Ce qu’il reste à faire après la tenue :
- Rassembler les dernières données.
- Analyser les résultats.
- Poser un regard critique et constructif sur l’ensemble des opérations.
- Rédiger les bilans et lire ceux des autres membres de l’organisation.
- Interpréter les bilans et produire des recommandations.
- Présenter les rapports externes personnalisés aux partenaires et commanditaires.
- Dire « au revoir » aux équipes temporaires.
- Se tourner vers l’avenir
L’événement qui se termine devient une source d’informations de premier plan s’il s’agit que de quel type d’événement?
Un événement soit unique (ponctuel) ou périodique (revient à une fréquence régulière)
L’événement qui se termine devient une source d’informations qui informe sur quoi?
- Bons coups, mauvais coups
- ↗ de l’expérience du personnel, des dirigeants et de l’ensemble de l’organisation.
- Apparition de nouvelles relations d’affaires et continuité des relations déjà en place.
- Rétroaction de l’ensemble des intervenants (indispensables, proactifs, réactifs).
- Notes et suggestions d’améliorations ou de changements
Pourquoi il est important de tenir compte de la réalité de tous lors de la clôture de l’événement?
- Pour éviter de mauvaises surprises.
* Pour tirer le maximum de chacun dans les balises convenues au départ
Lors de la clôture, qu’est-ce qui arrive souvent aux employés temporaires, sous-traitants, prestataires, étudiants qui retournent aux études, employés qui quittent leur emploi, etc?
Ils sont attendus ailleurs (autres contrats, études, etc.).
• Conséquences possibles
o Sont pressés
o Ont la tête ailleurs
o Partent avec de l’information confidentielle
o Ne transmettent pas de bilan
o Sont moins motivés, etc.
Ils sont disponibles et espèrent rester plus longtemps et même intégrer l’équipe
• C’est bien, mais il faut respecter le cadre financier et les besoins.
• À éviter ➡ Les décisions hâtives et émotives
Que faut-il faire lorsque employés temporaires, sous-traitants, prestataires, étudiants qui retournent aux études, employés qui quittent leur emploi terminent?
- Connaître les prochains engagements de ces intervenants.
- Rester alertes pour s’assurer d’avoir le meilleur rendement de ces personnes.
- Respecter le cadre financier et être à l’écoute des besoins internes.
- Laisser de côté les émotions.
Lors de la clôture, qu’est-ce qui arrive souvent aux employés permanents ou les temporaires réguliers?
Ce qui arrive souvent : La pression étant tombée, ça peut signifier
• ↘ de motivation
• ↗ du degré de fatigue
• ↗ du risque d’erreur
Les priorités changent et peuvent se tourner vers
• Vacances, famille/ amis (les grands négligés de l’événementiel)
• Autres événements de l’entreprise
• ↗ des requêtes (ex.: demande d’avancement et/ou d’augmentation)
Que faut-il faire lorsque les employés permanents ou les temporaires réguliers terminent?
- Maintenir la pression (de manière contrôlée et constructive).
- Si possible, accordez quelques journées de repos.
- Ne pas couper les ressources temporaires trop vite.
- Répartir la charge au plus grand nombre de personnes possible.
- Dans la mesure où le budget le permet et où le contexte le demande.
Quel est l’objectif des bilans?
La rédaction des bilans n’a pas pour objectif de remplir du papier et de décorer les armoires des dirigeants. Elle vise plutôt à bien évaluer et à identifier les correctifs à apporter (à tous les niveaux)
Pourquoi identifier les correctifs à apporter?
- S’améliorer en tant qu’organisation et en tant qu’individu.
- Poursuivre la croissance de l’entreprise.
- Atteindre de nouveaux objectifs
Qu’évaluent les bilans?
- Si le but est atteint (raison d’être de l’événement, sa mission).
- Si les objectifs spécifiques ont été atteints (opérationnels et financiers).
- Si les orientations stratégiques de chacune des dimensions de gestion ont été bien choisies et bien définies.
- La qualité de produit (événements) et des services rendus.
- L’application des stratégies utilisées pour atteindre tous les objectifs.
- La qualité et la pertinence des outils et techniques utilisés.
- La performance des intervenants essentiels (qualité du travail, résultats atteints, compétences, etc.)
- La performance des intervenants proactifs (prestataires, fournisseurs, commanditaires, etc.)
- L’impact sur les intervenants réactifs et le respect des normes.
Lorsqu’on fait des bilans, il est important de ?
D’identifier les bons coups
• Atteinte et dépassement d’objectifs et des attentes
• Performances individuelles qui méritent d’être soulignées
• Les bonnes idées
• Les réalisations extraordinaires
• Les bonnes réactions en situations difficiles
• Les opportunités saisies en cours de route ou découvertes en vue du futur, etc.
D’identifier les moins bons coups, mais aussi
• D’être transparent (de faire les nuances qui s’imposent)
• D’être constructif
• D’identifier les causes liées aux moins bons coups, etc.
