6 Schritte zum erfolgreichen Benchmarking
- Decide what to benchmark.
- Understand your current performance.
- Plan.
- Study others.
- Learn from the data.
- Use the findings.
- Schritt: Decide what to benchmark
- Problemdefinition und Festlegung des Benchmarking-Objektes
- Evaluierung der kritischen Erfolgsfaktoren, die zur Erfüllung der Mission und Vision der Organisation dienen
- Schritt: Understand current performance
- Die im ersten Schritt identifizierten Prozesse und Gebiete müssen sehr gründlich analysiert und evaluiert werden.
- Stelle dafür ein Benchmarking-Team zusammen, dass sich mit den bestehenden Prozessen gut auskennt, d. h. z. B. Prozesseigner sind
- Nutze für das Prozess-Mapping Qualitätswerkzeuge und –methoden, z. B. Flussdiagramme
- Identifiziere Indikatoren und Kennzahlen für den Prozess im Hinblick auf Qualität und Leistung, z. B. Kosten pro Einheit
Q7: Flussdiagramm/Prozessmapping
- Visualisierung von verknüpften Prozessen/Tätigkeiten
- Analyse von Verfahrensschritten und Identifizierung kritischer Teilprozesse
- Prozessbeurteilung und Aussagen über Prozessverhalten
Q7: Fishbone-Diagramm
- fachübergreifende Darstellung (möglicher) Ursachen für eine Wirkung (Ursache-Wirkungs-Diagramm)
- Haupt- und Nebenursachen
- Betrachtung der 5 M‘s: Mensch, Maschine, Methode, Material, Milieu
unter Einbezug sowohl aktiver als auch latenter möglicher Fehler
-> Bsp.: Ursache-Wirkungs-Diagramm für ein fehlerhaftes Testergebnis
- Schritt: Planning
- Sofern im zweiten Schritt noch nicht geschehen, wird das Benchmarking-Team ausgewählt.
- Beratung und Entscheidung über die auszuwählende Benchmarking- Art, die zu sammelnden Daten und die Methode, wie Daten gewonnen werden
- Identifizierung von potentiellen Benchmark-Kandidaten
- Erstellung eines Benchmarking-Plans: Zeitfristen, Verantwortlichkeiten und gewünschte Ergebnisse (Outputs) für jeden Teilaspekt der Benchmarking-Studie
Wettbewerbsorientiertes Benchmarking
- Benchmarking-Partner sind Unternehmen aus derselben Branche.
- Bearbeitung desselben oder unterschiedlicher Märkte möglich.
- Vergleich von Kennzahlen, der allerdings aus Wettbewerbsgründen nur eingeschränkt möglich ist.
- Bedingung: Gute Vorbereitung und offene Kommunikation.
- Problem: Eingeschränkter Vergleich aus Wettbewerbsgründen.
Funktionales/Marktübergreifendes Benchmarking
- Vergleich mit Unternehmen der gleichen Branche in getrennten Märkten, wie beispielsweise die interne Logistikabteilung mit einem Versandunternehmen.
- Vorteil: Es bietet ein sehr hohes Lernpotenzial, da es viele neue Ideen und Anregungen bietet.
Generisches/Best Practice Benchmarking
- Branchen- und funktionsübergreifender Vergleich von Prozessen und Methoden, d. h. Vergleich zwischen unverwandten Unternehmen.
- Prominentes Beispiel: Vergleich der Zeiten für Be- und Entladung, Betankung, Reinigung und Sicherheitschecks von Flugzeugen mit den Boxenstopps beim Indy-500-Autorennen, den die Southwest Air Lines durchgeführt hat. Durch das Benchmarking soll eine Zeitreduzierung um 50 % möglich gewesen sein
Internes Benchmarking
Beispiele:
Benchmarking innerhalb einer Multi-Standort-Organisation oder auch innerhalb eines Konzerns
Bsp.: Medizinisches Laboratorium mit verschiedenen Standorten in Deutschland oder auch in verschiedenen Ländern.
- Schritt: Studying Others
Um an die erforderlichen Daten für den Vergleich zu kommen, gibt es 2 prinzipielle Wege und Analysemethoden:
- Datensuche über intern oder öffentlich verfügbare Ergebnisse
zum Benchmark-Objekt oder - Erhebung eigener Daten durch
a. Fragebögen,
b. Begutachtungen und
c. sog. „Focus groups“ (Expertentreffen von Benchmarking-
Partnern oder auch interessierten Kreisen einer Organisation)
Wichtig: Es geht nicht nur um Prozesse, wie Dinge anders gemacht werden, sondern wie messbare Ergebnisse aus diesen Prozessen darstellbar sind!
- Schritt: Learning from the Data
- Wo liegt der Unterschied/die Lücke zwischen meiner Organisation und dem Benchmarking-Partner
- Wie groß ist dieser Unterschied?
- Welches sind die messbaren Indikatoren/Kennzahlen dafür?
- Was ist die Ursache für den Unterschied?
- Schritt: Using the Findings
- Die Ergebnisse des Benchmarkings müssen zur Verbesserung eingesetzt werden.
- Dazu müssen
1. die direkt Betroffenen einschließlich der Prozesseigner
2. die Leitung/das Management
den Planungen zur Veränderung zustimmen. - Initiierung eines strategischen Planungsprozesses zur Umsetzung der Benchmark-Ergebnisse
- Qualitätsplan mit Bestimmung der Aufgaben, Abfolge der Aufgaben, erforderlichen Ressourcen Zeitschema Verantwortlichen für jede Aufgabe erwarteten Ergebnisse zu jeder Aufgabe Methoden/Indikatoren zum Monitoring der Ergebnisse
(QUALITÄTS-)INDIKATOREN
Etablierte (messbare) Maßnahmen, mit denen ermittelt wird, wie gut eine Organisation Kundenanforderungen sowie operative und weitere Leistungsanforderungen erfüllt.
