Administração - Conceito inicial
Henri Fayol foi pioneiro, ao conceituar Administração como a aplicação do PO3C no SeFiCoCoTe.
Fayol — funções administrativas: Previsão, Organização, Comando, Coordenação e
Controle (PO3C); funções não administrativas: Segurança, Financeiras, Comerciais, Contá
beis e Técnicas (SeFiCoCoTe).
Administração - Conceito Atual
Modernamente, na teoria clássica de administração, pode-se entender as funções básicas da administração não mais como PO3C, mas como PODC: Planejamento, Organização, Direção e Controle. Dessa forma, cria-se o conceito de processo administrativo.
Hoje, o processo administrativo nada mais é do que a soma das funções básicas de administração.
Obs.: o processo administrativo pode ser visto como um ciclo no qual os recursos são entra
das (inputs) e os resultados são as saídas (outputs).
Administração - definição de outros autores
Obs.: as funções mais cobradas são as de Fayol e as de Dale (ou Drucker).
Processo Administrativo
O processo administrativo foi um conceito desenvolvido na Teoria Neoclássica por Ernest
Dale e Peter F. Drucker. Trata-se de um ciclo contínuo, dinâmico, interativo, sistêmico, retroativo e iterativo, sendo as suas funções interdependentes, com características próprias para cada uma delas.
As funções de planejamento e organização trazem aspectos mais abstratos. Por outro lado, a direção e o controle se referem a aspectos mais concretos do trabalho, principalmente relacionados à condução do projeto idealizado e à verificação de que os processos estão de acordo com os objetivos previamente estabelecidos.
Além disso, nota-se como todas as funções se dividem pelos níveis estratégico, tático e operacional, da seguinte maneira:
Quem foi o precursor a definir administração?
Henri Fayol.
Quem definiu o atual conceito de processo administrativo?
Ernest Dale e Peter F. Drucker
(FGV/MPE-AL/2018) Em relação às funções da Administração e as respectivas abrangências, está correto afirmar que:
a. variam de acordo com o nível hierárquico do administrador.
b. variam de acordo com o tipo de organização.
c. variam de acordo com as recompensas.
d. variam de acordo com o ambiente de trabalho.
e. são as mesmas, independentemente do contexto.
LETRA E.
Em todos os níveis hierárquicos, observa-se o PODC.
O processo administrativo está presente em todas as organizações.
PODC
Planejamento
Organização
Direção
Controle
PODC - Planejamento
Função precedente que define o futuro desejado para a organização. Cuida da criação de objetivos, metas, estratégias, estudo de cenários e determinação dos recursos necessários para a consecução dos objetivos máximos da organização.
Dessa forma, pode-se dizer que o planejamento é a tomada de decisões antecipatórias acerca do futuro da organização, e dá base para as demais funções. Além disso, é importante lembrar que as funções serão desmembradas nos níveis estratégico, tático e operacional.
Obs.: o planejamento é capaz de garantir a consistência e segurança do processo como um
todo, sendo um momento que requer um pensamento mais elevado e uma série de
abstrações. Nota-se que a FGV já cobrou o planejamento como a mais importante
função do processo administrativo.
ATENÇÃO
Por mais que haja diferenças metodológicas acerca das fases e da sequência delas quanto ao planejamento estratégico, defende-se genericamente que a primeira etapa do planejamento é o estabelecimento de objetivos. Os objetivos são, portanto, o ponto de partida e o de chegada. Representam aquilo que a organização quer ser ou alcançar e podem ser mensurados, desmembrados e especificados por metas.
PODC - Planejamento - Conceitos
Políticas: orientam a ação e estabelecem os limites de atuação administrativa por meio de verbos genéricos como “manter, seguir, usar, prover, assistir”. Normalmente, desdobram–se no nível tático ou intermediário entre as várias áreas da organização, como recursos humanos, vendas, marketing etc.
