¿Qué es un “Professional Document”?
Es un texto escrito en contexto laboral diseñado para un propósito específico (informar, solicitar, etc.) siguiendo convenciones de formato y tono.
Los 4 Principios de la Redacción Profesional
Clarity (claridad), Purpose (propósito claro), Tone (tono adecuado) y Format (formato/plantilla correcta).
Diferencia: Formal vs. Semi-formal Email
Formal: Para clientes desconocidos o autoridades (“Dear Sir/Madam”). Semi-formal: Para colegas o contactos conocidos (“Dear Mr. Smith”).
Estructura de un Email Profesional
- Subject line, 2. Greeting, 3. Opening line, 4. Body, 5. Closing, 6. Farewell, 7. Signature.
Fórmulas de Saludo (Greeting)
Desconocido: “Dear Sir or Madam” o “To whom it may concern”. Conocido: “Dear Ms. Jones” o “Dear Mr. Smith”.
Fórmulas de Despedida (Farewell)
Muy formal: “Yours faithfully” (si no sabes el nombre). Estándar: “Yours sincerely” o “Kind regards”.
¿Para qué se usa el “Present Simple”?
Para hechos generales, instrucciones, horarios y acciones habituales. Ej: “Orders are processed within 24 hours.”
¿Para qué se usa el “Past Simple”?
Para acciones completadas en un tiempo específico del pasado (ayer, en 2010). Ej: “The package arrived yesterday.”
¿Para qué se usa el “Present Perfect”?
Para acciones pasadas con impacto en el presente o experiencias sin tiempo específico. Ej: “We have received your payment.”
Diferencia clave: Past Simple vs. Present Perfect
El Past Simple lleva tiempo específico (“yesterday”). El Present Perfect se centra en el resultado (“I have sent the file”).
Vocabulario: “Ask for” (Formal)
Request. Ej: “I would like to request a meeting.”
Vocabulario: “Need” (Formal)
Require. Ej: “We require further information.”
Vocabulario: “Help” (Formal)
Assist o Support. Ej: “Please assist us with this issue.”
Vocabulario: “Check” (Formal)
Verify o Confirm. Ej: “Please verify the data.”
Connectors: Sequencing (Orden)
First / Firstly, Then / Next, After that, Finally.
Connectors: Contrast (Contraste)
However, Although, On the other hand.
Connectors: Cause & Effect
Therefore, As a result, Because.
Work Order (Orden de trabajo)
Documento que especifica tareas a completar, códigos de trabajo, materiales y fechas límite.
Delivery Note (Albarán)
Documento que lista los bienes entregados, cantidades y condiciones. Suele incluir firma de “Received by”.
Incident Record (Informe de incidencia)
Describe hechos de forma neutral (qué pasó, cuándo, quién) sin juicios personales, usando generalmente Past Simple.
Subject Line (Asunto)
Debe ser claro, conciso e informativo. Ej: “Delay in Delivery - Order 5892”.
Opening Line (Frase de apertura)
Indica el propósito desde el inicio. Ej: “I am writing to inform you…”, “I am writing to enquire about…”
Closing Line (Frase de cierre)
Resume expectativas o disponibilidad. Ej: “I look forward to your reply”, “Please do not hesitate to contact me”.
Support Tools (Herramientas de apoyo)
Spell-checkers (correctores), diccionarios online, tesauros (sinónimos) y plantillas de documentos.
