Phase de tenue
Le réalisateur voit à l’exécution de la liste de tâches préparées à la fin de la production et prend les décisions nécessaires en cas de changement tout en assurant la sécurité des personnes.
Quels sont les préalables à la phase de tenue?
- Les listes de tâches d’intervenants
- L’horaire principal
- Vérification des équipements techniques
Quels sont les éléments faisant partie de la touche finale?
- Chronologie
- Plans
- Cahier de charge
- Quartiers généraux (QG) et bureaux temporaires
- Montage
- Formations et visites des lieux
Que doit contenir la chronologie?
- # de l’action
- Dates et heures
- Description de l’action
- Département et/ou individu touché
- Notes complémentaires
- Confirmation d’exécution
Comment peut-on s’assurer que la chronologie soit facile à consulter?
- Peu de mots, mais des mots précis.
- La grille doit être suffisamment aérée et les mots doivent être assez gros
- Les lignes doivent entrer dans la page
Quels intervenants devraient avoir une liste de tâche?
- Le responsable
- Le personnel de soutien et les bénévoles
- Les sous-traitants et les fournisseurs
- Le promoteur ou son représentant pour ses intervenants
- Éventuellement, les prestataires et invités d’honneur
Que doit inclure l’horaire détaillé?
- Les activités offertes aux participants
* Le lieu et l’endroit où se tiennent chacune des activités
Quels sont les types de plans?
Plans généraux des sites non détaillés
• Moins détaillés, mais présentant une information globale.
• Souvent utilisés à des fins de communication (pour le public).
Plans généraux des sites détaillés
• Présentent le plan officiel des installations pour chaque site.
• À l’échelle et complets
• Toutes les installations doivent y apparaître.
Plans spécifiques
• Plan électrique et au branchement en eau et à la gestion des eaux usées.
• Plan lié au mobilier, etc.
Il existe aussi des plans qui ne sont pas liés au montage, mais qui sont tout aussi importants.
◦ Plan de sécurité, d’évacuation, d’éclairage, de disposition scénique, etc.
Pourquoi un plan peut-il être modifié une fois sur place?
- Mauvais calcul de dimension ou de la pente, etc.
- Nouvel élément à considérer : Arbre/ lampadaire non inscrit dans le plan, ajout d’installation (dernière minute), etc.
- Nouvelle contrainte émise par un intervenant, quel qu’il soit : Assureur, locateur, service d’incendie, le booooosssssss, etc.
Cahier des charges
Le cahier de charge est un outil utilisé dans chacun des secteurs afin de présenter, dans le détail, le déroulement de ou des activités et de la responsabilité de chacun des intervenants
Que comprend le cahier des charges?
- L’horaire général
- Le déroulement détaillé des activités
- Le ou les plans
- La liste des intervenants et numéros d’urgence
- Grilles de vérification des installations
- Section vierge pour prise de notes
- Tout autre élément nécessaire, selon la nature de l’activité et des responsabilités de son ou ses utilisateurs
Le cahier de charge peut, dans le cas des petits événements, remplacer la chronologie
Quartiers généraux (QG)
Endroit aménagé temporairement permettant de rassembler les opérations de coordination
Bureaux temporaires
Certains employés, dirigeants, responsables doivent travailler à proximité des lieux de leur événement, et parfois, pour une longue période de temps. Il est donc essentiel de leur donner les meilleures conditions de travail possible.
Facteurs à considérer lors de la création des bureaux temporaires/QG
- Accessibilité au site et la capacité du site à contenir des espaces bureaux.
- Coûts et temps d’installation
- Besoins divers : Internet, téléphone, imprimante, papeterie, bureaux, climatisation, chauffage, etc.
- Espace requis pour travailler : Pour installer des bureaux et tout le mobilier nécessaire
- Besoins en confidentialité : Bureaux fermés versus les aires ouvertes
Comment explique-t-on que le niveau de stress augmente au moment du montage?
- Tout va vite et tout semble être LA priorité numéro 1 en même temps. : Peur de manquer de temps et/d’oublier quelque chose
- ↗ de nouvelles personnes = ↗ du niveau de complexité des opérations. : Gestion supplémentaire : + questions + conflits + cas problèmes en RH
- Apparition d’imprévus et/ou concrétisation de risques préalablement ciblés.