Diretrizes: são princípios que balizam os meios adequados para o atingimento dos objetivos. Também podem ser desmembrados entre as várias áreas de atuação da organização.
Metas: de menor lapso temporal, especificam, detalham, decompõem e quantificam os objetivos como se fossem alvos a serem atingidos. Um único objetivo pode ser desdobrado em várias metas, que lhe permitam o alcance.
Programas: normalmente formulados para o alcance de metas, são planos específicos que podem conter dentro de si um conjunto de planos menores ou de projetos. Um conjunto de programas forma o plano maior. Podem ser formulados programas para todas as áreas da organização.
Procedimentos: determinam os modos de execução de cada programa por meio de uma sequência cronológica de tarefas. Os procedimentos delineiam a rotina administrativa.
Métodos: planos prescritos para o cumprimento de uma tarefa específica, detalhando o trabalho a ser feito por cada pessoa. Sua amplitude é mais restrita e limitada que o procedimento. Valem-se de fluxogramas que representam graficamente o fluxo e a sequência de etapas de uma operação.
Normas: são regras ou regulamentos que asseguram os procedimentos, normalmente empregadas quando se necessita de uma ação específica e única, dando uniformidade e padronização à execução do trabalho. Define ou que deve ou não ser feito.
ATENÇÃO
Ainda que o planejamento seja orientado ao alcance de objetivos futuros e que desenvolva premissas sobre as condições futuras (cenários), torna-se imprescindível a análise das condições presentes da organização, em termos de forças e fraquezas, para que as oportunidades sejam alcançadas e as ameaças, afastadas. Ademais, procura garantir no presente o alcance da visão por meio da determinação dos meios e recursos necessários, interligando, portanto, presente e futuro.
POSSIBILIDADES DE ABORDAGEM EM QUESTÕES
As questões sobre planejamento poderão abordar, por exemplo:
* Relaciona-se com o futuro e procura antecipar-se a ele e prevê-lo;
* Cria os planos, com objetivos, metas, estratégias, missão e visão da organização;
* Realiza o diagnóstico interno e externo com as forças e fraquezas da organização, bem como com as oportunidades e ameaças do ambiente;
* Procura dar condições no presente para o alcance do futuro desejado para a organização;
* Define os meios e recursos necessários para a execução das estratégias e alcance de objetivos;
* É uma forma de aprendizagem organizacional;
* Além de uma função administrativa, é também um processo e técnica gerencial, composto por fases;
* Pode começar com o estabelecimento dos objetivos e a indicação e escolha dos cursos de ação para alcançá-los (estratégia);
* Também lida com a criação de políticas e diretrizes organizacionais, bem como dos padrões para o exercício do controle;
Obs.: é importante lembrar que não existe controle sem planejamento.
* Assim como as demais funções administrativas, divide-se em níveis de alçada (estratégico, tático e operacional, respectivamente).
(FGV/CAM. SSA/2018) O presidente da Câmara de Vereadores do município de Helloá Regina recebeu as seguintes metas para 2018: elaborar o orçamento para o próximo ano e dividir os recursos e as tarefas entre os vereadores do município. Ao trabalhar nessas metas, o presidente estará exercendo, respectivamente, as seguintes funções administrativas:
a. controle e organização.
b. planejamento e liderança.
c. direção e controle.
d. controle e direção.
e. planejamento e organização.
LETRA E.
PODC - Organização
Função que cuida do estabelecimento da hierarquia e da cadeia de comando (princípio escalar), a divisão do trabalho, a atribuição de autoridade e de responsabilidade, a distribuição dos diversos recursos entre os setores/departamentos e níveis hierárquicos para que os objetivos do planejamento sejam alcançados.
Nessa função, observa-se a criação de organogramas (representação gráfica da estrutura formal).
A organização pode ser estruturada em nível global por meio do desenho organizacional, em nível setorial por meio do desenho departamental e em nível operacional por meio do desenho de cargos e tarefas.
