1
Q
Que faut-il faire lors de la confirmation du contenu de la programmation?
A
- Contacter l’agence ou le prestataire lui-même (si ce n’est pas déjà fait) :
- S’assurer que le prestataire :
• Est disponible
• Correspond aux attentes et aux valeurs - Négocier l’entente :
2
Q
Que doit respecter le contrat?
A
- Le prestataire et le promoteur
* Rescpecter les règles et les lois qui s’appliquent :
3
Q
De quoi faut-il tenir compte lors de l’organisation de la grille horaire?
A
- Concept lui-même : L’effet WOW, moments forts, moments doux
- Direction artistique, s’il y a lieu
- Rythme
- Disponibilité des prestataires et des lieux
- Délais d’installation : montage et démontage
- Durée et conditions liées aux répétitions ou aux tests de sons, s’il y a lieu
- Durée des prestations elles-mêmes
- Transitions
- Temps d’accès aux sites
- Capacité d’attention des participants (il faut des pauses)
4
Q
Quelles sont les actions à entreprendre lors de la composition de l’équipe et le recrutement?
A
- Définir les mandats et rédiger les descriptions de tâches
- Déterminer les conditions d’emplois
- Déterminer les profils de personnes recherchées
- Procéder à l’embauche ou à la composition des équipes, en respect avec les orientations stratégiques
5
Q
Que doit contenir le mandat d’embauche?
A
- Le titre du poste
- La position hiérarchique
- Une mise en contexte rapide du poste à l’intérieur de l’organisation ou de l’événement lui-même
- Le ou les objectifs principaux
- La description de tâches
- Les dates ou périodes de validité du mandat
6
Q
Qu’est-ce que la chronologie?
A
La chronologie est le plan détaillé qui présente l’enchaînement de l’arrivée et de la sortie des équipements
7
Q
De quoi l’équipe doit tenir compte dans la chronologie?
A
- Disponibilité du matériel
- Économies d’échelle (ex. : location par mois VS par jour)
- Capacité de recevoir ou de sortir le matériel
- Des besoins de tout le monde et de toutes les équipes
8
Q
Quelles sont les tâches de la gestion du design?
A
1. Élaboration du programme • Confirmer les activités • Agencer les activités 2. Célérités et autres prestataire • Identification et sélection • Invitation et rémunération • Accueil et encadrement • Détermination des prestations 3. Ambiance et service aux participants • Ambiance • Accueil • Nourriture et boisson • Invités d’honneur
9
Q
Qu’est-ce qu’une célébrité?
A
Personne connue dont la participation à un événement, inscrite au programme, et la renommée constitue des facteurs d’attraction des participants
10
Q
Que faut-il considérer lors de notre recherche de célébrités?
A
- Contraintes du lieu
- Congruence de la célébrité et de l’auditoire
- Qualité de la prestation que la célébrité peut fournir
- Capacité de la célébrité à aider le réalisateur à atteindre les objectifs de l’événement
- Capacité de la célébrité à s’intégrer au thème de l’événement
- Coût total de la performance
11
Q
Comment choisir son conférencier?
A
- Assister personnellement à une de ses conférences
- Demander des références d’organisateurs
- Obtenir le texte à l’avance
12
Q
Quels sont les célébrités non rémunérées?
A
- Artistes contribuant à un événement bénéfice
- Politicien en exercice
- Bénévoles
- Chercheurs qui présentent leurs résultats
13
Q
Quelle est l’information à fournir au prestataire invité?
A
- Le but, objectif et programme de l’événement
- Nombre de participants
- Rôle de la prestation dans le programme
- L’identité des autres prestataires
- L’endroit, la date et l’heure
- Avec qui communiquer
- Le protocole et sécurité
- La rémunération
- Description des transports
14
Q
Quelles sont les données à obtenir sur le prestataire?
A
- Ses données personnelles
* Les données sur sa prestation
15
Q
Qu’englobe l’accueille des prestataires?
A
- Leur départ et le transport
- Accueil sur place
- Accréditation et trousse de bienvenue
- Hébergement
- Repas
- « Catering »
- Accompagnement et activités spéciales
16
Q
Pourquoi la marge de manœuvre du réalisateur pour déterminer la nature de la prestation est limitée?
A
C’est le résultat d’un rapport de force entre ce qu’apporte l’événement au prestataire et ce que le prestataire apporte à l’événement
17
Q
Comment créer-t-on de l’ambiance?
A
En stimulant tous les sens
18
Q
À quoi doit correspondre l’ambiance?
A
- Corresponde au besoin de l’événement
- Soit complémentaire à l’élément central
- Soit en cohérence avec le thème choisi ou qu’il ait un sens assumé s’il en déroge
- Amène un plus à l’événement
19
Q
De quoi résulte une bonne ambiance?
A
Une bonne correspondance entre l’ambiance, le thème et les éléments suivant :
• Lieu
• Prestataire et divertissement
• Décor
• Éclairage et son
• Audiovisuel et effets spéciaux
• Choix de service de nourriture et boisson
20
Q
Qui sont les participants?
