Qu’est-ce qu’une structure de découpage de projet ? (SDP)
Une méthode hiérarchique de subdivision successive du travail à effectuer dans un projet en éléments de plus en plus petits.
Quelles sont les cinq étapes de la méthode structurée de collecte de données ?
- Définir l’envergure du projet (établir plan final, mission du projet, déterminer les livrables, définition contenu, but)
- Établir les priorités du projet (attentes du client, qualité, performance, coûts…)
- Créer un SDP (Diviser les étapes du travail en plan détaillé)
- Intégrer la SDP au sein de l’organisation (définir unités organisationnelles en charge du travail. Conception d’un organigramme fonctionnel)
- Coder la SDP pour le système d’information (sert à définir les niveaux et les éléments de la SDP, les lots de travaux et les données relatives au budget et coûts. Créer alinéa successif)
Quelle est la liste de vérification du contenu du projet ?
- Les objectifs du projet (répondre au besoins du client)
- Les livrables (résultats prévus au cours de la durée du projet)
- Les jalons (Moment important précis d’un projet. Servent à mieux diviser les principales parties d’un travail. Points de contrôle important !
- Les exigences techniques (garantissent une performance conforme aux exigences du client)
- Les limites et les exclusions (pour éviter de décevoir les attentes et d’écarter tout gaspillage de ressources et de temps à cause d’une mauvais analyse du problème.
- La révision du contenu de concert avec le client (s’assurer que les attentes du client sont comprises et acceptées)
Quel est le principal préalable à la mise sur pied de toute SDP ?
Une description précise du contenu
Qu’est-ce qu’une matrice des priorités ?
Un outil d’aide à la décision permettant de prioriser ce qui, entre les coûts, le contenu et la durée d’un projet, représente une contrainte à respecter, un élément à optimiser ou un critère flexible.
Quels sont les trois critères que le gestionnaire doit optimiser ?
- Temps
- Budget
- Performance
Qu’est-ce que permet une matrice des priorités ?
D’établir clairement les priorités de concert avec le client et la haute direction, ce qui évite toute forme de malentendu.
Qu’est-ce qu’un lot de travaux ?
Un ensemble de tâches de courte durée qui ont une date de début et une date de fin et qui exigent des ressources et qui représentent des coûts Chaque lot de travaux constitue un point de contrôle.
Quels sont les livrables d’une SDP ?
- Livrables secondaires
- Comptes de contrôle
- Lots de travaux
Quels sont les avantage d’une SDP ?
- Facilite l’évaluation des coûts, du temps et de la performance à tous les niveaux de l’organisation et tout au long du projet.
- Offre la possibilité de planifier, d’ordonnancer et de dresser des budgets.
- Sa structure permet d’assurer un suivi des coûts et un contrôle de la performance.
- Permet d’obtenir une vue d’ensemble du budget total et du coût réel, des lots de travaux jusqu’aux éléments de travail de premier niveau.
Comment la SDP est élaborée ?
- Par niveaux
- Chaque niveaux fournit les informations propres aux différents niveaux de gestion.
- Le 2e niveau fournit une liste partielle des principaux livrables nécessaires.
- Ces sous-livrables représentent les éléments à gérer au niveau le moins élevé du projet.
- Les lots de travaux représentent le niveaux le moins élevé de la SDP.
- Chaque lot de travaux doit être le plus indépendant des autres possible
Comment calcule-t-on les coûts et les ressources engendrées par les sous-livrables ?
La somme des ressources et coûts de tous les lots de travaux qu’il inclut.
Il faut privilégier une SDP axée sur…
L’extrant final afin de mettre l’accent sur les produits à livrer.
- Le client est très important, un des principaux acteurs !
Qu’est-ce qu’un organigramme fonctionnel ?
Une structure qui sert à l’attribution de la responsabilité des lots de travaux aux unités fonctionnelles de l’organisation.
Quels sont les objectifs de l’OF ?
- Résumer les tâches des unités organisationnelles
- Indiquer les unités responsables des lots de travaux
- Associer chaque unité organisationnelle à un compte collectif de contrôle des coûts.
Qu’est-ce que le compte de contrôle ?
L’intersection entre le point des lots de travaux et le point de l’unité organisationnelle.
- Il intègre le travail et la responsabilité
- Élément de contrôle permettant, à partir de la SDP et de l’OF, de déterminer les lots de travaux attribués à chacun des services de l’organisation et incluant le temps, le budget, les ressources, les responsabilités et les points de contrôle de chacun de ces lots de travaux.
Le contrôle s’effectue de 2 façons, lesquelles ?
- En fonction des résultats (axe vertical)
- En fonction des responsabilité (axe horizontal)
Comment coder une SDP ?
À l’aide d’alinéas numériques.
- Chaque alinéa successif représente un livrable de niveau inférieur ou un lot de travaux.
- Compte de contrôle = point central
Qu’est-ce qu’une matrice des responsabilités ?
Une matrice dont le point d’intersection illustre la relation entre une activité (lot de travaux) et la personne ou l’équipe en charge de l’exécuter.
- Diagramme
Quels sont les avantages d’une matrice des responsabilités ?
- Permet de déterminer avec clarté et concision les responsabilités de chacun, les employés en position d’autorité et les canaux de communication
- Permet à tous les participants à un projet de se faire une idée de leurs responsabilités et de s’entendre sur les tâches de chacun
- Permet de préciser l’étendue ou le degré d’autorité des participants dans l’exécution de leur activité lorsque les tâches de deux ou de plusieurs parties se chevauchent
Le plan de communication permet de …
- Réduire les problèmes dans les projets et assure que les clients, les membres de l’équipe de projet et les autres parties prenantes possèdent la bonne information pour bien faire le travail.
- Contrôler le flux des informations transmises plutôt que de répondre à des demandes d’informations ponctuelles. Cela réduit la confusion et les interruptions inutiles et peut donner davantage d’autonomie aux gestionnaires de projet.
- Le gestionnaire de projet créer le plante communication
Le plan de communication doit répondre à quelles exigences ?
- Quelles informations doit être recueillies en quand?
- Quelles méthodes seront utilisées pour rassembler et conserver l’information ?
- Qui recevra l’information ?
- Quelles sont les limites, le cas échéant, en ce qui concerne les personnes qui auront accès à certaines catégories d’informations ?
- Quand l’information sera-t-elle transmise ?
- Comment sera-t-elle communiqué et par qui ?
Quelles sont les étapes pour faire un bon plan de communication ?
- Analyse des parties prenantes
- L’information requise : (info pertinente)
- Les sources d’informations
- La circulation d’information
La responsabilité et le moment opportun (moment et fréquence de distribution de l’information)
