie Beispiele für eine quantifizierende und qualifizierende Risikobewertung! (4 BE)
Quanitfizierte Risikoberwertung:
Verwendet numerische Werte um Risiken zu bewerten
Risikowert = Eintrittswahrscheinlichkeit * Tragweite (Geldschaden)
Qualifizierende Risikobewertung:
Bewertet Risiken mit einfachen Kategorien: Wahrscheinlichkeit(gering, mittel, hoch), Auswirkung(gering, mittel, hoch)
Wie kann ein Team definiert werden? (3 BE)
- soziale Einheit von 3 oder mehr Personen
- Mitglieder nehmen sich selbst als solche wahr
- Eingegliedert in Organisation
- erledigt mind eine gemeinsame Aufgabe
Erläutern Sie folgende dysfunktionalen Teamphänomene: social loafing, group think, risk shifting? (9 BE)
social loafing (soziales faulenzen):
- größere Gruppe -> weniger Einzelleistung (Effizienz sinkt)
- Grund: psychologisch fällt Eigenleistung weniger ins Gewicht
group think:
- Gruppenmeinung kann ungleich Meinung einzelner sein
- Grund: Versuch Kompromisse zu finden, Anpassung, Harmoniebedürfnis
risk shifting:
- Gruppen treffen eher riskantere Entscheidungen
- Grund: Gruppenmitglieder stellen Sicherheitsfaktor dar
Erläutern und Differenzieren Sie die Begriffe: „Programmmanagegement“ und „Portfoliomanagement“! (9 BE)
Programmmanagement optimiert zusammenhängende Projekte zur Erreichung eines gemeinsamen Nutzens.
- Nutzen durch inhaltliche verbundene Projekte, zeitlich Begrenzt auf Programmziel
Portfoliomanagement steuert Projekte und Programme im Gesamtkontext der Unternehmensstrategie, unabhängig von deren inhaltlichen Beziehungen.
- maximieren Gesamtnutzen aller Projekte, egal ob Abhängikeit gegeben oder nicht, Überwachen und Steuern Projektlandschaft für langfristige und kontinuierliche Optimierung
Was verstehen Sie unter einem: „Projektmanagementprozess“. Erläutern Sie die Bedeutung von Projektmanagementprozessen bei der Bearbeitung von Projekten! (3 BE)
Strukturierte Abfolge von Aktivitäten, die zur erfolgreichen Planung, Steuerung und Durchführung eines Projekts notwendig sind.
Bedeutung:
- Koordination Ressourcen, Ziele, Risiken
- Sicherstellen dass Projektziele innerhalb vorgegebenen Zeit-, Kosten-, Qualitätsrahmens erreicht werden
Erläutern Sie den Grundaufbau eines Projektstrukturplanes über 4 Projektstrukturebenen anhand eines Beispiels! (8 BE)
Ebene 1: Gesamtprojekt
Ebene 2: Teilprojekte
Ebene 3: Teilaufgaben
Ebene 4: Arbeitspakete
Klare und einheitlich verstandene Projektziele sind wichtig für den Projekterfolg. Wie können Sie als Projektleiter dafür sorgen, dass die Projektziele eine gute Grundlage für die weitere Planung und Durchführung bilden. (10 BE)
Anwenden SMART Prinzip:
Spezifisch: konkret, eindeutig
Messbar: quantitativ/Qualitativ beurteilbar
Attraktiv: erstrebenswert
Relevant: realistisch mit vorhandenen Ressourcen Machbar
Terminiert: in sinnvollen Zeitrahmen machbar
In welchen Phasen verläuft eine Teamentwicklung (in Anlehnung an Tuckman)? Erläutern Sie die einzelnen Phasen kurz beschreiben und gehen Sie dabei auf die besondere Rolle des Projektleiters ein! (10 BE)
- Forming
Teammitglieder lernen sich kennen
- PL soll alle einbinden
- Storming
- Konflikte und Machtkämpfe - Mitglieder klären ihre Rollen
- PL Aufgaben und Rollen klar halten, Konflikte bewältigen, Pensum optimal - Norming
- Team entwickelt gemeinsame Arbeitsweise