A
- Spectateurs passifs : festivaliers, spectateurs, assistance d’un colloque, etc.
- Spectateurs actifs : participants à un souper-causerie, congressiste, etc.
- Visiteurs : lors d’exposition, de foires, de salons, etc.
- Dignitaire : politicien, personnalité invitée, commanditaire, partenaire, mécène, etc.
21
Q
Que faut-il soigner pour avoir un bel accueil des participants?
A
- Les invitations
- L’accessibilité des points d’entrées
- La courtoisie du personnel
- Les messages verbaux aux participants à leur arrivée
- Le contrôle et l’animation des files d’attente
- Le vestiaire
- Cadeau souvenir et départ
22
Q
Quels sont les enjeux soulevés par l’inclusion d’un repas lors d’un événement?
A
- Le rôle du repas
- Le caractère du repas
- Le choix du menu
- Le type de service
- Le choix du lieu précis
- La capacité de la salle
- La mise en scène
- Le service d’alcool
- Le coût
23
Q
En quoi consiste le protocole?
A
Ensemble de codes, souvent écrits, qui régissent les comportements dans les rencontres officielles entre les États et leurs représentants, afin d’éviter les incidents qui pourraient porter préjudices (peut s’appliquer aux entreprises et à leurs représentants)
24
Q
En quoi consistent les tâches relatives à la gestion des ressources humaines?
A
Direction : • Dotation • Team building • Pouvoir, influence, leadership • Gestion des bénévoles Interfaces et coordination : • Coordination interne • Coordination externe
25
Qu’est-ce que la dotation?
Trouver des personnes possédant l’expertise adaptés à leurs responsabilités prévus et capable de s’intégrer dans le groupe et sa culture. C’est la première étape à accomplir dans la gestion des ressources humaines. (Voir annexe)
26
Pourquoi le team building est-il important?
Dans une équipe, en plus de la somme des compétences individuelles des membres, on bénéficie des effets de synergie entre ces personnes, leurs compétences et leurs actions
27
Quelles sont les 5 étapes du team building?
1. La recherche : les membres se questionnent sur son but
2. La clarification du but
3. L’identification : chaque membre apprend à s’identifier à l’équipe
4. Le fonctionnement : le groupe travaille efficacement comme une équipe
5. La fin du travail d’équipe : deuil ou transformation
28
En quoi consiste la séance de mise en route?
Clarifier les points suivants
• Le but de l’équipe
• Les tâches à exécuter
• Le rôle de chaque membre de l’équipe
29
Que signifie avoir du pouvoir?
Capacité d’une personne à obtenir d’une autre qu’elle accomplisse une action qu’elle n’aurait pas entreprise sans l’intervention de l’autre.
Le livre de référence présente 5 sources de pouvoir au tableau 7-1 de la page 146. À lire et comprendre.
30
À quoi sert la hiérarchie?
La hiérarchie sert à répartir la charge décisionnelle et le pouvoir aux bonnes personnes
31
Quel type de pouvoir possède le responsable?
Celui de l’expertise et du charisme, qui sont plus des sources d’influence
32
Comment un responsable de l’événement peut avoir du charisme?
Il attire les personnes pour qu’elles s’identifient à lui et à travers lui à l’événement
33
Leadership
C’est l’art d’amener des personnes à accomplir volontairement une tâche qui doit être faite
34
Le leader agit comme un ....
* Modérateur
* Porte-parole
* Organisateur
* Animateur
* Super technicien
* Entrepreneur
35
Quelles sont les stratégies de leadership selon le développement de l’équipe?
Recherche : Imposition des décisions
Définition du but : Pression
Identification : Consultation
Fonctionnement : Direction partagée, incitation, suggestions, habilitation
36
Quels sont les enjeux occasionnés par l’emploi de bénévoles?
* Le recrutement
* Informer les bénévoles de ce qu’on attend d’eux
* Encadrement des bénévoles
* Remise d’un souvenir, ou d’un remerciement
* Possibilité de s’absenter : il faut donc les fidéliser
37
En quoi consiste la coordination (gestion des interfaces)?
Fonction de gestion, principalement de communication, ayant pour but d’assurer que tout intervenant ait, en temps opportun, toute l’information nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités relatives à la production et à la tenue de l’événement.
38
En quoi consiste la coordination interne?
Ensemble des actions visant à assurer des communications régulières entre le responsable de l’événement, les membres de son équipe, les sous-traitant, fournisseurs et tous ceux qui participent directement à l’événement.
39
Quelles sont les activités de coordination interne?
* Transmission d’information sur le plan d’exécution
* Transmission d’informations fournies par certains exécutants à d’autres qui en ont besoin pour exécuter leur tâche
* Considération, évaluation et adoption de méthodes améliorées d’exécution de tâches
* Cueillette d’information sur l’avancement et le coût des tâches
40
En quoi consiste la coordination externe?
