Definición del soporte organizativo
consiste en preparar a la empresa para que se adapte a la estrategia elegida. Incluye los problemas relativos al diseño de la estructura organizativa, el estilo de dirección y liderazgo, la dirección de los recursos humanos y la gestión de la cultura organizativa.
Sistemas administrativos de apoyo
incluye los sistemas de planificación y control, así como los sistemas de información, que permiten traducir el plan estratégico en planes operativos, programas y presupuestos, y vigilar y reorientar su comportamiento cuando sea preciso.
proceso de dirección
primero se deciden los objetivos; posteriormente se establece una planificación para sintetizar los objetivos generales en objetivos más concretos y precisos; al final se lleva a cabo la etapa de control, donde se compara lo deseado con lo obtenido y se decide si hay que cambiar algo.
Sistemas de planificación y control
Sirven para especificar el resultado deseado en algún momento futuro del tiempo, para establecer caminos que permitan conseguirlo, y para proporcionar elementos de referencia (estándares/indicadores) para comprobar si los objetivos se han alcanzado.
SPPP
(Sistema de Planes-Programas-Presupuestos)énfasis en planificación de acciones.
CMI
(Cuadro de Mandos Integral)postura intermedia
DPO
(Dirección por objetivos)énfasis en control de rendimiento.
Sistema de Planes-Programas-Presupuestos (SPPP)
En este sistema se establecen objetivos mediante planes, se desarrollan programas para su consecución, considerando los costes y beneficios de distintas alternativas de acción, y se traducen en presupuestos. El proceso se cierra mediante el control.
planes planes
son el primer nivel de concreción de la estrategia que se ha fijado. En él se definen los objetivos generales y las acciones generales. Su ámbito de actuación es toda la empresa y su temporalidad, el largo plazo. Los planes, a su vez, se concretan a través de programas.
programa
define el conjunto de actividades a realizar para lograr un objetivo concreto. Los programas son a medio plazo. Son un conjunto de acciones concretas y secuenciales para conseguir un objetivo determinado. Se puede diseñar mediante distintos modelos, por ejemplo, mediante el gráfico GANTT que se muestra a continuación.
presupuestos
son la traducción financiera en términos monetarios de los programas. El contenido del presupuesto suele ser un plan de acción para el año siguiente. Por tanto, su horizonte es el corto plazo, y en él se especifica quien lo va a llevar a cabo y con qué medios, de manera que tras su ejecución se convierta en un instrumento de control.
SPPP - último proceso, control
se inicia una vez que los presupuestos han sido ejecutados. Su objetivo es verificar si los resultados se ajustan a lo esperado y, en caso de que no sea así, indicar las acciones correctoras necesarias.
Dirección por Objetivos (DPO)
- Persigue el autocontrol del empleado y fomenta su motivación mediante la participación.
- Es una filosofía que da soporte a la dirección participativa.
- Permite desagregar los objetivos de la empresa en subobjetivos asignados a las unidades
que integran la empresa. - Los objetivos a alcanzar son fruto de una negociación entre el superior y los subordinados.
- Se caracteriza por la fácil comprobación de la contribución individual de cada directivo a
los objetivos generales de la empresa. - Se vincula a los sistemas de incentivos y planes de carrera.
- Requiere el concurso de toda la línea media.
- Los directivos deben presentar cómo van a alcanzar los objetivos y con qué medios.
Componentes básicos del DPO
Definición de los objetivos. Se realiza en tres etapas:
- Definir las áreas de responsabilidad para el éxito a largo plazo de la empresa
(innovación, rentabilidad, productividad, actitud y desarrollo de los empleados,
responsabilidad social).
- Determinar cómo van a ser medidas las áreas(no patentes, no unidades vendidas…).
- Fijar los objetivos para medir resultados.
Desarrollo de planes de acción. Se desarrollan secuencias de tareas que conducen a lograr los objetivos. Se determina qué recursos son necesarios y se estima el tiempo requerido para realizar cada etapa.
Realización de revisiones periódicas. Se supervisan las acciones en los distintos niveles.
Evaluación anual de los resultados. Se evalúan de igual forma que la periódica pero de mayor amplitud y enfoque integrador de la empresa. Tiene doble propósito: revisar y evaluar lo que se ha hecho y empezar a prepararse para el año siguiente.
