Beskriv delarna som ingår i att ta sig an ett uppdrag som
organisationskonsult/psykolog från första kontakt till avslut. Vilka delar ingår och
vad är viktigt att tänka på under respektive del?
Det goda uppdraget
* Den första kontakten
* Förmötet
* Design av processen
* Förslaget och kundens respons
* Utvärdering
Fritt från ”Den professionella processkonsulten” av Kristian Dahl och Andreas Granhof
Juhl och med tillägg från egen erfarenhet som konsult
Den första kontakten
* Skynda långsamt. Vem ringer? Inte bli lurad, inte missa något vitkigt, inte köpa det som personen säger direkt utan att själv analyserat situationen. Är det HR som ringer åt en chef? Vill träffa chefen innan man designar ett helt upplägg
* Bygg upp relation
kunden får presentera sig och sitt problem, vad som föranledde att kunden ringde just denna organisationspsykolog och just nu, psykologen presenterar sig
* Förväntningar på uppdrag rimliga så här långt? Kolla av förväntningarna!
* Ett uppdrag kan presenteras på flera sätt. Symptom är inte detsamma som bakomliggande orsak. (”Fel” uppdrag kan beställas om vi går för mycket på det som sägs). Ex konflikt mellan två personer har inte det egentligen utan de mäts på resultat som är helt motstridiga. Kan tro konfliktarbete men egentligen samarbete mellan chefer
* Boka förmöte och tydliggör att båda parter kan dra sig ur efter förmötet, du ska ha utväg om du får dåliga vibbar, ex etiskt knepigt, känsla att de inte vill gott, blir inte bättre för medarbetarna, de har redan bestämt sig men de vill extern ska förmedla budskapet
Inför förmötet
Har jag koll på läget? Gör min egna analys efter telefonsamtalet!
- Är uppdragsgivaren på ”rätt” nivå?
* Har personen tillräcklig insyn i problematiken eller behöver fler bjudas in?
* Förankra uppåt. Kanske för tidigt eller inte. Dvs säkerställ mandat och att uppdraget är ”säkert”. Du ska inte åka ut om du får syn på saker som inte fungerar optimalt.
* Vad händer om uppdragsgivaren får negativa omdömen vid t ex kartläggning? Hamnar den på hyllan? Till vem ska frågan eskaleras? - I vilken kontext finns behovet?
* Vad tror jag? Är uppdraget planerat att göras på Organisation-, grupp- eller individnivå? Och tänker jag själv att det är rimligt?
Förmötet
* Skapa relation
Småprat, få den andra att slappna av
* Förstå situationen
Ödmjukhet inför specifik situation. Detta kan låta ett uppdrag jag gjort innan, behöver inte betyda likt. Kan inte utgå från att man vet. Förstå innan föreslå. Ställ många frågor. Och lyssna noga in kundens förslag och tankar.
Ägna dig åt ”Helping”. Inte ”selling- telling”: Inte vara säker på vad det är och sälja in en insats, utan mer fokus på hjälpa
Är det de önskar rimligt? Finns förutsättningar? Behöver du eskalera frågan?
* Vilka resultat förväntas
Förankra och tydliggör, gärna i skrift - ska ej vara ”luddigt”. Hur mäter vi det? Går det att mäta? Sekretess? Enkät ex vem får tillgång till den?
Design, offert och kundens respons
* Definiera olika roller, mandat, ramar och ansvar för uppdraget:
Vem har ansvar för vad? Kan jag som extern besluta hur vi ska lägga upp arbetet eller har arbetsgivare bild av att de ska vara med och ta upp det som ska ta upp? Vill någon se mina PP bilder innan? Finns det utrymme om man upptäcker att man behöver göra fler eller andra saker? Kan man justera upplägg?