- PL unterstützt, nimm Teil, aber diktiert nicht - Performing
- Team erreicht hohe Leistung
- PL ist Unterstützer und Manager, Motivationsgeber - Adjourning
- Team löst sich nach Projektschließung auf
- PL gibt Feedback, Sammeln Erfahrung, offene Punkte erörtern
Nennen und erläutern Sie die Phasen des Stakeholdermanagements! (8 BE)
- Identifikation der Stakeholder
- Analyse der Stakeholder
- Portfoliobewertung: Einschötzen Macht/Einfluss und Konfliktpotenzial
- Aktionsplan: Strategie Umgang mit Stakeholdern
- Monitoring: Beobachten Stakeholder insbesondere in Bezug auf Veränderungen
Ein Projekt ist ein „besonderes Vorhaben“. Über welche Faktoren lassen sich Projekte von Routinearbeiten abgrenzen (mind. 6 Nennungen)? (6 BE)
Einmaligkeit
Zeitliche Begrenzung
Zielorientierung
Komplexität
Innovation
Risikobehaftet
Ressourcengebundenheit
Erläutern Sie anhand eines Beispiels die Möglichkeit zur Quantifizierung von qualitativen Chancen und Risiken! Wie kalkuliert sich daraus der Risikowert? (7 BE)
- Qualitative Chancen (niedrig, mittel, hoch) werden Wahrscheinlichkeitsintervallen zugewiesen
- zB hoch: 100-66%, mittel: 65-33%, niedrig: 32-0%
- weitere Eingrenzung darauf ausgehend theoretisch noch möglich auf genauen Wert (14,6 %)
Berechnung Risikowert (RW) = Eintrittswahrscheinlichkeit * Schadenshöhe (Geldverlust)
Welche Schritte der Projektplanung lassen sich unterscheiden? (3BE)
- Phase: Erstellen eines Phasenplans (Orientierung an großen Phasen)
- Phase: Erstellen eines Projektstrukturplans (inhaltliche Gliederung der Gesamtaufgabe)
- Phase: Erstellen eines Netz- bzw. Ablaufplans (zeitliche/soziologische Verknüpfung von Arbeitspaketen)
Welches sind die Schritte eines systematischen Risikomanagements? (7 BE)
- Chancen und Risiken identifizieren
- Chancen und Risiken vor der Maßnahme bewerten
- Maßnahmen planen
- Situation nach der Maßnahme bewerten
- Entscheidung über die Maßnahme treffen
- Maßnahme einplanen, durchführen und überwachen
- Erfahrungen auswerten und für künftige Projekte zunutze machen
Was ist der Unterschied zwischen Erfolgskriterien und Erfolgsfaktoren. Erläutern Sie dies anhand eines Beispiels! (4 BE)
Erfolgskriterium:
Sind Merkmale: Woran wird Erfolg gemessen? (Projekt ist innerhalb des Zeitplans fertig geworden und erfüllt die Qualitätsstandards)
Erfolgsfaktor:
Sind Mittel: Wie kann der Erfolg erreicht werden? (Personal ist kompetent und hoch motiviert, Team wurde gut geleitet)
Was versteht man unter und wodurch unterscheiden sich Lastenheft und Pflichtenheft? Wann, d.h. in welchen Projektmanagementphasen, werden diese Dokumente normalerweise erstellt? (6 BE)
Lastenheft:
- Def.: Alle vom Auftraggeber festgelegte Forderungen an Lieferung und Leistung im Rahmen des Projekts
- Einsatz: Definition und Initialisierungsphase
Pflichtenheft:
- Def.: Vom Auftraggeber existierte Realisierungsvorgaben auf Basis des Lastenhefts
- Einsatz: Planungsphase
Erläutern Sie den Unterschied zwischen Projektmanagementphasen und Projektphasen! (6 BE)
Projektmanagementphasen:
Abschnitte mit Konzentration auf Verwaltung und Steuerung des Projekts
- für jedes Projekt gleich
Projektphasen:
Zeitlich zusammenhängende Abschnitte mit Konzentration auf die Inhaltlichen Aktivitäten und Ergebnisse des Projektes
- für Projekte unterschiedlich
