Quel est l’objectif de la phase de planification?
Préparer un budget détaillé de l’événement et un plan d’exécution détaillé de sa production
Quels sont les principaux travaux à effectuer lors de la phase de planification?
- Vérification et mise à jour des estimations de coûts et revenus faites au cours de la phase de conception (base pour le plan budgétaire)
- Préparation d’un plan d’exécution pour la production : tâches, responsables, dates
- Préparation progressive de listes individuelles de tâches pour la phase de tenue (ne peut être planifier complétement durant la phase de planification toutefois)
Qu’est-ce qu’un plan budgétaire?
Document, présenté le plus souvent comme un tableau, qui indique la situation des coûts et des revenus d’un événement.
Qu’est-ce que le plan d’exécution de la production?
Document qui énumère toutes les tâches à exécuter, indique les dates auxquelles ces tâches peuvent et doivent être exécutées et détermine les personnes qui en sont responsable
Qu’est-ce que la liste des tâches?
Document énumérant toutes les tâches à accomplir (au cours de la phase de tenue) avec l’heure précise où elles doivent être exécutées
Une liste des tâches individualisées doit être réalisée pour chaque intervenant proactif
Que doit contenir le plan budgétaire?
• Un tableau des coûts par rapport aux nombres de participants
• Un tableau des revenus par rapport aux nombres de participants
• Un tableau de résultats financiers tiré des tableaux de coûts et de revenus
• Un tableau d’analyse financier présentant un scénario optimiste et pessimiste
Ces tableaux doivent être mis à jour régulièrement
Lors du plan budgétaire, que doit avoir le gestionnaire entre les mains?
- Budget général : Ensemble de l’opération
• Par dimension de gestion : voir livre de référence (page 104 et suivantes)
• Par département : voir exemple différent de la méthode proposée - Budget par département : Si l’événement est plus gros
Quels sont les outils de suivi budgétaire?
- Budget réel comparé aux prévisions budgétaires : Mis à jour régulièrement en respect avec les orientations stratégiques (à la semaine, aux deux semaines, au mois):
- Budget de caisse : Suivi des liquidités (à la semaine, aux deux semaines, au mois):
- Calendrier de contrôle (section sur les dépenses et des revenus du plan d’exécution) : Pour évaluer le rendement et apporter les correctifs, si nécessaire
De quoi devra peut-être tenir compte le gestionnaire?
- Des types de coûts
* De la fréquence des coûts : Unique, récurrente, annuel ou pour l’événement seulement
Quels sont les types de coûts?
Coût fixe : Ne varie pas en fonction du volume de production.
Ex. : salaire d’un permanent, loyer, équipements de base
Coût fixe par paliers : Ne varie pas en fonction du volume, et ce, jusqu’à une certaine limite. Une fois la limite atteinte, pour poursuivre la progression, il faut engendrer un nouveau coût fixe.
Ex. : Au Festival d’été, pour vendre X quantité de bières, j’ai besoin de X quantité de ressources matérielles. Pour répondre à la demande des gros spectacles, il est possible que je doive louer d’autres structures, ajouter du personnel, etc.
Coût variable : Varie proportionnellement au volume de production.
Ex. : Unité de bière, un billet (si imprimé au fur et à mesure), employés saisonniers
Coûts mixtes : Portion fixe et l’autre variable.
Ex. : salarié avec commission, selon résultat atteint
Coûts moyens : Comme toutes les unités (ex. : sorte de bière) n’ont pas le même prix, on peut calculer le coût moyen (utile en conception).
• Coût moyen = Coût total / nombre d’unités
Coûts de marchandises vendus : Coûts liés à la vente de produits. Ce coût est inévitablement variable, car il dépend du nombre de produits vendus .
Ex. : Bières, liqueur, vin, eau, nourriture, billet
Est-ce que le contenu du plan d’exécution varie avec l’envergure de l’événement?
Non, mais la présentation, oui
Que fait-on à chaque mise à jour de la liste du plan d’exécution?