* Tydliggör förväntningar mellan beställare och organisationspsykolog ( t ex om sannolikt att organisationspsykologen kommer att utses som ”syndabock”):
Grupp med många utmaningar, gjort mycket försök innan, haft andra arb org konsulter, om det inte ska hända igen, hur ser förväntningarna ut och vad gör vi om detta händer? Någon gång under processen kommer ni tro man arbetar med helt fel saker, chef behöver vara lugn
* Om kunden vill justera insats och pris måste även förväntan på resultat justeras
”Man förhandlar inte om pris, tid och resurser - bara om resultat” Man kan inte få samma resultat på mindre tid och mindre resurser
* Hur blir det med sekretessen?
Vart tar information om uppdraget vägen? Dokumentation? Vem äger det material som konsulten tagit fram? De ber dig ta fram utbildningsmaterial, vems är det, får du använda det igen till en konkurrent osv
* Skriftligt är tryggast, detta kom vi överens om
Utvärdering
* Efter genomförd insats
* Transfer är det viktigaste - vad har de fått med sig?
* Hur kan detta leva vidare? Booster och repetition, uppföljning på möten
Beskriv skillnader mellan att arbeta som intern respektive extern konsult,
Fördelar/nackdelar och begränsningar.
Internkonsult
Definition: An organization professional who is employed full time by an organization,
and who reports to a general manager or other senior manager
(Oefinger, 1986; Lacey, 1995)
Jobbar inom en organisation med organisationspyskologi på olika sätt, rapporterar till någon inom den organisationen
Fördelar
Externkonsult
* Bred och jämförande kunskap om förändringsprocesser, kontext och val
* Friska och kreativa idéer och insikter utifrån erfarenhet
* Ser på organisationen som en utomstående expert
inga förutfattade meningar
* Möjlighet att använda expert- status för att påverka uppfattningar
vissa org har svårt att öppna dörren för någon intern, en extern kan ha det som ultimatum, jag går inte in om jag inte får tillträde till denna nivå ex osv
Internkonsult
* Mer förståelse på djupet för de interna systemen
* Större förståelse vad som sannolikt kommer att fungera i den aktuella kontexten
* Regelbunden och bred kontakt med nyckel-intressenter
* Kan vara mer effektiva finansiärt och kosta mindre
Begränsningar
Externkonsult
* Kan tendera att bli ”Den som är bra med en hammare och tror att allt är en spik”.
* Risk för standardlösningar
* Risk för att förbise/ignorera normer i klientens verksamhet
* Potentiell brist på förtroende på grund av brist på verksamhetsspecifik erfarenhet
* Kan ge dyra råd/förslag
* Saknar ägarskap; Externkonsulter drar vidare i slutet av sitt engagemang: inte lika stort engagemang kring hur det blir sedan
Internkonsult
* Alltför försiktig när det gäller att beskriva verkligheten på grund av anställningsrelaterad oro eller karriärsfrågor: vågar jag påtala detta problemet, blundar för något som hade behövts lyftas upp
* Begränsad tillgång till högsta ledning beroende på position i hierarkin
* Potentiell brist på förtroende från linjechefer – ses som en ”outside insider”. Kan uppfattas ha begränsad expertis: kan känna brist på förtroende och förståelse för internkonsulten, om du hade haft lika många medarbetare och grupper som mig skulle du förstå detta förslag inte rimlgit
* Kan ”skrota” förslag pga egen historik och erfarenhet. Utgår från att vissa saker inte kan ändras pga inte gått förut
* Stannar inom organisationen; förändringsinitiativ kan ses som att det aldrig tar slut
Vilka etiska fallgropar ser du att man kan hamna i som organisationskonsult?
Samarbete med tystnadsplikt, respekt för individens rättigheter och värdighet
Yrkesmässig kompetens: kan jag se till mina begränsningar? Klarar jag av detta?
Yrkesmässig kompetens, integritetsfrågan med rollkonflikter om man är internkonsult, vad är inom mitt arbete
Ta rollen som expert för att behålla jobbet. Behålla jobbet vs tänka vad som är bäst på lång sikt
Vem behöver informationen jag har fått, behöver någon få den?
