Gestio Documental

Question 1

Manual de gestio documental

Answer 1

És l’instrument que concreta la politica corporativa en materia de gestió documental

Question 2

Quins son els instrumentd prioritaris del sistema de gestio documental a l’ajuntament?

Answer 2

Manual
Quadre de classificació

Question 3

Quins objectius te la gestio documental

Answer 3

Tenir eines necessaries per optimitzar la gestio de la documentacio amb l’objectiu de
1- assegurar control, integritat, accessibilitat, conservació i confidencialitat de tota la documentació municipal i evitar la perdua i accés a persones no autoritzades
2- homogeneitzar criteris de classificacio i ordenacio i descripcio de documents
3- complir els requeriments normatius i legals
4- disminuïr despeses de gestio de la documentacio

Question 4

Arxiu administratiu

Answer 4

Departament encarregat de cuatodia inpreservacio dels documents semi-actius o inactius de les diferents unitats administratives que tenen més de 5 anys i menys de 30

Question 5

Arxiu de gestio o central

Answer 5

Es conserven els documents actius. La seva gestio i custodia és responsabilitat dels tecnics i administratius de la unitat. Ha de conservar i disposar de la documentacio dels darrers 5 anys

Question 6

Arxiu historic

Answer 6

Departament encarregat de la custodia dels documents administratius inactius de més de 30 anys

Question 7

Arxivament

Answer 7

Conjunt d’operacions fisiques adreçades a identificar i colocar documents i expedients segons un mètode determinat

Question 8

Document administratiu d’arxiu

Answer 8

Document produit o rebut en l’exercici de les funcions propies de l’ajuntament i que te un valor administratiu provatori i informatiu

Question 9

Document de suport

Answer 9

Document bibliografic o legislatiu editat per a difondre, no generat per l’ajuntament i que serveix per elaborar documents administratius

Question 10

Expedient

Answer 10

Conjunt de documents administratius produits o rebuts per l’ajuntament que son resultat d’un proces de tramitacio destinat a la gestio o resolucio d’un assumpte concret i esta orgsnitzat de manera sistematica

Question 11

Mapa documental

Answer 11

Eina de gestio que descriu el quadre de classificacio i permet assignar uns atributs a cadascuna de les seves entrades

Question 12

Quadre de classificacio

Answer 12

Instrument de descripcio que identifica i codifica les funcions i activitats que generen documents administratius. Te una estructura funcional i jerarquica i permet classificar de manera corporstiva transversal i univoca.
S’esteuctura en 4 nivells: grup de series, subgrup de series, serie i subserie

Question 13

Serie documental

Answer 13

Conjunt de documents administratius associats al desenvolupament d’una funciono activitat i que s’acumulen de forma homogènia com a producte del seu exercici

Cada serie esta codificada pel quadre de codificacio i els codis són la base de la orgsnitzacio documental de l’ajuntament

Question 14

Arxiu municipal

Answer 14

Organ que exerceix les funcions de tutela, gestio, descripcio, conservacio i difusio dels documents i dels fons documentals que constitueixen el patrimoni documental municipal i encarregat d’aplicar i coordinar el sistema arxivistic municipal

Question 15

Que han de fer els treballadors respencre mes responsabilitats en gestio documental

Answer 15

1. Aplicar la politica de gestio documental i arxiu
2. Classificar els documents segons el QdC
3. Resoldre dubtes amb el responsable GD
4. Assumir el compromis d’ecologia documental