Essa organização, portanto, pode ser entendida por diversos aspectos, como:
* Entidade social deliberadamente orientada ao alcance de objetivos.
* Organização formal, com hierarquia e divisão do trabalho, formalizada oficialmente e representada por seu organograma.
* Organização informal, emerge espontaneamente das relações interpessoais, formando a rede social, não visualizável no organograma.
* Função administrativa, parte integrante do processo administrativo, que organiza, estrutura e integra os recursos, órgãos e setores, definindo a atribuição de cada um deles.
ATENÇÃO!!!
A especialização vertical é a divisão de trabalho entre direção, gerência e supervisão, quem é órgão de linha (autoridade de comandado) e quem é órgão de staff (somente assessora, adverte e aconselha dentro de sua área de especialização).
Elemento da especialização horizontal e diversificação das atividades desenvolvidas por uma organização, a departamentalização obedece a critérios bem específicos de homogeneidade, apresentando cada um desses critérios certas vantagens, desvantagens e adequação a determinado contexto. São critérios básicos de departamentalização as seguintes
estruturas: funcional (especialização), divisional (coordenação) e matricial (adaptação).
CARACTERÍSTICAS DAS ORGANIZAÇÕES FORMAIS
-Divisão do Trabalho
- Especialização
- Hierarquia: Obs.: a hierarquia também pode ser chamada de princípio escalar ou cadeia de comando.
- Amplitude Administrativa;
São termos sinônimos:
- Amplitude aberta = amplitude larga = amplitude alta (estrutura descentralizada; poucos níveis hierárquicos);
- Amplitude fechada = amplitude estreita = amplitude baixa (estrutura centralizada; muitos níveis hierárquicos).
(FGV/IBGE/2019) Uma das funções administrativas é a responsável “pela distribuição das tarefas e recursos pelos membros e unidades da empresa” (Sobral e Peci, 2014, p. 251). Essa função administrativa e uma de suas atribuições essenciais são, respectivamente:
a. controle; monitoramento das atividades.
b. direção; definição de responsabilidades.
c. organização; desenho da estrutura organizacional.
d. planejamento; definição de objetivos.
e. planejamento-organização; definição de metas e alocação de recursos.
LETRA C.
PODC - Direção
Função interpessoal de condução das pessoas por meio da elevação de seu moral, ativando processos de liderança por meio da motivação, consonância, consenso e comunicação, envolvendo uso de liderança, influência e bases de poder (formais e informais).
Obs.: a liderança nem sempre será sinônimo de direção.
Trata-se de uma das mais complexas funções. Segundo Nogueira de Faria, ao contrário do planejamento e organização, que são funções mais abstratas, a direção, assim como o controle, são funções mais concretas. A condução de pessoas para o alcance dos objetivos é um dos maiores desafios dentro da estrutura organizacional.
Não existe uma lei, estatuto ou organograma, algo formal, que defina ou facilite a liderança, pois é um fenômeno que acontece quando se está ao redor de pessoas. Logo, a liderança é o reconhecimento dos outros acerca da sua influência.
Além disso, nota-se que uma organização possuirá objetivos organizacionais (eficácia) e objetivos individuais (focados nas pessoas; eficiência).
Essa função exige adequada comunicação, feedbacks e habilidades interpessoais para gerenciar as relações e o clima organizacional, bem como manter a motivação e reduzir conflitos. A direção, portanto, se espalhará por três níveis organizacionais: direção, gerência e supervisão.
Direção é mais amplo, sendo que a liderança está dentro da direção. A liderança é um fenômeno que pode ser tanto formal quanto informal, por meio de bases de poder que podem ser: legitimado, coercitivo e de recompensa. Essas três bases estão muito focadas no conceito de autoridade (formais).
Além disso, existe o poder de referências (carisma) e o poder de competência (técnico), que seriam bases mais informais.
A direção, portanto, vai se valer de um processo comunicacional que basicamente possui os seguintes elementos:
PODC - Direção - Sistemas Administrativos
ATENÇÃO!!!