- Changements de dernière minute peuvent venir tout chambarder : Suite à une observation d’un dirigeant, une demande d’un prestataire ou d’un agent de conformité, à l’influence de médias ou d’intervenants réactifs, etc.
Quelques clés du succès d’un montage :
- Avoir préalablement fait une planification complète et minutieuse.
- Établir une chaîne de communication efficace ET l’utiliser.
- Affecter les bonnes responsabilités aux bonnes personnes. Faire confiance aux personnes compétentes, mais rester aux commandes.
- Être à l’écoute de ce qui se passe.
- Garder son calme et son sang-froid.
- Être positif et constructif.
- Se faire respecter et savoir respecter les autres.
- Se souvenir que nous sommes des êtres humains faits de chair et d’os.
Les formations et visites des lieux vise qui?
- Personnel d’accueil et de sécurité (public, prestataires, etc.)
- Personnel de service (concessions alimentaires, bars, produits dérivés, etc.)
- Personnel d’information (en kiosque, au téléphone, sur le web ou mobile)
- Personnel technique, manutention, etc.
Que faut-il faire avant la visite des lieux?
- Avoir préalablement préparé tous les documents d’informations nécessaires à la formation du personnel.
- Avoir complété toutes les formations qui ne nécessitent pas, obligatoirement, d’être tenues sur le site même : On veut éviter d’être embourbé durant cette période et sur ces lieux.
- S’assurer que les éléments techniques sont accessibles pour tenir les formations. : Ex. : électricité, équipements informatiques, etc.
- Informer les responsables du ou des sites de la tenue des formations et de la présence de personnes supplémentaires durant la période de montage.
Quel est le rôle des dirigeants lors de la tenue de l’événement?
- Responsabilité auprès de tous les intervenants et des résultats, peu importe ce qui se produit
- Surveillance : S’assurer que l’événement répond à la mission pour lequel il a été réalisé.
- Représentation (des partenaires et des commandites)
- Gestion des attentes : S’assurer que l’événement est à la hauteur des attentes de tous les intervenants.
- Prise de décisions
- Gestion de crise
- Support
Quel est le rôle des chefs et chargés de projet lors de la tenue de l’événement?
- Responsabilité vis-à-vis la direction et des opérations qui sont sous leur responsabilité
- S’assurer du bon déroulement général des activités de leurs secteurs.
- Ces personnes ne devraient idéalement pas avoir de tâches fixes afin d’avoir une vision globale et être capables de s’impliquer là où il y a un besoin.
- Être en perpétuelle observation afin de cibler les opportunités d’amélioration, repérer les menaces et apporter les correctifs.
- Prendre les décisions stratégiques liées aux opérations.
- Supporter les responsables d’équipe dans leur travail
- Assurer une bonne circulation de l’information entre les différents intervenants.
Quel est le rôle des responsables d’équipe?
- Responsabilité vis-à-vis leur chef ou leur chargé de projet, des opérations qui sont sous leur responsabilité.
- Coordonner les actions des membres de leurs équipes respectives.
- Gérer l’ensemble des opérations qui sont sous leur responsabilité.
- Gérer de manière directe les employés (Horaires, conflits, demandes, etc.)
- Être en perpétuelle observation afin d’aider leurs supérieurs immédiats à cibler les opportunités, à repérer les menaces, etc.
- S’assurer du respect des valeurs de l’organisation au sein de l’équipe.
Quel est le rôle des employés et bénévoles?
- Exécuter les tâches qui leur sont déléguées : En respect avec les règles, les consignes, les devis, les plans, les échéances, les normes, etc.
- Représenter l’organisation auprès des intervenants en exécutant leurs mandats : La plupart du temps, ce sont les employés qui interagissent directement avec les participants.
- Signaler tout problème à leur supérieur immédiat afin de lui permettre de réagir correctement et rapidement.
- Respecter les valeurs de l’organisation.
Quelle est le but de la hiérarchie?
- Répartir la charge décisionnelle et le pouvoir aux bonnes personnes.
- Gérer l’exécution des tâches
Pourquoi instaurer une hiérarchie?
Pour éviter
• Le chaos
• Que tout le monde décide
• Que personne ne se sente imputable