Cuadro de Mandos Integral (CMI)
Este sistema es un modelo de planificación-control cuyo objetivo es la traducción y puesta en marcha de la estrategia. Permite descomponer la visión y la estrategia de la empresa en objetivos estratégicos relacionados, medidos a través de indicadores y ligados a unos planes de acción (iniciativas) que permiten alinear el comportamiento de los miembros de la organización. También ayuda a detectar las deficiencias o la calidad de la gestión.
Componentes básicos del CMI:
-Mapa estratégico: conjunto de objetivos estratégicos que se conectan a través de 9 relaciones causa-efecto, distribuidos a su vez en 4 áreas o perspectivas:
FINANCIERA: Rentabilidad - Crecimiento
CLIENTES: Fidelización - Satisfacción cliente
PROCESOS: Calidad del servicio
CAPACIDADES Y RECURSOS: Satisfacción empleado - Incentivos y formación
Indicadores y metas: medidas a utilizar y resultados deseados
Iniciativas estratégicas: acciones en las que se va a centrar la organización para conseguir sus objetivos. Se analiza el impacto de las iniciativas en la consecución de los objetivos, los cuales pueden tener sus propios indicadores para el seguimiento.
Responsables y recursos: personas encargadas del control del cumplimiento de cada objetivo, indicador e iniciativa; asignación de recursos para que sea viable el cumplimiento de las iniciativas.
Evaluación subjetiva complementaria: reflexión estratégica.
información para la toma de decisiones
un recurso clave en la formulación e implantación de las estrategias, pues se considera la materia prima en la toma de decisiones.
sistema de información
es el sistema nervioso central de la organización. Su objetivo es recopilar, procesar y distribuir la información necesaria para el funcionamiento de la organización, en todos los niveles y funciones de la misma, permitiendo la operatividad habitual de la organización, apoyando el análisis, la planificación y la toma de decisiones.
Diseñar o establecer un sistema de información no significa informatizar la empresa, sino coordinar e integrar la información obtenida y generada.
Componentes básicos de sistema de información
- Usuarios: necesidades de información de los usuarios.
- Conjuntos de datos estructurados sobre los que opera el sistema.
- Fuentes de los datos: organigrama, nóminas, contratos…
- Procesos o procedimientos: recopilación (entrevistas, encuestas), procesamiento o almacenamiento (archivo, digitalización), análisis (regresiones, medias), distribución (comunicación on-line, papel)…
- Equipos y herramientas para el almacenamiento, procesamiento y distribución de la información.
Funciones principales de sistemas de información
- Servir de soporte a las decisiones directivas.
- Servir de soporte a los procesos operativos.
- Registrar las transacciones.
- Desarrollar los procesos de planificación y control.
- Recopilar información del entorno.
- Transferir información del entorno.
Niveles de la organización
- Los sistemas a nivel operativo: apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la organización como ventas, ingresos, nóminas… El objetivo principal es responder las preguntas de rutina y seguir el flujo de las transacciones a través de la organización.
- Los sistemas a nivel de conocimiento: apoyan a los trabajadores de conocimientos y datos. El propósito es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a la organización a controlar el flujo del trabajo de oficina.
- Los sistemas a nivel administrativo: sirven a las actividades de supervisión, control, toma de decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio. Por lo general, proporciona informes periódicos para asegurar el correcto funcionamiento de la organización.
- Los sistemas a nivel estratégico: ayudan a los directivos a enfrentar y resolver aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Su función principal es compaginar los cambios del entorno con la capacidad actual de la empresa.
Áreas funcionales
- Ventas y marketing: sistemas que ayudan a la empresa a desarrollar y vender productos y servicios que satisfagan las necesidades de los clientes.
- Manufactura y producción: sistemas que tratan la planificación, el desarrollo y la elaboración de productos y servicios. También se ocupan del control y el flujo de la producción.
- Finanzas y contabilidad: sistemas que dan seguimiento a los activos financieros de la empresa y a los flujos de fondos.
- Recursos humanos: sistemas que dan seguimiento a las habilidades, el desempeño del trabajo y la capacitación de los empleados, apoyando la remuneración, los incentivos y el desarrollo profesional de los mismos.