Enquanto as demais funções são impessoais, a direção constitui um processo interpessoal que define as relações entre os indivíduos.
(FGV/CAM. LEG. SSA/2018) Em todas as áreas funcionais de uma empresa, os administradores exercem as funções administrativas de planejamento, organização, direção e controle. Um exemplo de exercício da função de direção na área de marketing é:
a. atribuição de bônus aos vendedores;
b. estruturação do departamento de marketing;
c. distribuição dos vendedores por área geográfica;
d. monitoração da satisfação dos clientes;
e. definição da estratégia de marketing.
LETRA A.
b) organização
c) organização
d) controle
e) planejamento
PODC - Controle
Refere-se à autorregulação (função homeostática — equilíbrio dinâmico em frente a adversidades) constante da organização para que sobreviva de forma otimizada.
Obs.: Ao contrário do que é normalmente pensado, o controle não possui a função apenas de punir, mas também de premiar. Inclusive, o planejamento, a organização e a direção podem ser alterados por meio do controle.
Para ser efetivo, deve estabelecer padrões ou critérios de controle, avaliar o desempenho, comparar os padrões com o desempenho avaliado e promover os devidos ajustamentos ou ações corretivas. Possui atividades autônomas, independentes e separadas das atividades a serem controladas.
Obs.: Um mesmo objetivo se decompõe em diferentes metas, que podem ser utilizadas pela função controle para a autorregulação. Um princípio do controle estabelece que as atividades que são executadas devem ser apartadas das atividades de controle
das atividades executadas.
Fases do Controle:
1) Estabelecimento dos critérios ou padrões (objetivos) desejados;
Obs.: Logo, a primeira fase do controle está atrelada ao planejamento.
2) Avaliação do desempenho;
3) Comparação do desempenho obtido com o desejado;
4) Ação corretiva.
PODC - Controle - Princípio da Exceção de Taylor
Princípio da Exceção de Taylor
Nem tudo deve ser objeto de controle, especialmente quando isso se insere dentro de uma pequena zona de variação, considerada ainda aceitável.
No âmbito da organização, a preocupação recai sobre o que é excepcional, e não sobre o que é normal. Assim, tudo que estiver na área entre os limites superior e inferior, estará sob controle, não requerendo nenhuma ação ou preocupação específica. Contudo, nas áreas que extrapolam os limites, deverá ter uma intervenção para que o controle e condição de normalidade se restabeleça.
PODC - Tipos de Controle
CONTROLE ESTRATÉGICO
Decorre do processo de planejamento estratégico e envolve, primordialmente, as relações da empresa com o ambiente; ele controla o desempenho empresarial como um todo, a longo prazo.
Normalmente esse controle envolve decisões do tipo:
* alteração dos objetivos estabelecidos em função de alterações ambientais, com reflexos em oportunidades ou ameaças para a empresa;
* alteração de estratégias e políticas estabelecidas, porque as ações estão sendo mal
conduzidas; e
* revisão do diagnóstico estratégico, para melhor adequação da empresa ao seu ambiente.
CONTROLE TÁTICO
Os padrões de controle e avaliação são estabelecidos a partir de objetivos setoriais departamentais para avaliar os resultados de cada área e dos sistemas administrativos. Portanto o foco do controle é o resultado global da área, mediante visão integrada de todas as operações, tanto da área como da empresa.
Esse controle pode envolver decisões do tipo:
* alteração da alocação de recursos numa área funcional da empresa, por exemplo, marketing, para melhor alcançar os objetivos da empresa; e
* revisão dos sistemas de informações entre as grandes áreas para melhorar a eficácia da empresa.
Obs.: O controle tático é também chamado de controle intermediário, ao fazer a interligação entre o pensamento e a ação.