Que doit contenir le bilan du réalisateur?
Un retour sur :
• La planification de la production
• La liste des tâches de la phase de tenue
• Les méthodes de production
• Les principaux problèmes de production et leur solution
• Les principaux problèmes au cours de la tenue et leur solution
• La gestion des imprévues et risques au cours de la tenue
Il doit être compléter par l’archivage de tous les documents possiblement utiles à l’avenir
Le bilan financier doit traiter de quoi?
- L’estimation des coûts de production
- L’estimation des revenus que l’on contrôlait
- La formule de rémunération pour service rendus
De quoi doit traiter le bilan du promoteur?
- La définition de l’événement
- La formule de gestion choisie
- Le devis
- L’appel d’offres et ses conditions
- Le choix du réalisateur
- La formule du contrat
- Le contrôle du réalisateur au cours de la production
Que doit contenir le bilan financier du promoteur?
- Les prévisions des coûts
- Les prévisions des revenus
- La stratégie de commercialisation
- La stratégie de financement externe
- La formule de partage des coûts et des risques avec le réalisateur
Comment faire les bilans internes?
- Bilans d’opération sectoriels : Chefs, superviseurs et chargés de projets qui doivent tenir compte des bilans de leurs équipes respectives (responsable d’équipe, des employés, etc.)
- Rencontres bilans : Entre dirigeants et le ou les chefs, superviseurs et chargés de projet ou encore avec les intervenants proactifs (fournisseurs, partenaires, commanditaires, prestataires, etc.)
- Recensement et analyse des commentaires et des plaintes : Pour identifier les lacunes et les points forts.
Les gestionnaires voudront également mesurer quoi dans les bilans internes?
- La notoriété de l’image de marque
- Le rayonnement
- La portée du message
- La provenance
- Les tendances et les habitudes de la clientèle
- Les préférences, etc.
Comment les gestionnaires pourront évaluer la notoriété de l’image de marque, le rayonnement, la portée du message, la provenance, etc.?
Ils vont s’inspirer de ce qui se dit sur l’événement (une veille)
• Pour connaître l’appréciation des participants et le niveau de notoriété. : Sondage, parcours des médias sociaux, focus groupe, etc.
Ils vont s’inspirer de la couverture de presse
• Pour évaluer l’impact médiatique et la portée du message.
Ils vont s’inspirer de l’analyse des différentes statistiques
• Achalandage
o Nombre de visiteurs et leur comportement
o Fréquence et durée de leurs présences.
• Comportements d’achat : Réaction des participants aux différentes stratégies (ex. : mise en vente).
o Rendement des services
o Ventes de rafraîchissements, produits dérivés, etc.
Ils vont s’inspirer des liens entre les rendements de ventes et différentes variables
• L’identité ou style du ou des prestataires.
• L’impact de la température, etc.
Les bilans doivent être :
Couvrir toutes les facettes de l’événement
• Soit par dimension de gestion, soit par département ou par activité, etc.
• Rien ne doit être laissé de côté.
Être clairs et concis
• Inutile de faire des thèses de doctorat (à moins que le contexte ne l’exige).
• Aller droit au but
Contenir de l’information précise et vérifiable
• Faits réels
• Chiffres réels et justifiables (Pour contrôle interne et pour vérification comptable externe).
Être bien présentés
• Syntaxe, qualité du français, mise en page, etc.
Quels sont les rapports externes?
- Bilans publics
- Bilans aux commanditaires et partenaires
- Bilans aux subventionnaires
Quels sont les objectifs des rapports externes?
• Laisser une trace positive.
• Favoriser le sentiment d’avoir fait partie d’un moment, d’avoir été partie prenante d’un succès ou d’un moment fort.
• Lancer des messages.
• Gérer l’image et la notoriété (de l’entreprise et de l’événement).
• S’assurer que l’information qui circule est la bonne.
• Répondre aux besoins des différents intervenants.
• Répondre aux règles et aux lois.
• Rencontrer les obligations contractuelles.
• Boucler la boucle en permettant aux destinataires de poursuivre son expérience.
o Lui donner le goût de revivre l’expérience.
o Lui donner le goût d’en parler à d’autres
Quelles sont les formes possibles du bilan public?
- Conférence de presse
- Communiqués de presse
- Dépliant bilan (souvent très beau et contenant de l’information positive).
- Présentations à un public restreint (ex. : lors d’autres colloques ou conférences).
- Information rendue disponible sur le Web, etc.
- Présentation d’une vidéo qui permet aux participants de revivre les émotions qu’ils ont vécues lors de leur expérience.
Que permet la présentation d’un bilan aux partenaires et commanditaires?
- Poursuite de la relation
- Renouvellement de l’entente
- Augmentation de la contribution
- Développement de nouveaux projets
- Contagion (Création de nouvelles relations avec de nouveaux partenaires qui pourraient être positivement influencées par le partenaire actif)