Vilka antaganden utgick Schein från när han arbetade fram modellen
Processkonsultation, dvs hur Schein ser på ”klienten” och hur man bäst hjälper
klienten?
Processkonsultation
* Konsulten ska hjälpa klienten att själv lägga pusslet avseende vad organisationen behöver (fånga och förstå processer i organisationen)
Genom frågor man ställer försöka få klienten att se vilka processer som pågår, varför, kan jag göra koppling?
* Skapa relation till klienten (kunden). Konsulten är expert på att skapa processer, klienten expert på sin organisation. Samarbete
* ”Den som ska leva med lösningen ska själv skapa den”. Konsulten ska hjälpa klienten att förbättra situationen. Kan betyda kunskapspåfyllning
* Göra dig själv som processkonsult överflödig: ska lära ut ett sätt att jobba, få till en process, så de kan nästa gång göra åtminstone en del av det själv
Processkonsultation
* Konsultens inställning: jag vet inte vad just denna organisation behöver, ännu. Många frågor behöver ställas. Klienten ska behålla ansvaret för att problemet ska lösas. Gå inte med på att det landar i ens eget knä
* Konsultens fokus:
1) utveckla klientens förmåga att förstå aktuell situation (och kommande) genom att observera och beskriva skeenden som konsulten uppfattar
2) konstruktivt intervenera med målet att klienten själv kan utveckla sin organisation. Så lite som möjligt vara den som gör allt
3) Ge tydliga råd när kan och bör (dvs ta roll av doktor eller expert när så är lämpligt). Ska inte sitta och vara tyst eller se på när någon går in i fällor, ibland träda in i andra rollerna.
- Enkel- loop lärande: konsulten instruerar klienten i här och nu- situationen, utan att klienten lär sig om vad som skapat situationen (hur blev det såhär?) eller utvecklat färdigheter att hantera framtida situationer
- Dubbel- loop lärande: konsulten lär klienten att lära med sikte på att organisationen i framtiden själv kan tackla nya och påfrestande situationer. Processkonsult ska vara expert på att designa och skapa inlärningsprocesser- inte på innehåll.
Vilka är skillnaderna mellan att ta på sig ett konsultuppdrag som ”Processkonsult”
jämfört med om man tar sig an ett uppdrag mer som “doktor” eller “expert” och
vilka risker finns med respektive roll?
Tre modeller för att hjälpa (Schein)
* Expertrollen: Vi vet att vi kan, kan tala om vad som behöver göras i en situation.
Risker: vilket problem har uppfattats? Hur mycket kan vi lita på den analysen? Hur har det beskrivits och vilka frågor har klienten ställt? Har konsekvenser av insatsen problematiserats? Om vi pillar på ett område kan det få effekt på ett annat område. Beroende av experten? Ringer varje gång, inte lita på sin egen kompetens)
* Doktorsrollen: Ställa diagnos, ställa frågor och själv kommer fram till vad som är rimlig diagnos. Ställs rätt diagnos?
Risker: vilka problem har uppfattats? Kommer all info fram/ges korrekta svar på de frågor som ställs av doktorn? Vilka frågar man? Ställs rätt diagnos? En stor del av de recepten som skrivs ut hämtas inte ut - Accepteras diagnosen? Man kan inte vara säker på om de kommer följa med man säger. Följs råden, nu och framåt? Klarar de sig själva framåt?)
* Processkonsultation: Klienten (exempelvis chef, HR osv) vet inte vad problemet är- när de vet, brukar de kunna lösa. De vet inte vilken hjälp som finns eller vad som är relevant men de kanske kan svara på vad som sannolikt fungerar, vad som funkat tidigare. De fortsätter äga sitt problem.
Akta dig för att gå in i doktorsroll eller expertroll, det bästa är processkonstultroll. Då fortsätter de att äga sitt problem, vid expert blir det ens eget problem att lösa.
Risk: org vill ha något tydligare, jaha vet du inte detta, viktigt bygga relation och förklara