- Les niveaux de dates et priorités peuvent changer
- De nouvelles tâches sont ajoutées
- Les tâches complétées sont retirées
Quelles informations doivent contenir un plan d’exécution pour événement de petite envergure?
- Division des tâches selon le secteur (ex : communication, logistique, programmation)
- Date des tâches
- Niveaux de priorité
- Date de mise à jour du plan
Quelles informations doivent contenir un plan d’exécution pour événement de moyenne envergure?
- Division des tâches selon le secteur (ex : communication, logistique, programmation)
- Date des tâches
- Niveaux de priorité
- Date de mise à jour du plan
- Identification de la personne affectée à l’exécution de la tâche
En quoi l’utilisation d’un logiciel spécialisé peut aider à réaliser le plan d’exécution d’un événement de moyenne à grande envergure qui aura lieu pour une première fois?
- Traiter un nombre élevé de tâches en tenant compte de leurs interdépendances
- Associer chaque tâche à des ressources
- Modifier rapidement le plan d’exécution au moment des mises à jour
Quels seront les outils (logiciel) du plan d’exécution?
- Maison (ex. : Excel ou Word)
* Progiciel d’ordonnancement (ex. : Project)
Quelles informations doivent contenir un plan d’exécution pour événement de grande envergure?
- Division des tâches selon le secteur (ex : communication, logistique, programmation)
- Date des tâches
- Niveaux de priorité
- Date de mise à jour du plan
- Identification de la personne affectée à l’exécution de la tâche
- Nombre d’heure pour chaque tâches (calculer le prix en ressource humaine)
Quels sont les principes de planification de production d’un événement?
- Définir les tâches à exécuter
- Déterminer les ressources à qui confier l’exécution des tâches
- Ordonner chaque tâche dans le temps
- Déterminer le budget d’heure pour chaque tâche
En quoi consiste la définition de tâches?
Consiste à décomposer en tâches exécutables le travail à faire pour réaliser les activités de financement, communication, logistique et gestion nécessaire à la production d’événement. Il faut préciser le contenu et le résultat attendu de chaque tâche.
La définition de tâche utilise trois concepts de gestion, quels sont-ils?
- Taches élémentaires : La plus petite unité de travail considéré dans la production d’un événement
- Lot de travail : Regroupement de tâches élémentaires connexes
- Organigramme des tâches : Liste structurée présentant tous les lots de travail et toutes les tâches élémentaires requises pour la production d’un événement.
Combien de niveaux peuvent avoir un lot de travail?
Peut y avoir plusieurs niveaux, selon l’ampleur de l’événement ou la précision requise. Par exemple : • Niveau 1 : Gestion des communications • Niveau 2 : Outils de communications • Niveau 3 : Site Web • Niveau 4 : Conception • Niveau 4 : Animation et mise à jour • Niveau 3 : Programme officiel, etc.
Que retrouve-t-on dans l’organigramme?
• Cellule de direction (promoteur, C.A., directeur, chargé de projet, etc.) : Présente qui prend les décisions et qui répond de qui.
• Structure opérationnelle (ex. : départements) : Administration, communication, production, programmation, marketing, GRH…
• Personnes responsables de chaque élément de la structure (noms) : Déclinaison de chaque département
Notes
Si tous les rôles ne sont pas comblés? Pas grave! On écrit : poste à combler
Si une personne occupe plusieurs rôles? Il faut l’inscrire
En quoi consiste la détermination des ressources?
Aspect de la planification d’un projet qui consiste à identifier et responsabiliser toutes les ressources nécessaires à l’exécution des tâches identifiées pour produire un événement
Quelles sont les étapes de la détermination des ressources?
- Déterminer les compétences nécessaires à l’exécution de la tâche, identifier les ressources qui possèdent ces compétences
- Affecter ces ressources à l’exécution des tâches
- Vérifier la disponibilité des ressources en temps et voulu et à obtenir leur engagement