Ensemble d’action visant à assurer des communications périodiques ou ad hoc (souvent écrites et formelles mais parfois verbales et informelles) entre le responsable de l’événement et le promoteur, les prestataires financiers et les intervenants réactifs
41
Quelles sont les activités de la coordination externe?
* Information régulière du promoteur quant à l’avancement de la production et des difficultés
* Information des partenaires financiers
* Présentation d’information sur l’événement aux intervenants réactifs
42
Que prend en charge la logistique?
- Choix et confirmation de lieu
Insertion de l’événement dans le lieu choisi
• Aménager l’accès au lieu
• Localiser les activités
- Aménagement du lieu pour recevoir l’événement
• Signalisation et affichage
• Décoration
• Installation technique
```
- Mise en place des activités et des services
• Service d’accueil
• Service d’information
• Service de nourriture et boisson
• Service pour les médias
• Services protocolaires
• Services pour vendeurs et exposants
```
```
- Utilisation des ressources matérielles
• Déterminer les besoins
• Acquérir les ressources
• Encadrer l’utilisation des ressources
• Gérer les fournisseurs
```
```
- Protection des ressources et les lieux
• Assurances
• Respect des règlementations
• Mesures environnementales
• Mesures de sécurité
```
- Préparation de la phase de tenue
43
Quels plans sont nécessaires pour bien prévoir l’aménagement du lieu?
* Plan d’implantation : différents accès au lieu et où il se situe
* Plan d’organisation spatial : indique les composantes du lieu, les distances entre eux
* Pour chaque salle : les dimensions, la capacité, les subdivisions
44
Quels sont éléments nécessaires à traiter lors de la signature du contrat de location du lieu?
* Les dates et les heures où l’équipe aura accès au lieu
* Les dates et les heures où les participants auront accès au lieu
* Le gardiennage, la sécurité, les assurances
* La possibilité d’engager des fournisseurs de son choix
* L’accès à une cuisine, les permis d’alcool
* Les différentes ressources matérielles
45
Quels sont les accès à vérifier, signaliser et aménager?
* L’accès général des participants (qu’ils arrivent en auto, taxi ou transport en commun)
* L’accès pour les personnes à mobilité réduite
* L’accès des marchandises livrées par les fournisseurs
46
Quelles sont les activités à localiser sur le lieu?
* Celles offertes aux participants
* L’accueil des participants
* Points de ventes
* Kiosques
* Service de presse
* Espace pour le réalisateur
47
Que faut-il vérifier quant aux circulations?
* Déterminer les volumes de circulation entre les espaces où se tiennent les activités et point de service
* Vérifier la capacité des couloirs entre ces espaces
* Vérifier la localisation, la signalisation et le bon fonctionnement des sorties d’urgence
48
Quelles sont les principales qualités d’une signalisation efficace?
* L’uniformité
* Minimum de mots
* Préférence pour l’utilisation de trois grosseurs de lettres
* Visibilité des flèches et des parcours, jour et nuit
* Attrait, puis visibilité des enseignes
* Efficacité de la couleur et des choix de contrastes
49
Quelles sont les caractéristiques recherchées dans la décoration?
* L’utilité ou la commodité
* L’originalité et la qualité
* La correspondance avec le thème
* Un bon rapport qualité prix
* Des caractéristiques particulières
50
Que comprend le service d’accueil des participants?
* Le vestiaire
* La billetterie
* L’inscription ou la perception du billet
* L’information, qui doit être en place tout au long de l’événement
51
Que doit comprendre le dossier remis aux employés tenant le centre d’information?
* Plan du site
* Copies du programme
* Réponses aux questions fréquentes
* Plans du lieu et de la ville
* Horaire détaillée des activités
52
Pourquoi le personnel du centre d’information doit être formé pour les situations d’urgence?
Parce que c’est souvent l’endroit où on les reporte
53
Quelles sont les tâches correspondantes aux services offerts aux vendeurs et exposant?
* Détermination des besoins d’espaces, techniques et fonctionnels des points de vente
* Détermination de l’emplacement précis
* Conception des points de vente
* Construction
* Coordination du réapprovisionnement
54
Que permet une assurance annulation?
* Une compensation dans les circonstances suivantes :
* Pénalités consécutives à l’annulation d’un événement ou la réduction de son envergure
* Pertes de revenu consécutives à la terminaison prématurée
* Absence inopinée d’un conférencier important
* Coût de relocalisation de l’événement si lieu annule
55
Que doit comprendre le plan d’urgence?
* Vérifier les exigences en matière de sécurité
* Acquérir et placer les affiches nécessaires sur la sécurité
* Organiser au besoin des services privés de sécurité
* Coordonner les mesures d’urgence avec les services publics de sécurité
* Disponibilité des trousses de premiers soins
* S’assurer d’avoir des secouristes
Gestion d'un événement
flashcards
Decks in class (12)
# Cards