CONTROLE OPERACIONAL
O controle e a avaliação são realizados pela execução das operações, ou seja, sobre a própria execução das tarefas do dia a dia da empresa. Algumas decisões podem ser:
* revisão do quadro de pessoal;
* alteração do sistema de controle de vendedores;
* alteração dos relatórios de análise de custos; e
* determinação do processo de controle de qualidade de produção.
PODC - Controle - Tipos de Padrões
Dentre os tipos de padrões, os principais são: padrões de quantidade, de qualidade, de tempo e de custo.
Em resumo:
1. Controle por Inspeção em Massa: ao final da produção, visando não conformidades com as especificações;
2. Controle Estatístico: feito por amostragem, enfatizando instrumentos matemáticos para a prevenção;
3. Controle da Qualidade Total: a qualidade é verificada ao longo de toda a produção e
cadeia de valor, de fornecedor a cliente, e é responsabilidade de todos na organização.
(FGV/DPE-RJ/2019) Em um órgão público foram efetivados cinco novos funcionários no setor financeiro, alocados na equipe responsável pelo pagamento a fornecedores. Os funcionários têm pouca experiência profissional, e o gerente responsável pelo setor gostaria de adotar formas de controle para evitar erros nos procedimentos de pagamento.
Seriam formas de controle preventivo e de controle simultâneo adequadas ao caso descrito, respectivamente:
a. definição de critérios para autorização de pagamentos; supervisão direta.
b. definição de regras de conduta; feedback de desempenho.
c. definição de alçadas decisórias de gastos; elaboração de código de ética.
d. definição de limites de gastos sem licitação; controle estatístico dos processos.
e. definição das competências necessárias ao cargo; trabalho em equipe.
LETRA A.
Como falado anteriormente, o tempo é o aspecto mais cobrado em relação a controle; assim, é importante saber as definições de controle prévio, corrente e posterior (e seus muitos sinônimos).
A questão pede “formas de controle para evitar erros nos procedimentos de pagamento”, e que sejam, respectivamente, de controle preventivo e de simultâneo.
a. Definição de critérios para autorização de pagamentos: antes de pagar, são definidos os
critérios que os funcionários terão que observar para efetuar o pagamento; é um controle prévio. Supervisão direta: mecanismo de controle em que o chefe (unidade de comando) verifica pari passu a execução do trabalho no dia a dia, para avaliar o desempenho dos funcionários; nesse sentido, a supervisão direta sempre será um controle corrente, ou concomitante.
b. Definição de regras de conduta: controle prévio (a conduta acontece após o estabelecimento das regras). Feedback de desempenho: controle posterior.
c. Definição de alçadas decisórias de gastos: controle prévio. Elaboração de código de ética: controle prévio.
d. Definição de limites de gastos sem licitação: controle prévio. Controle estatístico dos processos: para realizar esse tipo de controle, o processo já deve ter ocorrido para que sejam colhidos os seus dados; então é controle posterior.
e. Definição das competências necessárias ao cargo: controle prévio. Trabalho em equipe: não é um mecanismo de controle.
RESUMO - PODC
(FGV/AL-RO/2018) A função de controle pode ser exercida em diferentes momentos nos processos
organizacionais, tendo em cada caso métodos distintos. Considerando os processos envolvidos na
realização de concurso público para a contratação de novos servidores públicos, promovido pela ALE-RO, é correto afirmar que esse tipo de controle é
(A) preventivo.
(B) simultâneo.
(C) de feedback.
(D) posterior.
(E) de processo.
LETRA A.
Controle simultâneo = controle de processo.
Controle posterior = Controle de feedback.
Controle preventivo = controle prévio = controle de insumos.
(2015 / TJ SC- Analista Administrativo) Um diretor de marketing afirmou que a maior parte de seu tempo era dedicada a funções de planejamento. É uma função de planejamento, na área de marketing:
(A)distribuição dos vendedores por área geográfica;
(B) avaliação da satisfação dos clientes;
(C) estruturação do departamento de marketing;
(D) definição da estratégia comercial;
(E) atribuição de bônus aos vendedores.
LETRA D.
