Financement
Dans le cadre de la production d’un événement, le financement est l’ensemble des activités ayant pour but de chercher, identifier, sollicité, obtenir, exploiter des revenus qui contribuent à l’atteinte des objectifs financiers de l’événement.
Financement interne :
Comprend les activités consistant à exploiter le potentiel commercial directement à la tenue de l’événement et à la participation à celle-ci
Sources de financement
- Internes : Contribution des participants et les revenus provenant de la vente de produits et services dérivés (revenus de gestion, revenus autonomes)
- Externes : Les commandites, les dons et les subventions
Revenus autonomes :
Billetterie
• Location d’espaces
• Service de restauration et de bar
• Produits dérivés et merchandising
Revenus de gestion :
- Placements
- Location d’équipement et de biens immobiliers
- Revenus liés à la gestion des liquidités
Canaux de distribution de la billetterie :
- En ligne et/ou par téléphone
- Points de service ayant pignon sur rue (avant l’événement)
- Points de vente sur le ou les sites de l’événement
- Comptoir de vente ou de distribution chez un commerce partenaire
Outils de la billetterie :
Avec l’aide d’outils maison : • Excel, base de données ou autre Avec l’aide d’un logiciel de gestion de billetterie ou d’une plateforme Web opérée à l’interne ou par un tiers. Par exemple : • White Label Tickets • Boxxo • Lepointdevente.com • Outbox Technologies
Une billetterie c’est un service à la clientèle et une perception de revenus importants, donc…?
- Le service doit être impeccable.
- Le personnel doit être courtois, compétent et capable de répondre aux questions sur l’événement
- Il doit y avoir un protocole de gestion des plaintes.
- Le système doit être fonctionnel et sécuritaire.
- Il doit y avoir un bon contrôle comptable
Coûts rattachés à la billetterie :
Pour le promoteur
- Frais d’implantation (Recherche ou développement d’un système, formation du personnel)
- Frais d’utilisation (Frais d’impression et de programmation des billets)
- Frais d’opération (Ressources humaines et matérielles)
Pour le client
- Frais de service : Le revenu peut être partagé entre le promoteur et le fournisseur de billetterie
- Frais de poste :
- Coût rattaché à l’effort pour acheter son billet
Quelles sont les politiques liées à la billetterie ?
- Politiques d’achat et de livraison : Clients réguliers, groupes, personnes à mobilité réduite, etc.
- Politiques d’utilisation du logiciel : Conditions d’utilisation
- Politiques de confidentialité
- Politiques de remboursement et d’annulation
Toutes les politiques doivent être :
- Accessibles, claires et complètes
* En conformité avec les normes et les lois
Qu’est-ce qui détermine les frais d’inscription?
- Individu ou groupe
- Selon le type ou le nombre d’activités
- Peut être différents pour les personnes âgées et les étudiants
- Dans les réunions où le milieu privé et public se mélange, des escomptes pour les organismes publics à but non lucratif
Droits d’exploitation sur le site de l’événement
Si ils y a vente (kiosques, restaurants mobiles)
- Prix fixe (bail pour la durée de l’événement)
- Ristournes (% des ventes)
Sans vente (concept et développement marketing)
- Possibilité d’interagir avec la clientèle de l’événement, peu importe la formule (échantillonnage, concours, jeux, sollicitation, etc.)
- Le promoteur peut être actif ou passif, c’est-à-dire participer au développement des concepts marketing, voire même les offrir en version clé en main, ou laisser le champ libre à l’exploitant.
Location d’un espace, prix :
Prix forfaitaire selon l’emplacement, la grosseur et les services demandés
Ajout de services supplémentaires
• Droit de service ou de bouchon (service d’alcool)
• Service de traiteur
• Sécurité, accompagnement, etc.
Services corporatif
Salons, zones et/ou loges corporatives, ils peuvent être clés en mains, en collaboration avec le promoteur ou libre
Responsabilités des opérateurs alimentaires :
- Doit respecter les normes en vigueur : Salubrité, sécurité des installations et qualité des aliments
- Doit détenir tous les permis nécessaires à son opération (ex. : MAPAQ).
- Doit fournir des preuves d’assurances.
- Doit prendre en charge les coûts d’opération (RH, achats, installations, etc.)
- Doit fournir tous les documents nécessaires (preuves de ventes) si l’entente prévoit qu’il doit payer des droits d’exploitation selon le % des ventes
Responsabilités du promoteur face au service de restauration :
- S’assurer que l’opérateur respecte les normes en vigueur.
- Fournir un site sécurisé.
- Fournir l’accès aux services de base (électricité, eau, drain, etc.).
- Donner les droits d’accès à l’opérateur et à son personnel.
Avantages et désavantages de gérer le bar à l’interne :
- Avantage principal : plus de contrôle sur les opérations et sur les revenus qui en découlent.
- Désavantage principal : exige plus d’attention et de travail. La responsabilité des inventaires, des revenus et du personnel est totale.
Avantages et désavantages de gérer le bar en sous-traitance :
- Avantage principal : permet de profiter d’une expertise externe lorsque l’organisation ne l’a pas et en allège l’opération (ex. : gestion du personnel).
- Désavantage : plus cher et moins de contrôle sur l’opération (stratégies de vente, personnel, gestion, etc.)
Merchandising
L’ensemble des produits vendus aux couleurs des prestataires Ex. : vêtements et CD des artistes
• Bon potentiel de revenus, sans risque lié à la gestion et la production des stocks
• Crée de l’engouement autour de l’événement
Avantages et désavantages de gérer les produits dérivés à l’interne :
Avantages de gérer à l’interne :
• Meilleur contrôle de la qualité des produits et de gestion
• Perception totale des revenus
• Permets de négocier directement avec les fournisseurs (meilleurs prix, voire même, entente de commandite et de partenariat)
Désavantage de gérer à l’interne :
• Lourdeur des opérations
• ↗ de coûts indirects (Gestion des stocks et temps de gestion et frais de transport)
• Plus de risque de faire des pertes
Exploitation marketing de la commandite :
Exploitation directe : Présence du commanditaire sur le ou les sites de l’événement :
- Activités complémentaires qui visent à faire connaître et/ou essayer leurs produits à la clientèle.
- Prise en charge de certaines activités. (Ex. : agents d’information)
Placement de produits : Exclusivité d’utilisation d’un produit par rapport à un autre.
- Échantillonnage
- Présentation particulière des produits (Sur présentoirs, bouts de tablettes, bars, etc.)
Tâches liées à la gestion des finances, revenus internes
Revenus de participation • Tarification • Suivi du nombre de participants • Perception des revenus • Suivi des revenus Revenus de produits dérivés • Choix des produits • Barèmes de redevances • Choix des concepteurs et producteurs • Suivi des revenus Revenus des services dérivés • Choix des services • Barèmes de redevances • Choix des fournisseurs • Suivi des revenus
Au cours de la phase de production, le responsable des revenus doit :
- Compléter la grille de tarifs
- Suivre et compiler les inscriptions
- Évaluer au fur et à mesure le revenu perçu
- Fournir ces informations pour la mise à jour périodique du budget
