Contrôle
Activité de gestion consistant à observer et à évaluer l’état de l’événement au cours de sa production et à prendre les mesures nécessaires pour corriger les dépassements de temps ou de coûts ainsi que les non-conformités ou carences de qualité observé.
Tâches des contrôles
- Contrôle de l’avancement
- Contrôle financier
- Contrôle de la conformité
- Contrôle de la qualité
- Contrôle des risques
- Rapport d’avancement
Outils permettant d’évaluer et de contrôler :
- L’état d’avancement
- La situation financière
- La conformité
- La qualité
- L’exposition aux risques
Étapes du processus de contrôle :
- Évaluer la situation de la production à la date où se fait le contrôle
- Projeter la suite
- Comparer ses projections avec les objectifs en vigueur
- Déterminer et proposer les correctifs appropriés
- Vérifier l’efficacité de ces correctifs
Pourquoi le processus de contrôle est difficile?
Parce que les gens ont l’impression que c’est eux qu’on évalue et ont tendances à minimaliser les difficultés pour ne pas être jugées
Quelles sont les solutions pour ne pas que les gens se sentent menacé par les moyens de contrôle?
- La communication interne
- Le respect des individus
- L’attitude positive et constructive
Les moyens de contrôle choisis doivent être (4 caractéristiques):
- Compris : Objectifs des processus de contrôle (Améliorer, corriger le tir, éviter une catastrophe, protéger les individus et l’organisation, etc.)
- Utilisés : Par les bonnes personnes, pour les bonnes raisons
- Efficaces : Permettent de corriger les carences aux bons moments et de la bonne façon.
- Constructifs : Exécutés dans un esprit positif et une attitude qui visent à améliorer les choses.
Quels sont les objectifs poursuivis lors du choix des outils de contrôle?
- Choisir les bons outils pour répondre aux bonnes questions.
- Se doter de la bonne quantité d’outils, en respect avec l’ampleur de ses besoins.
Qu’est-ce que le rapport d’avancement?
Rapport périodique qui traite des résultats significatifs du dernier contrôle effectués. Ile st de type administratif et non technique
Que contient le rapport d’avancement?
- Un énoncé général de l’avancement de la production à la date du rapport
- Une description des résultats les plus significatifs obtenus
- Des données globales sur l’avancement des travaux
- Des données globales sur les coûts et les revenus
- Une description des priorités à court terme
- Un exposé des difficultés et des risques prévisibles et des mesures envisagées pour les contrôler
Qu’est-ce qu’un tableau de bord?
Outil qui permet au gestionnaire, avec l’aide d’indicateurs clés, de suivre l’évolution du projet et de guider ses actions et celles de son équipe.
** Les indicateurs doivent être en nombre restreint, mais suffisant (selon les besoins) pour donner un portrait complet de la situation.
Pourquoi se monter un tableau de bord?
- Pour faire une gestion proactive
- Pour faire des liens de cause à effet (Un problème du côté des clients peut avoir des conséquences sur le financement et sur la croissance)
- Pour comprendre la réaction de l’ensemble des intervenants et faciliter la communication des informations importantes
Quelles sont les 5 dimensions du tableau de bord (voir diapo 16 cours 9)?
- Client
- Processus interne
- Employés
- Innovation
- Financière
Que doit-on contrôler dans le contrôle financier?
Gérer les revenus
Un objectif atteint ne veut pas toujours dire qu’il ne faut pas viser plus loin.
o Pour ne pas laisser passer des opportunités
o Pour compenser le manque à gagner qui peut survenir ailleurs :
Gérer les dépenses
• Vérifier et analyser les dépassements de coûts
o ——–Valider les raisons
o ——–Apporter les correctifs
Gérer la trésorerie (liquidités)
• Vérifier s’il y a les liquidités nécessaires pour régler les dépenses quotidiennes : payer les dettes, factures, salaires, etc.
• Décider s’il faut emprunter, puiser dans des réserves spéciales ou demander un investissement supplémentaire du promoteur ou du patron.
• Faire fructifier les liquidités disponibles (ex. : placements).
• Gérer les factures à payer et les montants à recevoir.
Outils de gestion de la trésorerie :
Budget de caisse : Évolution des revenus et des dépenses au mois, à la semaine ou quotidien (selon le type d’événement). Revoir exemple fictif présenté au cours 4.
Que dois contenir l’état financier?
• Photo de l’état des finances du projet à un moment précis
o État des résultats (revenus-dépenses = bénéfice)
o État des bénéfices nets répartis (surplus ou déficit accumulé)
o Bilan (actif-passif = capitaux propres)
o État des flux de trésorerie
Marketing d’événement :
Processus consistant à déterminer les désirs et les besoins des personnes et à élaborer un plan pour les satisfaire.
Communication
Processus bidirectionnel visant la compréhension mutuelle et dans lequel non seulement les participants échangent, mais créent et partagent une compréhension
Tâches de la gestion des communications :
Création d’une identité de marque
Contenu du message publicitaire
Diffusion du message et promotion
Écoute et satisfaction des participants
Campagne publicitaire
Ensemble cohérent d’actions visant à faire une publicité coordonnée pour promouvoir un événement. Minimum de 4 semaines
Point d’exposition brut
Mesure d’efficacité d’un placement publicitaire commune à tous les médias qui mesure la proportion d’une population ciblée qui est rejointe par le placement en question. On recommande 25 P.E.B.
Causes des problèmes de communication internes dans un événement :
Les informations sont :
• Mal communiquées (émetteur)
• Mal comprises (récepteur)
• Mal choisies (message lui-même)
Quoi faire pour éviter les problèmes de communication ?
- Identifier et confirmer ce qui doit et peut être dit
- Définir une chaîne de communication interne claire
- Maintenir la ligne jusqu’au bout ` : Même quand tout le monde est dans le jus, il faut communiquer.
- Ne jamais négliger l’importance de la transmission des informations
Outils de communication :
- Relations publiques : Peut permettre de rejoindre beaucoup de personnes et même approfondir le sujet, mais il faut bien choisir ses activités, car ça deviendrait très lourd.
- Promotion des ventes
- Ventes personnelles : Permet d’approfondir, mais rejoint individu par individu.
- Publicité : Plus générale, rejoint plus de monde, mais ne permet pas toujours d’approfondir.
