Quelles sont les étapes de planification d’un événement?
- Déclenchement
- Conception
- Planification
- Production
- Tenu
- Clôture
Quels points doivent être traités lors de la conception d’un événement?
- Précision et validation de la mission et des objectifs principaux
- Choix de la forme : Type d’événement, contexte, environnement, clientèle cible, compétition (étude de marché)
- Présentation des choix conceptuels : Thème et activités, lieu et dates
- Définition des stratégies de gestions (orientations stratégiques)
- Présentation d’un calendrier sommaire de réalisation
- Vérification de la faisabilité : Coûts, revenus, rentabilité, praticabilité
Qui sont les intervenants lors de la conception?
- Promoteur mandataire
* Le concepteur mandaté
Devoirs du promoteur
- Surveillance et respect de la mission de l’événement et de ses valeurs.
- Ouverture et écoute
- Acquittement et de contrôle des dépenses reliées à l’étape de conception
- Respect (des mandatés, des normes, des contrats, des balises convenues au départ)
- Décisions (acceptation globale, acceptation partielle, refus global)
Rôle du concepteur mandaté
- Prendre compte des orientations stratégiques du promoteur
- S’assurer d’avoir le temps, l’intérêt et les compétences
- Présenter les personnes clées mandatées
- Présenter un échéancier de conception
- Présenter les coûts de conception (Internes et externes)
3 canaux de communication
RP
Pub
Promotion des ventes
Éléments à abordés lors du choix de la forme
- Choix du type d’événement
- Rappelle des conclusions de l’analyse du contexte
Que doit-on décider dans l’élaboration d’un concept?
- Un thème
- Un lieu
- Une date
Quels sont les deux critères lors du choix d’un thème?
Rassembleur et relié à la mission
Comment choisir son lieu?
- Caractère et situation (patrimoniale, touristique)
- Accessibilité (des marchandise et pour les personnes)
- Qualité et capacité des installations
- Services disponibles à proximité ou sur le lieu
- Centres d’intérêts à proximité
- Aspect financier
Quels critères doit-on analyser pour choisir une date?
Préférences du promoteur
Préférences des la clientèle cible
Calendrier des événements similaires et autres événements
Disponibilité du lieu
Conditions prévisibles de la température
En quoi consiste l’étape de la définition des orientations stratégiques?
Cette étape consiste à formuler les stratégies afin d’atteindre les objectifs reliés à chacune des dimensions de gestion. • Gestion du design • Gestion des ressources • Gestion des finances • Gestions des communications • Gestions des risques
Quelles sont les orientations stratégiques liées au design?
- Présentation du thème choisi
- Énumération des activités offertes
- Présentation du ou des lieux et de dates
- Présentation des standards de qualités du promoteur
Quelles sont les orientations stratégiques liées à la gestion des ressources humaines?
Quel type de structure opérationnelle sera privilégié?
• Régie interne : Peut avoir des alliés externes qui sont intégrés
• Contrat : Sous-traitance partielle ou totale
Organigramme de direction
Quelles sont les orientations stratégiques liées à la gestion des ressources matérielles?
Quelles sont les catégories principales : Accès au lieu Aménagement Appareils Produits dérivés Services dérivés Sécurité
D’où proviendront-elles?
Quelles seront les méthodes d’achats ou de location privilégiées pour s’assurer d’obtenir la meilleure qualité au meilleur prix :
Appels d’offres, achats ou location directs, partenariat, etc.
Quelles sont les orientations stratégiques liées à la gestion des finances?
Identifier les postes de coûts
Identifier les facteurs qui pourraient les faire augmenter et trouver des solutions
Identifier les sources de revenus internes
Formuler des propositions pour les augmenter
Identifier les sources de revenus externes
Formuler des proposition pour les augmenter
Formuler des propositions pour le contrôle financier
Orientations stratégiques liés à la gestion de la communication
Identifier la clientèle et leurs besoins
S’assure que le programme réponde à ces besoins
Établir la porté et la nature des messages
Établir comme la satisfaction sera mesurée
** Lors de la gestion d’un événement, le département de communication et de marketing doivent travailler main dans la main
Orientations stratégiques liés à la gestion des risques
• En évaluant le niveau de chacun des risques
• En proposant un cadre de gestion des risques : qui gère les risques
o Les actions à poser pour éviter les risques
• Définir le seuil d’acceptabilité des risques : Au-delà de tel niveau de risque, on n’y va pas ou on prend des mesures XYZ
Comment vérifie-t-on la faisabilité d’un événement?
- Rentable
- Praticable
- Finançable
Comment vérifie-t-on la rentabilité?
- Estimation des coûts
- Évaluation des revenus
- Analyse de rentabilité
En quoi consiste l’analyse de sensibilité?
Faire varier les coûts et revenus de 50% et 25% (+ ou -)
La notion de coût peut être perçue de deux façons, selon que vous êtes un participant ou le promoteur. Quelles sont-elles?
Participant : C’est la somme de ce qu’il doit débourser en temps, en énergie et en argent pour participer à l’événement.
Promoteur : C’est la somme de ce qu’il doit débourser en temps, en énergie et en argent pour organiser l’événement.
Quels sont les coûts indirects dépendamment du participant ou du promoteur?
Participant : Perte d’une soirée parce que l’événement n’était pas à son goût, sacrifice d’une autre activité pour assister à un événement.
Promoteur : Réputation, perte de ressources humaines (blessures, démissions), moins de temps passé en famille et avec les amis.
Comment estimer les coûts d’un événement?
Pour chaque poste :
• Rémunération
• Honoraire
• Ressources matérielles
